一封邮件, 就能看出你是不是足够专业

虽然当下用微信沟通非常方便,但工作中得体使用邮件,仍会给人职业、严谨的感觉。

很多时候,你和客户、供应商没有见面的机会,邮件是你塑造个人形象的唯一渠道。邮件即礼仪,如何写好一份专业、得体的商务邮件?这篇清单,助你在细节上脱颖而出。

1. 商务邮件,用公司域名的邮箱发。用免费邮箱发送,会给人一种不够专业的感觉。同理,自己的名片上不要印免费邮箱。

2. 邮件礼仪的第二步,是用真名,最好能让收件人一眼看出你的单位。比如我,可以用“刘润”或者“润米咨询-刘润”。个性化、诗意化、尤其是二次元的名字,可以用在QQ签名上,但不要用在商务邮件里。

3. 总结性的标题。邮件标题和发件人姓名是收件人最先看到的两样东西,一定要体现价值。可以用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。“你好”“来自xx公司”“报价方案”,都不是一个好标题。“请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,言简意赅,就好得多。

4. 简单大方的格式。商务邮件,尽量少用不同颜色和大小的字体,更不要用背景图和背景音乐。真正的邮件高手,整篇邮件内容,都是一个颜色,一样大小,一种字体。具体问题,可以用三种方式解决:分段,负责阅读逻辑;缩进,负责层次关系;加粗,负责突出重点。一句话,格式让位于内容。

5. 合适的称呼或者问候语。外国人喜欢称呼对方“Dear xx”,你可以说“尊敬的张总”;外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说“见信好”。未曾谋面的人,不要直呼其名,更要注意别弄错性别。

6. 逻辑清晰的正文。邮件正文一定要分段,每段只讲一件事;每段的首句,是整段概括。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚,不用101个。同样,为了对方的阅读体验,能用文字就不要用图片。图片加载慢,而且不能检索,隔段时间再找会很麻烦。

7. 总结性的结尾。结尾部分总结邮件内容,强调需要对方跟进的事情,态度一定要诚恳。比如,“恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。”然后,加上祝福语,比如,“祝:商祺”;亲密一些的,“祝:春安”;再亲密一些的,“祝:家人都好”。最后,署上名字。

8. 附件。有附件时不要撂下一句“请看附件”就完事儿,最好在正文里对附件的内容和结论进行简单概述。分享一个经验:如果附件是表格,自己调整好格式、页边距,方便对方打印。

9. 细心检查是否有误。按下“发送”键之前,再通读几遍邮件内容。检查是否有错别字,标题、称呼是否有误,附件能否正确显示。确认无误后,再发送。

10. 良好的回信习惯。收到邮件要尽快回复,如果实在有事无法第一时间回复,也最好发一封“来信已收到,会尽快回复。祝好”的邮件告知对方。休假时,提前设置好自动回复。

11. 善用回信的高级功能。比如,抄送、密送、回复、全部回复等功能。该给谁看,不给谁看,这些回信的专业方式,代表你的职业化程度。

12. 如果邮件来来回回,甚至讨论的主题已经发生变动,最好修改邮件主题,或重新发一封新邮件,而不是文不对题的继续“盖楼”。

身处这个复杂的商业世界,只有洞悉其背后的规则和“套路”,才能做到一击致胜。

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