行业应用协同应用支撑平台及移动办公系统(远程OA)详细设计

移动OA远程办公系统规划与设计

【3.1】OA功能概述

• 办文

机构内部或内部与外部之间的行文以及文件的审批流程运转，全面实现督办、催办和公文监控，这也是办公自动化系统首要解决的问题，办文不受时空限制，支持移动办公、远程办公。

• 办会

会议是办理事务、解决问题、传播思想、下达任务、问题讨论、政务公开等方面的主要行政管理方法之一。办会是对会议从组织发起、时间场所、人员、议题、纪要等系列与会议有关的环节及内容的管理，办会的信息化是办公信息化、自动化的重要解决内容。

• 办事

处理XX厅各个处室及相关单位的事物，提供日常工作的事处理记录、日程备忘录等，合理安排、布置事务处理时间等，提高单位、个人的办工作效率。可以整合资源形成综合事务处理、综合办公。

• 知识管理

将所有的资源合理配置、分配、规划，做到统一管理、知识共享，为日常办公、业务处理、决策支持等提供快捷方便的环境和资源。同时知识管理也是新时期办公自动化系统的核心内容。

【3.2】软件功能设计

《XX省XX厅办公自动化系统》将在应用支撑平台的基础上进行建设，具有平台的相应功能与特性。按照省XX厅的实际需要，《XX省XX厅办公自动化系统》按界面可划分下面七个子系统：日常办公子系统、督办管理子系统、公共信息子系统、专业事务子系统、个人事务子系统、档案管理子系统、系统管理子系统。系统采用Browse/Server模式，既用户端采用浏览器方式。下面将简要介绍系统主要功能。

系统界面可进行灵活、方便的个性化定制，可根据XX省XX厅的具体想法进行分层次的显示。系统会根据每个办公人员的授予权限、工作性质的而自动设置及显示相适应的界面，力求做到操作界面简洁、直观，使用XX厅工作人员熟悉的用语称呼及良好的菜单布局，做到易学易用，一目了然。首页的界面可以显示多种信息，如：催办信息、一些重要的通知公告等。

【3.3】日常办公子系统

日常办公是该系统的核心子系统之一, 包括收文管理、发文管理、授权代理、签报管理等主要内容，实现各类公文的流转、审批、对公文处理情况提供简单易用的实时监控机制和查询统计功能，方便领导及时掌握工作人员的工作情况。同时在公文的处理过程中实现痕迹保留，支持多种的批示方式。

【3.3.1】子系统功能

【3.3.1.1】收文管理

计算机化收文管理主要包括公文的来文登记、收文回执、拟办、批示、分发、传阅、承办和协办、归档等处理。以下是较为常用的收文处理流程，仅作参考之用，我们将会在对XX厅的实际收文流程进行详细需求调研之后为XX厅定制合理的流程。

1. 来文（收文）登记录入：是指将来文以各种方式（电子来文提供程序接口，自动导入收文的正文区域；纸质来文扫描录入，高速扫描仪可以每分钟40到80页的录入量）录如电脑，并简单的处理，即可提交拟办。如果需要，可以把扫描的文件进行OCR识别。来文登记通常由XX厅总文书完成，在处理来文登记时可以方便的利用计算机进行文件扫描录入、网上文件收入等，在计算机上进行来文单位、文号、收文日期、收文编号、秘密等级、紧急程度、标题、拟办意见等一些情况的登记，其中绝大部分为系统自动提示选择录入，不需要手工打字录入。
2. 拟办：一般是指根据阅文、办文及文件内容拟定如何办理，其中包括需要填写公文处理拟办意见、批办人、承办理部门及协同办理的部门等，一般由办公室主任完成。拟办人通过电脑简单的处理，如只需在“待办事宜”中单击打开待拟办的文件，可以看一下正文然后在拟办意见区加上办理意见即可（可以键盘录入，可以手写笔录入，也可以使用原有的固定意见），然后单击完成就办完文件了。
3. 分办：由指定的人员（通常是XX厅总文书）根据拟办的意见把文件分发领导或部门，根据领导批示的意见将文档分发给承办的部门级协办的部门。设置分办主要是考虑到节省领导发送文件的操作，领导就在文件上添加意见和批示，有分办人员完成文件的传送，当然领导也可以选自自己发送。
4. 批示：参考拟办结果，XX厅领导批示，添批办意见。本系统充分考虑了中国实际的办公习惯，在XX厅领导的批示过程中可以有4种的批示方式可供选择：
   • • • • 系统将各处室添加的办理意见进行汇总，然后打印出来，XX厅领导批示后，由秘书将领导的批示意见输入或扫入电脑；
         • XX厅领导直接在电脑中添加批示意见；
         • XX厅领导在便笺上签署意见后，直接将批示扫描至指定区域；
         • XX厅领导批示意见可利用手写输入系统录入原笔迹。

