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订单旺季时原材料总是不够用，淡季又堆满仓库吃灰；
供应商价格忽高忽低，质量还像开盲盒；
审批流程卡在领导签字上，市场变化永远比采购速度快一拍……
这些问题的出现，往往不是采购部门不努力，而是一套落后过时的采购管理模式在拖后腿。
如今，制造业的竞争早已不是单纯拼生产速度，而是谁能用更低的成本买到更靠谱的货，谁就能抢到市场先机。面对上百家供应商、成千上万种零部件，如何让采购管理摆脱“一团乱麻”的困境？
我最近看到一个10年采购主管亲身分享的实践案例或许可以提供一些新的思路和参考。这个案例分析思路和整体实操路径做的很详细，从关注指标、针对性分析、问题追踪三个维度展开，并且采用词云图、正态分布等多种分析方法，搭建的可视化看板内容也很丰富，数据交互性分析很全面，非常值得大家学习!
特此声明，此案例由【江北洪兴社】团队制作，参加了2022BI数据分析大赛，并获得了优异的成绩，案例的采购管理分析思路和数据分析方法很值得大家参考和借鉴。
一、案例背景
案例介绍的是一家主要生产电子产品的制造业企业，但产品零部件种类很多，涉及上百家供应商。在以往的采购管理中，面临很多问题。
1.需求预测
采购需求预测不准确，时而出现原材料积压，占用大量资金；时而又因原材料短缺导致生产线停工，造成生产延误。
2.供应商管理
在供应商管理方面，缺乏科学的评估体系，合作的供应商产品质量参差不齐，部分供应商交货不及时，严重影响了企业的生产计划和产品质量。
3.采购周期长
采购流程繁琐复杂，审批环节众多，导致采购周期长，效率低下，无法快速响应市场变化。
4.采购成本分析不全面
企业难以获取全面、准确的采购数据，对于采购成本的分析也停留在表面，难以深入挖掘成本优化的潜力。
二、分析思路
乍一看，问题怎么这么多？到底怎么才能进行高效采购管理？别急！这里给大家分享一个解决思路的大致框架。
1.数据提取
数据提取是分析的基础，它涉及到从企业系统中提取相关的供应商档案清单，包括2020-2021年的采购订单、采购到货、报检、检验、采购入库等数据。这篇案例是借助一站式数据分析平台FineBI来做的，利用FineBI的数据接入功能，可以连接到ERP、CRM、SCM等各种业务系统，实时收集供应商数据、质量反馈、异常订单等信息。通过拖拽式操作还可以快速布局，直接搭建采购分析仪表盘，并深入分析各项采购指标。我把工具下载链接要到了，大家可以跟着一起动手来操作：FineBI激活
2.关注指标
主要关注两个指标：供应商供应指标和供应商质量指标。这两个指标是评估供应商表现和采购流程效率的关键。
（1）供应商供应指标：包括交货时间、供应稳定性和供应多样性，这些指标直接影响企业的生产计划和库存管理。
（2）供应商质量指标：包括合格率、退货率和持续改进能力，这些指标直接关系到企业的运营成本和客户满意度。
3.针对性分析
针对性分析是整个分析的核心，通过详细分析供应商的概况、供应指标和质量指标来识别问题和改进机会。
（1）供应商概况：
①供应商数量概况：分析供应商的数量变化，了解供应商的集中度和分散度。
②供应商类型分布：区分不同类型的供应商，分析其在供应链中的作用。
③采购金额按区间分布占比：通过采购金额区间分析，识别关键供应商和潜在的风险点。
④重点供应商分析：对采购金额排名前五的供应商进行深入分析，了解其对企业供应链的影响。
（2）供应商供应指标：
①交货及时率：分析供应商交货的及时性，包括年月趋势和去年同期比较，以及每个订单的详细分析。
②交货及时率的异常点分析：通过趋势图发现异常点，进行深入分析，找出原因并提出改进措施。
（3）供应商质量指标：
①物料合格率：分析物料合格率的变化趋势，包括年月趋势和去年同期比较，以及每个订单的详细分析。
②质量异常点分析：通过趋势图发现质量异常点，进行深入分析，找出原因并提出改进措施。
4.问题跟踪
问题跟踪部分关注于通过数据分析发现和解决采购过程中的问题。
（1）异常点识别：通过趋势图和数据分析，识别采购过程中的异常点，如交货延迟、质量下降等。
（2）问题排查：对识别出的异常点进行详细排查，找出问题的根本原因。
（3）改进措施：根据问题分析结果，提出具体的改进措施，如优化供应商选择、改进质量控制流程等。
（4）持续监控：建立持续监控机制，定期跟踪改进措施的实施效果，确保问题得到有效解决。
三、分析步骤
当然，上面我只是把思路给讲清楚了，方法再好还是要落地，所以根据这个思路使用FineBI的具体落地步骤有哪些呢？因为篇幅有限，这里我给大家归纳整理成四大关键步骤：
1.数据准备
（1）整合多源数据：整合企业内部多个数据源的数据，如ERP系统中的采购订单数据、库存数据、供应商信息数据；生产管理系统中的生产计划数据、原材料消耗数据；销售管理系统中的销售订单数据、销售预测数据等。确保数据的准确性、完整性和一致性。
（2）数据导入：将整理好的数据导入到FineBI中，可以通过数据库直连、Excel导入等多种方式进行数据加载。如果企业的采购数据存储在MySQL数据库中，可在FineBI中配置MySQL数据源连接，将相关数据表导入到FineBI的数据仓库中。
2.创建数据集
对导入的数据进行清洗和预处理，包括去除重复数据、处理缺失值和异常值等。基于清洗后的数据，创建采购管理相关的数据集。创建包含供应商名称、采购订单号、采购金额、交货日期、产品质量检验结果等字段的供应商采购数据集；创建包含生产计划编号、原材料需求数量、实际采购数量、采购时间等字段的采购需求数据集等。
3.可视化分析
搭建供应商综合评估看板，将供应商的各项评估指标作为维度，直观展示每个供应商在不同方面的表现，方便对比和筛选潜在供应商。用饼图分析不同供应商的采购金额占比，确定主要供应商和次要供应商，以便采取差异化的管理策略。结合折线图对比不同供应商的交货及时率，对于交货及时率较低的供应商进行重点分析，查找原因。
4.建立数据看板
将上述创建的各类可视化图表进行整合，搭建采购管理数据看板。为数据看板添加交互功能，如筛选器、联动等。在供应商管理看板中，设置供应商名称筛选器，当选择某一供应商时，相关的图表数据会自动切换为该供应商的详细信息，方便深入分析单个供应商的情况。
四、总结
高效的采购管理并非一蹴而就，而是需要从需求预测、供应商筛选到流程优化形成闭环管理，并通过数据驱动持续迭代。通过建立科学的评估体系、精准的成本控制模型以及可视化的数据看板，企业不仅能实现采购效率的跃升，更能深度挖掘降本潜力，为生产稳定性和市场敏捷性提供保障。未来，通过引入智能采购管理系统，企业不仅能实现采购全流程的数字化闭环，更能将供应链从成本中心转化为价值驱动引擎。
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