时间管理

1、平等分配。任何人都没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著 名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。 

2、错误的感觉。管理者的时间很少花费在他自己想要花费的地方。这种想法捉弄了时间的所有者，使他错误地认为，他的时间正用于应该用的地方，而不是用于实际用的地方. 

3、时间分析之必要。每日活动记录至少持续1周，每15分钟填写写1次，这作为有效时间分析的基础是必要的。这种活动至少每半年应该重复1次，以免恢复低劣的时间管理方式。 

4、预料。事先有所准备的活动一般来说比事后补救的活动更为有效。小洞不补，大洞吃苦。避免发生意外的最好办法就是预料那些可能发生的意外事件，并为这制订应急措施。我们假定，如果事情要出错，那就无法避免。（墨菲第三定律） 

5、计划。绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3--4小时，并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划，那么实际上你正计划着失败。 

6、每日计划。每日计划对于有效地利用个人的时间是必不可少的，它应该于前一天下午或当天开始时制订出来，并与近期的目标和活动相一致。 

7、目标。较有效的结果一般是通过对既定目标的刻意追求来达到的，而不是依靠机会。目标管理的基本概念就来源于这个已被证实的原则。 

8、优先次序。应该按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。不同的是很多管理人员花费时间的数量往往与他们任务的重要性成反例。（帕金森第二定律）（参看帕莱托原则：第10条） 

9、最后时限。给自己规定最后时限并实行自我约束，持之以恒就能帮助管理人员克服优柔寡断.犹豫不决和拖延的弊病。 

10、集中。在人们有组织的努力中，少数关健性的努力（大约20%）通常能够产生绝大部分结果（大约80%）。这条原则也称为帕莱托原则，即20/80定律。有效的管理人员总是把他们的努力集中在能够产生重大结果的那些"关键性的少数活动上"。（参看第31条） 

11、效能与效率。假如执行的是错误的任务，或者把任务放在错误的时间执行，以及毫无目的行动，无论效率怎样高，最终都将导致无效的结果。效率可以理解为正确地做工作。效能可以理解为正确地做正确的工作。所谓有效的活动，就是指用最少的资源，包括时间，来得到最大的效果。 

12、活动与效果。管理人员往往忽视目标，或者忘记预期的效果，而把精力全部集中在活动上。终日忙忙碌碌渐渐成为他们的目标。这些管理人员趋向于活动型而不是效果型。他们不是去支配工作，而是往往被工作所左右。他们把动机误作成就，把活动误作效果。 

13、最佳效果。用最小的努力获得最大的收益，这就是最佳效果。 

14、不切实际的时间预算。管理人员往往对完成任务所需要的时间抱乐观态度。他们也往往希望别人能够比实际可能的要更快一点完成任务。所以有了墨菲的第二定律：“每件事情做起来都比原来想象的要多花费时间。”可见，管理人员易于自己接受和期望别人做出不切实际的时间预算。 

15、实现的可能性。预期事件出现的可能性直接伴随实现它的有计划的努力而增加。 

16、紧急任务专制。管理人员常常处于紧急任务与重要任务互相挤的状态中。紧急任务要求立即行，就使他们没有时间去考虑重要任务。管理人员就是这样不知不觉地被紧急任务所左右，并承受着时间的无休无止的重压，这使他们急视了搁置重要任务所带来的更为严重的长期的后果。 

17、危机管理（反应过度）。管理人员往往低估问题，不善预料问题的复杂性，或是遇到所有问题都反应过度，仿佛碰到危机。这种危机管理和消防式工作的倾向往往造成过分忧虑，削弱判断力，导致仓促决策和浪费时间与精力。 

18、选择忽略（有限反应）。对各种问题和需求的反应要切合实际，并要受制于情况的需要。有些问题如果你置之不理，它们消失了。通过有选择地忽略那些可以自行解决的问题，大量的时间和精力就可以保存起来，用于更有用的工作（也称作“有意忽加重原则”） 

19、机动性。安排个人时间的程度上应有机动性，以便于应付个人无法控制的力量。总之，时间安排不要过满，也不要过松。 

 

20、问题分析。不区分问题的原因和现象，结果必然丢失实质性问题，而把精力和时间耗费在表面的问题上。 

21、选择余地。在任何特定的情况下，都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法，否则，就会减少选择最有效行动方向的可能性。 

22、犹豫不决。在需要做出决策的时候，很多管理人员毫无理由地踌躇不决.犹预不定.或拒绝做出决策。犹预不决也应该被视为一种决策--下决心不解决问题。 

23、拖延。应该马上做出的决策延期去做，应该付诸的行动一再推迟，久而久之，就养成了拖延的习惯，使你失去时间.错过机会.增加最后时限的压力和产生各种危机。 

24、完整的下属工作。管理人员授权时应该把完成一项“完整任务”所要求的责任和权力同时授出。这样做既节省了时间，得以使自己去做更为得要的工作（否则就得亲自完成这些任务）；也使自己身国的工作者更乐意接受分配的工作，并提高了整个组织的效能。 