对于无先后顺序要求的XX厅领导批阅，系统提供灵活审批的方式进行，即可根据领导的在岗情况，灵活调整审批顺序。对急件、特件，收文后在呈领导批阅的同时可抄送拟办处室，以节约反应时间。承办处室领导可将文件发送给本处人员，对需要其他处室会办的文件，可发送给其他处室。

1. 传阅：根据公文传阅单，系统自动分发到接收人，按顺序或并行方式传阅。系统提供文件传阅签名功能和通知和阅后自动签名功能，如果一份公文只需个人本人阅读不需办理的话，将自动在传阅文模块显示。
2. 承办：是承办处室接到来文后，根据批示情况对来文进行办理，办理完毕后，填写办理情况。
3. 形成转发文：根据需要，将该收文形成一份转发文，使该收文可以按照发文的流程进行流转。
4. 协办：是协办处室接到来文后，根据批示情况对来文进行办理，办理完毕后，填写办理情况。
5. 催办：系统自动根据公文的处理状态和设定得催办时间发出催办通知和催办提示，并登记催办结果（具体可参照下面的详细分析）。
6. 归档：可以通过自动归档功能使得公文定期自动归到文档系统中去。也可以随时实现手动的归档。在文件归档时可以由可处室的文书进行一些归档前的处理，包括分类、组卷、归档等，主要是方便档案管理员的文件归档的正式处理。
7. 其他功能：如：“查询”可以对处理的文件进行有权限限制的查询操作；“监控”系统可以对收文流转的记录和情况进行图象化的监控，以方便了解公文流转的去向，并可以方便了解到以收到公文的机构等管理控制信息（具休可参照下面的详细分析）。

【3.3.1.2】发文管理

发文管理是由用户设定公文处理和工作流后系统应能自动完成发文工作的全部流程。系统可以XX厅各种发文类型的要求，如：XX省XX厅发文呈批表、XX省XX厅党委发文呈批表、XX省XX厅办公室发文呈批表及与其它单位联合发文等。

发文流程审批主要包括:公文起草(拟稿)、处室核稿、文件会签（需要会签时）、办公室审核、文件签发、文件成文、印制、用印、封发、归档等过程。

下面是常用的发文流程审批的示意图，我们将会在进行详细需求调研后制定准确的发文流程。

1. 文件起草（拟稿）：选择或自定义公文流转模板，预定流转程序，然后拟稿。系统可按公文写作要求制造各类公文的模版，并制造公文写作助手嵌入公文写作软件中，以便提高公文写作的准确性。拟稿时，系统可以直接进入编辑系统（可以不需要或不依赖于任何文字编辑软件，如Word、WPS等）进行文件的起草。该起草的文件将成为复合文档的正文部分随该发文流转。拟稿时可以直接在系统中添加：文件名称、拟稿部门、拟稿人、主办单位、主题词；添加主送、抄报、抄送单位，系统可以自动记录报送单位，下次可以自有选择报送部门无需手工录入。系统可以方便的增加文件的附件，可以加多个附件，附件可以在以后的流转中方便的修改。
2. 核稿：是由核稿人核稿，填写修改意见、签名等。核稿同样可以在文字编辑系统中进行，系统自动保留核稿人的修改痕迹。并能在需要打印修改痕迹时，可以打印。修改痕迹可以随同原文进行保存。如果核稿通不过可以返回拟稿人。
3. 会办：系统如需会办，根据批阅流程中的会办顺序，送会办处室领导会办（可用手写笔）。会办后，自动或手工进入复核。在会签时，会办处室可以在原文需要修改或表述意见之处以批注形式体现，而不能直接对原文进行修改。同时会办时系统可以定义顺序。
4. 审核：审核主要由办公室主任进行。文件发送给办公室主任时必须有主办处室领导的签名，否则系统不予发送。审核通过文件将发送给XX厅主管领导签发，否则文件返回拟稿人。在审核过程中不仅审核人可以对文件进行修改，同时可以修改文件的其他属性，如报送部门等。
5. 签发：文件必须通过办公室发送给XX厅领导，否则不予发送。在领导浏览文稿后，根据核稿意见、会签意见和审核的意见，可以签发或驳回给拟稿人或其他人。XX厅领导对文件签发有四种方法：
   • • • • 将文件打印出来，XX厅领导签署完意见后，由秘书将意见输入或扫描进电脑；
         • XX厅领导在电脑上直接办理，可以对文件进行带修改痕迹的修改和添加意见；
         • XX厅领导在便笺上签署意见后，直接扫描入指定区域。
         • XX厅领导批示意见可利用手写输入系统录入原笔迹。
6. 形成正式文件：XX厅领导签发后，文件自动送到文室印，进行成文，这是还可以添加文件的相关属性，比如报送单位、文号等。
7. 打印：是将成文后的正文按要求输出为纸制文件的过程。
8. 用印：对纸制文件（包括存档文件）盖实际公章。
9. 封发：系统由办公室将文件按发文范围通过各种方式发送出去。如果是电子文件通过公文交换平台（详见后续描述）或按照电子邮件地址发送，对纸制文件，按常规方式分发。
10. 归档：将原文和处理过程自动转为公文管理中，可以自动归档，也可以手动归档。
11. 查询：是对处理的文件进行有权限限制的查询。

