办公技能——如何写好会议纪要，提升职业素养

一、什么是会议纪要

        会议纪要是一种记载、反映会议情况和议定事项的纪实性公文，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具。

        会议纪要可以多向行文：向上级机关汇报会议情况，以便得到上级机关对工作的指导；向同级机关通报会议情况，以便得到同级机关的支持配合；向下级机关传达会议精神，以便统一认识，贯彻执行。

二、会议纪要的内容结构

（一）标题

        （1）“会议名称＋纪要”，如《全国农村工作会议纪要》等。这类标题最为常见。

        （2）“正标题＋副标题”，正标题提出问题或揭示会议主旨，副标题多为“会议名称＋纪要”。

        如《加强未成年人思想道德教育是家庭、学校和社会的共同责任——xx市xx区教育工作研讨会纪要》。这种标题常见于报刊发表的会议纪要。

        （3）“发文机关名称＋议题＋纪要”，如《国务院关于加强土地市场管理工作会议纪要》。

（二）正文

        （1）开头：主要用于概述会议的基本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议程和主要成果等，然后用“现将会议主要精神纪要如下”或“现将这次会议研讨的几个问题纪要如下”等过渡句转入下文，文字一般都比较简练。

        常见的写法有两种：

        一是列项式，即将会议名称、时间、地点等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。这种写法多用于办公会议纪要。

        二是概述式，即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述，使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解。

        （2）主体：一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施办法等。

        ①条款法，就是把会议议定的事项用条款方式加以简要说明，分别冠以一二三四的标号，一条写一个事项。这样表述简明扼要，适用于部署工作的会议或办公会议，也适用于工作协调会等。

        ②综述法，就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分集中谈一个方面的问题，较复杂的工作会议或经验交流会议的纪要多采用这种写法。

        ③归类法，有些工作会议涉及内容较广，讨论的问题较多，这就要求按讨论问题的性质或议定事项的不同分类进行整理，分别列出序号、标题来叙述，每个标题下面视内容多少，或分段或分条来写。

        ④摘记法，就是按会议发言顺序记录每个人的发言要点，根据各人提出问题的不同角度，整理成几个问题，并署上发言人姓名、职务，有时还要加上小标题。

        （3）结尾：有的向有关单位和人员提出为实现会议目标和任务而奋斗的号召或希望；有的就会议议定的有关问题，向上级有关部门提出意见建议；有的向有关单位和人员提出贯彻落实的具体要求；有的则对会议意义和收获进行评价等。

（三）文尾

        会议纪要一般也有文尾，与其他文件类同，主要是会议纪要的印发机关、成文日期、发送单位等内容。

三、会议纪要的种类

（一）决议性会议纪要：主要记载和反映会议作出的重要决策事项，常用于各级领导机关的办公会，如省长办公会议、市（县）长办公会议等。

（二）协议性会议纪要：主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议等情况，常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会等。

（三）研讨性会议纪要：主要记载和反映经验交流会议、各种专业会议或学术性会议的研讨情况，主要用于职能部门或学术研究机构召开的专业会议、学术研讨会议等。

四、会议纪要的写作特点

（一）真实准确：真实准确地反映会议的情况和精神，需认真地进行会议记录，详尽地了解会议情况，做好各项基础性工作。

（二）精练概括：精练概括与详尽细致，是会议纪要与会议记录最重要的区别。语言文字简练准确、朴实无华、通俗明白，也是精练概括的应有之义。

（三）要点突出：会议纪要就是记叙会议的中心内容和讨论研究的要点。凡与此联系密切的问题，都应尽力写充分；反之就要少写或不写。

（四）取舍适当：凡符合会议宗旨的多数人的一致意见，会议纪要都应集中反映；对少数人的意见，如果是正确的，也要予以反映；如果讨论中意见确有分歧，难以取得统一，一般不应写入纪要，但研讨性会议纪要除外。

        集中会议讨论的意见，还要特别留意会议主持人发表的意见，特别是他（她）的总结性发言和结论性意见，并在纪要中充分体现。

五、扩展延伸

        实践证明，“163法则”是符合中国国情的本土化科学思维工具，必将是中国人未来工作、生活、管理的普世价值法则。

        一个中心：会议纪要是党政军机关、社会团体和企事业单位经常使用的一种公文。

        六项内容：会议纪要的定义、会议纪要的种类、会议纪要的内容、会议纪要的方法、会议纪要的要点、会议纪要的总结。

        三层分类：决议性会议纪要、协议性会议纪要、研讨性会议纪要。

六、纪要的心得

（1）会议纪要不是事无巨细，重点要落在续行动，是一份行动计划。

（2）凡开会，必有纪要。只有纪要才能确认我们究竟是否达成了共识。

（3）一份有用的会议纪要，除时间地点人员等基本格式，最重要的是三要素：结论、责任人和跟进点。如果有未能达成共识的事项，要明确列出“未决问题”。

（4）会议纪要必须是清单体：符合mece法则，每一条内容都彼此独立、逻辑平行。每一条纪要的基本元素是一样的：如有待办，必须写明要做什么事，谁负责，何时完成，达到什么效果。

（5）确认或跟进事项：发邮件时标题务必写“请确认你负责的第几项事项”。

七、样例

                                                                        会议纪要

主要议题：主要议题（宋体四号）
会议时间：XXXX年XX月XX日XX:XX-XX:XX（24小时制）
会议地点：商业集团XXX
出席人员：A公司：XXX，XXX

                  B公司：XXX，XXX
记录人：XXX
会议内容(宋体四号加粗)
        一、    双方互相寒暄（标题宋体四号加粗）
        二、    XXX对XX公司进行介绍
                   XX公司成立于1997年，资本金XX万元，主要经营领域为……(正文为宋体五号)
        三、    会议总结    
        主送：XXX，XXX
        抄送：项目组