模型 时间管理矩阵

本系列文章 主要是 分享 思维模型，涉及各个领域，重在提升认知。时间管理四象限。

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1 时间管理矩阵的应用

1.1 时间管矩阵理用于事务管理和分类

比如：秘书在上班半个小时之后列了一份今天上午需要做的事情的清单，如下：

• a.到餐馆订餐，并查看宴请环境。
• b.给A公司的小王打电话，约定今晚的活动
• c.给远在北京的B公司副总寄一封信。
• d.完成报告写作工作，并打印成文。
• e.安排老板与客户会面。
• f.给一个同学打电话。
• g.为老板报销出差费用。

接下来 绘制一张时间矩阵图。使用MECE法则 根据每个事件的重要性和紧迫性的不同，将所有方案填入图形之中，如下所示：

1.2 时间管理矩阵用于写博客

再拿自己这段时间写博客的内容顺序，我的时间管理矩阵，列了一份2020年5-6月计划（部分事情的清单），如下：

• 脑图：Xmind教程（使用全新的游戏闯关模式）
• 脑图：iMIndMap教程（使用类似Xmind教程的方式发布）
• 技术：Android Framework 蓝牙部分编写和整理（发布时间待定）
• 技术：Android Framework 音频子系统（已发布）
• 技术：Linux驱动层研究（准备开启）
• 模型：思维模型的持续积淀（每周总结2-4个模型）

接下来 绘制一张时间矩阵图。使用MECE法则 根据每个事件的重要性和紧迫性的不同，将所有方案填入图形之中，如下所示：

根据实际情况的分布，在动态的任务分配过程中，有可能在某个象限为空的情况。

1.3 项目管理上的时间管理矩阵

最后我们再看看在项目管理上的时间管理矩阵，如下所示：

总之，时间管理矩阵是把任务分成四个象限（重要且紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要且紧急）。 进行优先级的确定，但这里尤其要注意的是：好的时间管理往往是重要不紧急的事情相对会多一些。如果经常性的 重要且紧急的事情多，说明时间管理是有问题的，天天救火说明计划是没有做好的。

2 模型 时间管理矩阵

​​​​​​​2.1 什么是时间管理矩阵？

时间管理矩阵也称为时间“四象限”法，它是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：

• 既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
• 重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
• 紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
• 既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)

按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。以下是四个象限的具体说明：

1. 第一象限是重要又急迫的事。比如：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。
2. 第二象限是重要但不紧急的事。比如：主要是与生活品质有关，包括学习新技能、建立人际关系、保持身体健康、长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。
3. 第三象限是紧急但不重要的事。比如：电话、会议、突来访客都属于这一类。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
4. 第四象限属于不紧急也不重要的事。比如：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。世界经理人管家。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

2.2 为什么要用时间管理矩阵？

时间管理矩阵是一种常用的时间管理工具，它可以帮助人们更好地组织和管理时间，提高工作效率和生活质量。以下是一些使用时间管理矩阵的原因：

• 提高效率：通过将任务分配到不同的象限中，可以更好地了解哪些任务是紧急和重要的，哪些任务可以推迟或委托给他人。这有助于人们更好地规划时间，提高工作效率。
• 减少压力：通过将任务分配到不同的象限中，可以更好地了解哪些任务需要优先处理，哪些任务可以暂时放下。这有助于人们减少压力，更好地应对工作和生活的挑战。
• 提高生活质量：通过将任务分配到不同的象限中，可以更好地平衡工作和生活，确保有足够的时间来休息、娱乐和与家人朋友相处。这有助于人们提高生活质量，更好地享受生活。
• 增强自我管理能力：通过使用时间管理矩阵，人们可以更好地了解自己的时间使用情况，发现自己的时间管理问题，并采取相应的措施来改进。这有助于人们增强自我管理能力，更好地掌控自己的生活。

总之，使用时间管理矩阵可以帮助人们更好地组织和管理时间，提高工作效率和生活质量，增强自我管理能力。

3 模型简图

4 扩展 艾森豪威尔矩阵

4.1 艾森豪威尔矩阵

艾森豪威尔矩阵与又称时间管理矩阵原理基本一致，是由美国第 34 任总统德怀特·艾森豪威尔创造的一个时间管理工具，用于帮助人们有效地管理时间和任务。

艾森豪威尔矩阵将任务分为四个象限，分别是重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。重要且紧急的任务需要立即处理，例如紧急的工作任务或突发事件；重要不紧急的任务需要计划和安排，例如长期目标或重要项目；不重要但紧急的任务可以委托他人处理，例如一些琐碎的事情；不重要也不紧急的任务可以放弃或推迟，例如一些无关紧要的活动。

通过使用艾森豪威尔矩阵，人们可以更好地安排时间和任务，优先处理重要的事情，避免被琐碎的事情所干扰，从而提高工作效率和生产力。同时，艾森豪威尔矩阵也提醒人们要学会区分事情的重要性和紧急性，避免将时间和精力浪费在不重要的事情上。

4.2 艾森豪威尔矩阵与时间管理模型的区别

艾森豪威尔矩阵和时间管理矩阵都是将任务分为四个象限，分别是重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。通过区分任务的重要性和紧急性，帮助人们更好地安排时间和任务，提高工作效率和生产力。

虽然两个矩阵的基本原理相同，但在具体的应用和实践中可能会有所不同。一些区别如下：

• 提出者不同：艾森豪威尔矩阵是由美国第 34 任总统德怀特·艾森豪威尔创造的，实际上提出的会更早一些；而时间管理矩阵是由美国管理学家史蒂芬·柯维提出的。
• 适用范围不同：艾森豪威尔矩阵主要用于管理个人时间和任务，而时间管理矩阵则更广泛地适用于个人、团队和组织的时间管理。
• 侧重点不同：艾森豪威尔矩阵更注重任务的紧急性，将任务分为重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急四个象限；而时间管理矩阵更注重任务的重要性，将任务分为重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急四个象限。

总的来说，虽然艾森豪威尔矩阵和时间管理矩阵的基本原理相同，但在具体的应用和实践中可能会有所不同。在实际应用中，可以根据具体情况选择适合自己的时间管理工具，并根据实际需要进行调整和改进。