【3.3.1.3】签报管理

在XX厅的实际办公中，除了各种外部来文和对外发文外，在XX厅内部还需要各种请示或汇报及汇报。在系统实现时，一样可以通过流程的管理，进行拟稿、初审、汇审、呈批、领导审批、查阅审批意见、检索、归档等。上述签报如：请示、汇报等都可以由请示人拟写完毕后，经所在部门（单位）领导审核后，由XX厅办公室呈XX厅领导审批。

下面是一个内部请示示例，XX厅具体的情况将进行调研后确定：

【3.3.1.4】授权代理

系统提供个人授权代理功能，如果某工作人员出差或请假等各种原因无法及时处理所需要处理的公文，可通过授权代理将自己的工作在某一段时间内移交给指定的代理人办理，所有在授权代理期间需要该用户办理的公文都会自动转交代理人处理，授权人可随时修改或取消代理授权。

授权限间，您也可以同样收到文件，这样您回来后知道被授权人代替您办理了哪些事务。

由于本系统提供了远程办公功能，当然您也可以用移动办公方式，完成出差或其他情况下的异地办公事务。

【3.3.1.5】关于流程说明

1. 我们对流程的认识

所有的流程（包含公文流程和各种业务流程）可以划分为以下4类如图示：

• • • • • 固定/条件流转：既定流向的或者是根据条件自动流转的，在流转过程中不需要人为的干预,或是根据某种条件进行条件流转。
        • 自由型流转：由上级人员确定下一步的去向，该人员可以从一批人员中选取一个或多个人员作为文件的下一个审批人。
        • 管理型流转：为避免少数人员（如XX厅领导）过多的繁琐操作，文件将自动被发送到文件中转中心，文件收发员根据领导的意见将文件发送给有关人员。

在本系统中，我们综合运用了以上4种流程运转方式，灵活、方便地帮助省XX厅实现各种办公、业务流程的电子化、网络化。

【3.3.2】子系统特点

1．流程的特点

1)  有效实现电子政务的自定义流转环境

政府部门政务工作（包括办公和所有业务办理）基本都是以流程形式来实现的，电子政务流转的核心就是实现流转的电子化过程。本系统为XX厅提供了一个综合的电子政务流转平台，为各处室公文办理、所有业务管理提供了一个功能强大、灵活易用的自定义流转环境。这样，我们通过本系统所提供的综合流转平台，不但可以实现信息系统中的各种公文流转，同时可以为下一步的业务系统建设提供一个强健的业务流转环境。而且实际用到的所有流程都可以进行灵活、简便的自定义操作。

2)  强大的可视化自定义功能

传统OA的做法是将流程设计入系统中，这样会带来的后果是：当需求变化了（如简化审批手续，像从两级审批改成一级审批），就要改动系统代码，有时甚至会发生因当初流程设计有错误，在系统测试时才发觉，要回头改系统代码的情况。作为用户当然不愿发生这种情况，希望系统能有一定的适应性，最好就能象平常画出一个流程图，系统就能以此运行，以后若有改动，调整一下流程图即可。