25、授权（决策层次）。应该把决策权授予能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的层次。 

26、上交问题。管理人员往往喜欢下属依赖他们解决问题，这样不知不觉地助长了下属上交问题，这样不知不觉地助长了下属上交问题（颠倒了）的倾向。他们这样做的原因可能是无意识地训导下属：“不经过我的同意，什么也不要做”的结果。 

27、例行公事（琐碎事务）。所有对目标没有多少价值的例行公事都应该给予合并.取消.授权或减少到尽可能低的程度。管理人员应该使自己摆脱不必要的琐事，并有选择地忽略不必要的材料。（参见第30条例外管理） 

28、合并。在安排工作时间时，应当把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动，并尽力减少打扰，诸如来往电话之类。这样做将能经济地利用各种资源，包括个人的时间和精力。 

29、反馈。对通向目标的实施情况进行定期反馈，是保证计划顺利进展的前提。进度报告应该明胡指出各种问题（即在执行计划过程中产生的实际偏差），以便及时进行纠正。 

30、例外管理。只有在执行计划的实际结果中出现的得大偏差，才应该向主管人员汇报，使他能够留时间和能力。与“例外管理”概念有关系的是除基本事实以外一概拒绝插手的“无需了解”概念。 

31、中断控制。无论从事任何活动，都应该预先设法把各种打扰的次数.影响和持续时间减少到最低限度。 

32、计划躲避。管理人员必须设法安排一些没有打扰的.集中在一起的工作时间。"闭门谢客".秘书对电话和不期的来访者的阻挡.以及一个隐蔽的工作地点，是获得这段宝贵时间的3个最有效的方法。那种认为管理人员应当"易于接近"的错误观点，已经使许多人养成了"始终开门办公"的陋习。他们敞开办公室的大门，仿佛在不断邀请过路者和走廊漫游者顺便前来拜访。 

33、可见性。你打算做的那些事情具有要见性，就提高了达到你的目标的可靠性。你不可能去做你记不凭住的事。这条可见性控制原则存在于许多时间管理方法中，如经济性实验室的计划表.工作日计时袋和办公桌上的日程表，以及工程控制图等。 

34、时晰。简单.明了.清晰的语言是正确理解和节省时间的保证。 

35、简洁。文字和情节的简洁能够节省时间，同时促进理解。 

36、习惯。管理人员往往成为自己各种习惯方式的受害者。他们易于沿袭自己所管理的那些组织中的老的习惯作法。要打破这些根深蒂固的旧习惯是非常困难的，需要不断地进行自我约束的训练。 

37、工作膨胀（帕金森定律）。工作易于扩张，以充分利用所有可以利用的时间。 

38、实施和连续。实施时间计划，使之连续不断，是每天进行有效时间管理的必要的基础。

 
39、接受。管理人员应该有勇气去改变那些能够被改变的事物……甘心情愿去按受那些无法改变的事物……寻求智慧去认识那些不同的事物。 

40、管理上的需要。时间是所有管理资源中最重要的资源，既无法替换也无法补救。正象本·富兰克林所指出的："你的时间用完了，你的使命也就到头了。"有效地能力就无法从事任何管理。 

 

 

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在这个社会上，你如果没有自己的目标就是在帮别人达到目标，只有3％的顶尖管理者才有明确的目标。
2小时的工作，我们常常花8小时做完，还疲劳的要命。

 

人一生3~5年寿命花在会议上，上班有25％时间开会，但50－70％会议时间浪费了。
据统计，父母和子女每天只有30秒，夫妻间只有4分钟用来沟通。
只有 5% 的人准时。

时间管理可以提高自我工作效率，然后加薪升职
最重要的是，只有这样才能省出更多时间来与家人和朋友共享欢乐，做自己想做的事情

 

时间管理一共有21项原则。

 

1 目标
假如只能活6个月；
假如知道不会失败；
触目惊心
只有3％的顶尖管理者才有明确的目标。
把目标写下来，让他们常常激励自己
个人和家庭的目标；
事业目标；
自我成长的目标；
假如有100万；

2 事先规划好的行动
其实在这个社会上，你不是在达到自己的目标就是在帮别人达到目标。

3 用清单明确目标
成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工作清单上的每一个项目。
没有清单就像没有方向盘的车

 

4 设定优先次序 
先做重要的、最有价值的工作
做事时要不停问自己这是不是最重要的
一口气将工作完成（反复来回做是一口气做完花费时间的5倍）。
不要试图将不重要的事情做得完美。
全心全力做最有价值的事情，做完后更有成就感。
活用时间的窍门（ABCDE法）
A必须要做的
B应该做的
C做了也不错，但在AB后
D可授权别人做的
E可省略的。