我们为XX厅所设计的正是一个这样的系统。它不仅可以让用户自定义流程，还可以自定义公文，即用户可以定义自己的公文格式、表格格式、附件等等，而且还可以通过赋予权限进行随时修改。这个过程是非常便捷的，非编程所能比拟。

另一方面，用户可以根据某天的具体情况，在授权的情况下对发文流转路径进行修进，而又不影响管理员的定制的基本流程，修改只是在本次流程中起作用。

此外，本系统强大的跨平台特性，使系统中的业务流程在不同机关、部级内部，上下级之间的应用成为可能。

办公系统使用的流程设置工具由应用支撑平台提供。

3)  适应机构改革的办公自动化系统

在目前机构正不断进行改革的中国，机构的精简、人员的调整带来问题的必然是如何提高工作效率，由此，最有效的方法就是实现办公自动化。而且本系统中严格的权限设置、修改痕迹的保留、公文表格和工作流程模板设计等的自定义功能，是完全符合XX厅办公人员的办公习惯和适合办公要求的，特别在机构改革正不断完善的今天，如何让省XX厅的办公自动化系统适应这种不断变化的办公要求就显得尤为重要了。本系统所提出的“以不变应万变”的开发思想正是解决了用户的这种长期悬而未决的问题。

4)  公文流转中的有力监控、流程恢复和断点续存

对于普遍用户在安全性和可靠性方面的要求，本系统已具有公文流转中的有力监控、流程恢复和断点续存的能力，使得在发生各种随机破坏因素如突然断电、死机等情况下，办文、阅文仍能正常运行。

5)  通过定义模板，简捷实现流转功能

由于系统不再和具体的需求息息相关，所以系统开发不再是纯粹的代码编写。而本系统提供的是一个用户工作平台，利用自定义功能，我们只需定义好流程模板和公文模板就可实现系统大部分功能，而其他功能则可以按照传统方式开发。

2．公文处理的特点

1. 1. 规范全文

提供特有的“全文规范”功能，不论公文的起草者使用的是什么字体、进行如何的排版，都按国家公文格式的标准，对公文自动规范，如：字体规范成仿宋、大小规范成三号字等等，大大提高公文的编写速度、减轻了工作人员的负担、保证了机关形象。

1. 1. 办文助手（相关资料）

    在办理任何一份公文时，办理人都可以通过综合查询工具，在整个系统中查询与正在办理的公文相关的资料，如：法律法规、以前办理过的类似的公文的情况，并有选择的链接在公文的“相关资料”区，供自己及下一个办理人参考，提供决策支持。

1. 1. OCR识别功能

    当收到上级或其他外单位来的公文、签署的合同、内部审批表等纸质文件时，可以经过扫描进入办公系统，系统提供OCR识别功能。只需在扫描件上选中欲输入的文字，系统自动弹出对话框，选择相应的栏目系统自动进行录入。也可以把整篇文件扫描识别后作为正文或附件存储，以便以后的工作中进行全文检索，获得资料及利用。此项功能将大大减轻办公人员的工作量、提高信息的利用率。此功能能够利用在整个办公系统的各种流程中。

1. 1. 分页下传技术

对扫描文件，系统采用先进的分页下传技术对文件进行打包分页下传，例如对一份多页文件，我们在查看第一页的同时，系统正在进行后续页的下传，这样大大地提高了对扫描文件的查阅速度，特别是在远程办公的时候。

1. 1. 工作无缝结合

在办理有关事宜时，可直接在当前界面完成有关扫描工作，而不需要转换平台。

1. 1. 系统自带编辑工具

系统可以通过自带编辑工具进行各类公文的编辑，而不需要、不依赖于具体的商用编辑软件，如MS Office、WPS等。

1. 1. 修改痕迹保留

对于正文或附件，系统提供保留修改痕迹，修改后的内容可按修改的格式显示，会自动显示其修改信息，如“XX人XX时间插入（删除）”等。对修改后的文件的显示，亦可隐藏修改格式，但必须保留修改痕迹，必要时可调出来查看，提供修改痕迹的打印功能（对于正式公文将会消除所有的修改痕迹，更好的痕迹保留功能说明参见。

1. 1. 容错功能

对于发错的文件提供抓回的功能，同时用户可对误操作的公文进行作废申明和修改。

1. 1. 公文协同办理

同一份文件可以发给多人进行办理，任何一人对该文件进行签收后，文件从另一方的当前待办工作中消失。

1. 1. 系统同步功能

因办公系统是和时间有密切关系的，所以在本系统强制所有的办公系统工作站的时钟同步。

1. 1. 个人设置

系统提供个性化的个人设置工具，能够简易、方便操作系统，提高工作效率，如：设置个人的典型批注、来文机关、发文机关、主题词、公文密级、是否使用手机短信等各项条目，用户使用到相关的操作时，只要点击鼠标就可以完成输入及系统设置的工作。

1. 1. 多种批示方式

 所有的办公人员都可以有自己个性化常用批示语，而且所有人不会相互影响，另外提供手写签名、电子印章、电子签名等多种方式批示。

3．清晰的操作逻辑

系统通过“待办事宜”模块办理全部你待办的事务；通过“公文起草”模块完成所有以你为主起始的公文文件和部分业务起草。

4．智能提示

1. 1. 在线提示功能

         开机状态下系统级的来文来电声音及画面提示功能，使得使用人员不必进入办公系统即能得到最新来文来电的及时提示。

1. 1. 短信提示

         利用应用支撑平台的统一消息平台，系统支持GSM、CDMA手机短信功能，通过本系统短信中心向离开办公区域的人员自动发送会议、公文等信息通知，以及发送办理状况信息于市民或相关单位。

【3.4】督办管理子系统

“督办管理子系统”目的是通过提供一种简易的办法，实现重要事情的督办。系统采用一个单独的模块对文件的督办、催办进行管理，以便能随时掌握文件的办理进程，提醒经办人注意时间的安排，保证按时完成工作。督办分三种形式：一是按收文办理期限定期督办；二是“呈批和任务交办”功能产生的临时任务的督办；三是会议（省XX厅领导办公会议、专题会议等）确定的任务的督办。

功能包括:

• • • • • 督办件登记——录入督办件的各项信息。
        • 生成交办函——将交办函及有关的电子文件发送给承办单位。
        • 生成催办通知——针对超期或办理不合格的情况，生成催办通知书，发送给承办人或其他相关人员，直到公文正常处理完毕，发送的方式可以是多种多样，如短信、通知等。
        • 查阅、统计——系统将公文分成“办理中”、“已办结”、“超期未办”等类，通过此模块查询督办件，并可生成报表。

督办满足以下几种层次的需求:

• • • • • 办公室的督办，即办公室对全局范围内文件的督办（常规督办）；
        • 分管领导的督办，即省XX厅领导对分管处室文件办理情况的了解；
        • 主办处室的督办，即主办处室对会办处室办理相关文件的督办；
        • 处室负责人的督办，即处室负责人或内勤对本处室相关文件的督办。

办理过程查询与催办:

督办统计报表示例:

承办 处室	承办人	办理总数	阅办总数	限期承办总数	限期按期完成总数	催办完成总数	催办未完成总数	按期完成比例

专项督办的总监控界面如下：

起草任务卡:

【3.5】公共信息子系统

该子系统面向的是省厅的全体员工，通过公共信息，可以快速了解部门内部可直接公布的所有信息，同时也是部门内部最丰富的信息库，提供了对信息的建立、存储、管理、查询、维护等功能。

公共信息子系统中的所有信息的发布都可以规定相关的审核程序，只有通过审核的信息才可以发布，本子系统将包括通知与公告、新闻管理、大事记、制度汇编、公共论坛、在线交流、共享文件夹7个模块。

【3.5.1】通知与公告

该模块体现了一定时间内向省XX厅内发布的可以面向所有人的通知与公告，如：五一节放假通知、领导外出时工作代办公告、人员任免公告等。

通知与公告的发布可以分多种层次，如：

• 面向全厅范围
• 面向指定处室
• 面向指定人员

只有具有相关权限的人在其办公界面上可以显示和查询相关的通知与公告，发布人可以设置公告滚动显示的天数(一般是在首页以滚动方式显示)，提供对历史公告的查询。

所有的通知公告可以和收发文类似进行审核、审批，模块由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

如果《XX省XX厅办公自动化系统》的网络能够与外网连通，那么可以在办公系统内发布通知与公告的同时，选择“发送至网站”，就可以直接发布至《XX省XX厅网站》的相关栏目（如：“XX厅公告”）之中（需要网站系统支持）。