5 培养专注力

6 时间期限与奖励
人做事期待结果，反应结果或逻辑结果。受到奖励更有动力。

 

7 工时记录
职位越重要，越可能以分钟作为时间的基本单位。
首先要知道自己的时间用到哪里去了。记录自己做每件事的时间，并问自己这样利用时间能不能达成我的目标呢？
如果不是把时间用在最重要的事情上，就要调整。

 

8 故意拖延的现象
大家都经常拖延事情。
正面的拖延是尽量避免做不重要的事情，负面的拖延则是尽量避免做重要的事情。
怎样避免负面的拖延呢？

培养紧急意识，告诉自己事情早晚要做，不如立刻去做！
学会分解，把复杂事情像切腊肠一样分成许多简单步骤组合，然后立刻去做每一步。
设定优先顺序和迅速完成事情的能力是获得晋升重要原因之一。

 

9 授权
把自己值钱的时间解放出来，不重要的事情给别人去做。
关键：明确。要让被授权人有明确的指示。
要注意：挑选合适的人；明确期望结果以及完成时间；
及时查询对方的工作进度，不要想当然认为对方能完成，所有出错的状况都是由错误的假设产生的。

 

10 文山会海
人一生3－5年寿命花在会议上，上班有25％时间开会。

50－70％会议时间浪费了。
注意：能不开会就不开会，如果一定要开，则一定要有议程，就像工作清单，然后按照优先级处理。自己的部分结束后就离席。会议准时开始准时结束。

 

11 干扰事件
电话和不速访客。经常有人和你聊个没完没了，耽误大量时间。
解决方案：让助手代理，暂时不接电话，事后再回复；拔掉电话插头，或者用答录机，找借口摆脱不速访客。
说两句就问对方，有什么可以为您效劳的？过一会他就觉得你很忙，自己不好意思就不闲扯了。

 

12 关键成果领域
确认关键成果领域
方法一：反复问自己公司为什么雇用我。
方法二：列出工作清单并把工作分成细节，排列优先级，找出核心工作。

 

13 分批作业
分批作业：学习曲线标明，反复做类似工作效率更高。
每天在固定时间一齐回复电话和邮件等等。注意：同一时间只作相同的事情。

 

14 利用零碎的时间
利用零碎时间：上下班交通时可以用来给客户打电话发短信沟通。将要阅读的杂志报纸等资料撕下来放在身上随时看……

 

15 连续的工时
重要的工作需要连续的工时来处理（60－90分钟）。
成功的人都用连续的时间来工作，2－3个小时可以把一天的工作完成大半。
一个人不能同时做行政性工作和创造性的工作，所以要把它们分开做。

 

16 整洁
不要把脑力和时间花费在找东西的琐事上。
整洁的环境使工作效率可提高20－40％。
TRAF系统。
T：丢弃。不用的扔到垃圾桶里。
R：转手。无关的资料转手给别人。
A：行动，用暗匣保存起来然后采取行动。
F：存档，作为日后参考用。
其实对我们的电脑文件、qq、msn、邮件地址……都适用。
文件编辑完立刻储存，东西用完就立刻放回去！

 

17 电话
记住大部分人在浪费时间，不在乎自己的时间和别人的时间。
准备好议程，直接切入主题。
接电话时要做笔记，做得好的人有很大竞争优势。

 

18 准时
只有 5％ 的人准时。
要拥有自己的准时特质，准时给人自信、可靠，可信，比较聪明，难得的人才等等感觉。
不准时的原因：不知道准时的重要性。
龙巴比时间：提前15分钟到现场。不要让部属等你。

 

19 简化工作
改革都是简单化，找寻更好更简单的方法，改进工作流程。
技巧：
1、做久一点
2、做快一点
3、不要做太多的事情，而是做重要的事情
4、做自己拿手的事情（老总的特质）
5、尽量少犯错
6、一起来做，发挥团队合作的力量

 

20 不
学会说不。
对和自己人生目标无关的说不。
经常说，练习说。
别人不看重自己的时间也不看重你的时间。
拖延是最残忍的拒绝。最强而有力的，保证自己节约时间

 

21 为什么要时间管理
在使用时间管理时不要忘了它的目的，要不断问自己为什么要做时间管理。
其最重要的目的是要不断提高改善自己的生活品质。
人际关系是衡量生活最重要的因素，要花时间在建立人际关系上，如家人，朋友。
不要忘了家庭，父母和子女每天只有30秒时间，夫妻间4分钟沟通。

 

后记
时间是世界上最充分的资源,每个人都拥有24小时的一天,然而时间又是世界上最稀缺的资源，每个人只能拥有24小时的一天。
高效的职业人士有一个共同特点,他们都是管理时间的高手,而低效率的工作人员则无一例外地都不擅于管理时间。
我们追求成功，我们追求卓越，我们需要时间管理