【3.5.2】新闻管理

该模块主要是新闻管理员（一般是办公室相关人员）根据厅各处室以及下属各部门报送的新闻进行摘编、发布和上报的工作。

可以设置新闻的类型，如：XX省XX新闻、国内XX新闻、国际XX新闻。最新发布的N条新闻将会在用户登录后的首页中显示出来，并且具有动态的“新”字图标提示。

所有的新闻的发布可以和收发文类似进行审核、审批，模块由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

如果《XX省XX厅办公自动化系统》的网络能够与外网连通，那么可以在办公系统内发布新闻的同时，选择“发送至网站”，就可以直接发布至《XX省XX厅网站》的相关栏目（如：“XXXX行政新闻”）之中（需要网站系统支持）。

【3.5.3】大事记

主要是记录省XX厅发展过程中的一些重大事件，如：每年的工作总结、重大会议的决议、宣传活动、领导视察情况等。系统由专人维护，提供将大事记自由分类和综合查询的功能。

【3.5.4】制度汇编

通过该模块可以了解到一些相关国家、国务院、省政府等部门的法令性的政策法规，及XX厅内部规章制度，如出差报销规定、请休假规定或XX厅其他的一些规定。可用于公文起草时查询相关资料及工作流程的顺利进行，由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

【3.5.5】公共论坛

   提供省XX厅员工一个自由交流的空间，可以自由的开辟一个新的论坛。如：对某新的XX业务的看法、业务的发展方向。相关人员可以在自由的发表个人意见，提出个人的疑问，并对他人的问题进行答复等。

系统以层次结构体现所有的信息，并提供了丰富的表情动画供选择。在发布信息时，用户可以采用匿名的方式，支持置顶等特效、支持敏感词语自动过滤，由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。

【3.5.6】在线交流

提供一个基于Internet、Intranet的在线交流（即时通讯）软件。主要实现以下功能：

• 信息即时发送，即时回复

提供一个两个人私人化的聊天工具，拥有足够的安全性；

• 聊天室

提供一个小组形式的聊天室，个人可以建立属于自己的聊天室，可以通过授权的方式邀请别人加入。

• 传输文件

提供一个文件传输的通道，进行文件的交换。

• 人员分类

个人可以对自己经常联系的人进行自由分类，如：按处室分类、工作小组分类、好友、不受欢迎者等。

• 查询功能

可以根据号码（如：工号）、昵称、姓名、email地址等关键词来查找，找到后可加入到通讯录中。

• 历史记录

根据设置保存相关的消息记录。

【3.5.7】共享文件夹

提供一个网络硬盘空间的功能，用于存放的文件资料，可根据不同处室设立不同的目录，只有具有相关权限的人员才能访问。提供强大的检索功能。

【3.6】专业事务子系统

专业事务子系统是在办公自动化系统中的重要组成部分，我们可以在这里实现机关工作中一些综合性的工作，同时可以通过这个子系统连接其他已有或未来需要建设的业务系统，主要包括会议管理、车辆管理、信访管理、物品管理、请休假管理、调查测评管理，省XX厅可以根据自身实际的需求选择相关的模块进行使用。

【3.5.1】会议管理

该子系统主要是对会议室场所及会议相关状态的查询，主要包括“会议室管理”、“会议室预定”、 “会议查询”等功能。用户可以通过系统提供的功能，适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理。

• 会议室管理—— 管理XX厅会议室的使用情况，包括会议室的名称、含有的设施（如：投影仪、电子屏、座位数）。可查询会议室的使用情况，可对某一个会议申请的时间、地点等具体情况进行修改。
• 预定会议室—— 可以对使用会议室进行预定，预定的时候可以说明会议名称、参加人数、需要设备、所需文件等信息。一般情况下预定会议室采取先到先得的原则，申请人填写会议室申请表后，系统自动判断预定时间段内所选择的会议室是否有其他人预定，并将是否预定成功的信息反馈给申请人，申请时可以添加附件。
• 会议查询——通过该模块可以查询历史会议记录。用户在权限范围内可以查看到分配给他的会议，以及目前的会议安排。

【3.5.2】车辆管理

该模块目前主要实现车辆管理功能，将对XX厅每辆车的基本情况、维修记录、车辆行驶费用的月度统计和年度统计，另外对车辆的派车申请和计划进行审批等。

• 车辆资料—— 对单位每辆车后进行登记，如车型、购买时间、座位数等，以便进行统一管理。
• 派车申请、审批——员工可以查看每辆车的当前状况，如车辆是否空闲，并可以根据其状况提出派车申请。同所有的管理流程一样，起草和待办是派车申请和审批的入口，而这里对所有派车申请实现管理并提供查询。
• 车辆费用纪录——实现车辆所有费用情况的纪录，也可根据现有的费用纪录，提供车辆任何月度之间费用统计的报表，即可以选择任意一个月度区间，系统可以显示该段时间所有车辆的费用明细。这样可以生成月度、年度费用报表统计。

车辆资料示例如下：

【3.5.3】信访管理

信访管理系统提供对上、下级单位和外部人员来信、来访、来电的处理，并对整个事件的处理过程进行全面的跟踪管理，包括信访登记、送审、处理和回复等过程。提供对所有信访数据进行综合的查询和统计，并根据情况把处理情况反馈给信访人。

• 来信办理——类似于公文的办理，来信的在一定流程运转过程中提交审批，系统将该文件的整个处理过程和处理意见真实记录，并供查询。领导是在“待办事宜”模块中统一办理。
• 来访办理——类似于公文的办理，来访事件的在一定流程运转过程中提交审批，系统将该事件的整个处理过程和处理意见真实记录，并供查询。领导是在“待办事宜”模块中统一办理。
• 来电办理——类似于公文的办理，来电事件的在一定流程运转过程中提交审批，系统将该事件的整个处理过程和处理意见真实记录，并供查询。领导是在“待办事宜”模块中统一办理。
• 信息查询——可以任意定制检索条件，并可以结合全文检索的功能对整个系统中的信息进行全面、精确的定位。如：来访时间、来访人、来访单位等。
• 统计打印——可以任意设置时间段，系统列出所有在该时间段内的信息提供打印。

“来宾来访”报表示例：

来访单位	来访人员	来访目的	来访时间	安排情况

“来电记录” 报表示例：

来电单位	来电人员	来电目的	来电时间	处理情况

【3.5.4】物品管理

XX省XX厅的办公用品管理分为两大部份。一为低值易耗品的管理如：笔、纸等，二为可重用的资源管理如：手提电脑、光盘、磁盘等。系统对于这两大类办公用品的管理除了都实现出库、入库、查询、统计、打印报表及库存预警等功能以外，针对不同类型的办公用品将会在功能上有所侧重，以方便用户的使用，部分办公物品的领用可以通过流程审批，只有通过相关领导审批才能够领用（审批流程可由公司的流程自定义工具完成）。

• 管理功能

1．入库登记：记录物品的入库情况，包括物品名称、特性、购买日期、购买地点、保修期等情况，入库时对物品进行分类；

2．领用登记：记录工作人员日常用品的领用，并填写处室、日期、领用人、领用物品等相关信息；

3．领用查询：查询某一件物品的领用情况，可以是领用人、领用日期、领用部门等各种方式的组合进行查询；

4．领用统计：可以统计某段时间内、某一类物品、某一部门的领用情况，并生成报表。

物品的领用统计（示例）：

物品名称	型号	购买日期	领用部门	领用日期	备注
激光打印机	Epson888	2001．7	XXX	2002．10．8	已过维修期
笔	派克	2003．10	XXX	2003．11．2

【3.5.5】请休假管理

1、请休假类别

省XX厅按相关规定有一定的假期，请休假是指法定假日以外的假，这些假基本分为休假、病假、事假三类。休假指探亲假、工龄假、妇女生育假、婚假、丧假等；病假是指因病请假。

2、请休假流程

请假的申请审批流程可以通过办公系统流程来完成流转审批。申请者根据请假的性质和类别在进行请假申请，并填写相关信息，如：请假原因、请假时间、请假后的联系方法，并发送给相关部门进行审批，系统会自动送交下一个审批人，审批的结果最后反馈到申请人。

【3.5.6】调查测评管理

随着XX厅管理方式的规范化、民主化，需要对一些事项处理以问卷调查、投票的方式进行，以征求相关人员对该事项的意见及看法。实现起草、审批、发布等功能，并能够对投票结果进行自动统计，以图表（饼状图、立体图以及条状图）等方式输出。

• 新建议题—— 根据需要新建一个投票表决议题，可以对该议题进行说明，并可添加相关附件，选取投票的人员范围，是否匿名等；
• 议题审批—— 把草拟好的议题发给相关领导进行审批；
• 发布议题—— 对于通过领导审批的议题自动发送到相关人员，以进行投票表决；
• 统计—— 对于投票结果进行自动统计，并以图表的方式显示出来。

投票表决结果示例如下：

【3.7】个人事物子系统

在XX省XX厅的办公自动化系统中，个人事物的办理也是很重要的一部分，该子系统主要是为个人日常工作提供方便而设定，提供给每个用户用于个人事务处理的功能，包括电子邮件、个人信息管理、日程安排、通讯录、记事本、在线视听、在线帮助。

【3.7.1】电子邮件

在应用支撑平台的建设中，已经包含了一套邮件系统，在办公系统的建设中，主要是把界面集成进来。另外，OA系统提供一个含收件箱、发件箱、已发邮件箱等基本功能的内部邮件系统，完成邮件的中转和发送过程。

用户可以在登录办公自动化系统后，在办公自动化系统中收发外部、内部邮件，以便进行文件和信息的交换。

内部邮件操作界面

【3.7.2】个人信息管理

在此模块可以记录一些个人常用的信息，便于工作中直接利用。如：自己爱看的图书、学习使用的技术文档、非常关注的时事报道、历史事务信息等，自己可以建立不同的类和组，同时提供对个人信息进行查询、检索、打印等。

【3.7.3】日程安排

此模块主要是用户对个人的日程进行安排，系统提供提示与自动存档的功能，系统将根据XX厅的办公习惯提供直观的日历格式视图。

实现功能：

1. 1. 1. 授权的情况下按天、周、月等日历格式安排自己的日程；
      2. 在别人授权范围之内，相关工作人员可以查询到其他同事日程安排情况，具有强大搜索功能，在海量信息中能很快找出自己所需的信息；
      3. 在日程安排日期到来之前，系统将根据预先设定好的时间会自动提醒相关人员，系统提供手机短信、弹出提示单、音乐等多种提醒方法来选择；
      4. 对于已经处理过或过期的日程安排，系统将自动存入工作日志中；
      5. 由于领导的日程的通常由专人安排（如：办公室人员或秘书），系统可以根据工作要求，把领导日程安排的权限开发给相关人员，以便安排工作，并能让领导进行确定。

日程安排界面示意（实际界面将于XX厅同事共同确定）：

【3.7.4】通讯录

主要是方便用户查询XX厅单位单位（直属单位）、XX系统或其他相关单位及个人的联系电话及地址。通讯录的类型可分为XX厅通讯录（含直属单位通讯录）、XX系统（下属单位）通讯录、其他相关单位通讯录和个人通讯录四种，提供查询、打印等功能，对于通讯录的所有操作都与权限相适应：

• 通讯录类型

1．XX厅通讯录：记录着XX厅所有处室及直属企事业单位的联系电话和地址，有专人负责、统一管理，所有人员都根据权限查阅；

2．XX系统(下属单位)通讯录：记录XX系统内部的一些单位的联系电话和地址，有专人负责、统一管理，所有人员都根据权限查阅,如:XX部、各地市XX局、其他省市XX系统单位；

3．相关单位通讯录：记录与我们日常工作时可能会与之打交道的一些单位的联系电话和地址，有专人负责、统一管理，所有人员都根据权限查阅,如:省委省政府、省人大、纪检部门、财政部门等；

4．个人通讯录：是指用户私人的电话号码本，如：朋友、同学的通讯信息，查询权限只对用户本人开放，由用户自己来管理、维护。

• 通讯录功能

1．增加／删改：系统可以很方便的增加／删改一个通讯录卡片，输入相关的信息，并自动添加增加／删除，在增加时可以选择所属通讯录的类别；

2．查询：查询是通讯录使用比较频繁的一个功能，提供各种字段的查询方式或采用组合查询，如：按照姓氏、按照部门、按照职位等方式。；

3．打印：对各类通讯录进行打印。

【3.7.5】记事本

省XX厅领导和同事在日常工作中经常有一些重要或经常性的工作需要处理，而由于工作的繁忙不可避免会有所遗忘。该模块可将一些重要的事情写在记事本中。

可记录的信息可以是多种多样的，如：重要公文（如无法进入办公系统的密件）、重要接待任务以及一些私人事务。

本模块中可以进行查询、新增和删除等，支持分类管理。

【3.7.6】在线视听

采用流媒体格式实现在线收听音乐、在线收看视频。提供多种搜索方式，支持多种媒体文件格式、支持多种文件上传方式。由专门的角色进行管理。

【3.7.7】在线帮助

针对《XX省XX厅办公自动化系统》中相关功能都提供在线学习的文档，每个功能都有在线帮助功能，遇到困难，随时学习，随时解决，同时还可以利用在线交流，从管理员那里取得帮助。