小明的任务

在讲解情境领导模型时，申时义老师一再提醒我们，诊断追随者的准备度并进而匹配最佳适宜领导风格，其前提是针对具体任务而言的。

对于工作计划，专家推荐我们要PDCA；对于具体任务，专家推荐我们要SMART。

今天，分享关于任务的故事，期望能与你共鸣。

1 10分钟任务

       小明刚加入了一家公司，担任助理职务，主要工作是完成老板交代的日常任务。
       这天，老板王总电话叫小明到办公室。
       王总：“把这份文档扫描给我。”
       小明看了一下王总桌上的一页A4纸。回答道：“好的，10分钟后我发给您”。
       小明把资料拿到工位上，打开手机上的专业扫描软件App，拍照、调整位置、确认效果，然后导出图片，命名为“2018-03-01-XX资料.jpg”。然后微信上发给了王总，同时邮件也发送了一次。
       小明敲门进入王总办公室，把纸档资料归还王总，告知王总已经微信、邮件发送了图片。
       王总查看了微信的图片，说道：“不错，文件名命名的好。”
       小明走出办公室，看了下手机，刚好10分钟。

这个任务的小故事中，可以分析得到任务的一些任务的关键属性：

• 责任人：小明

• 任务名称：数字化文档

• 任务描述：扫描一页A4纸，发给王总

• 实际工作量：10人*分钟（工作量单位为：人*时间）

• 交付件：电子图片文档

• 审核人：王总

• 任务评价结果：满意

一个10分钟的简单任务，马上做就完了。

2  3小时任务

       小明继续在公司工作，完成老板交代的日常任务。
       这天，王总电话叫小明到办公室。
       王总：“把这推文档扫描给我。”
       小明看了一下王总桌上的几沓手工装订的的A4纸，合起来有1寸厚。问道：“王总，我有几个问题确认一下：您最迟准备什么时候要？”
       王总：“最迟周末要。”
       小明：“您能告诉我，这个电子文档的用途，谁使用吗？”
       王总：“这是国外朋友发给我的优秀公司学习资料，我觉得非常棒，要发给我们分公司的赵总、钱总、孙总、李总一起学习下。”
       小明：“这份文档估计有200页，扫描后是转成一个PDF格式；因为扫描的文档会比较大，我放到云盘，把密码告诉您，这样您可以修改密码后，其他领导都可以凭密码下载。密码可以修改、云盘上的资料可以随时删除，您看怎样？”
       王总：“这样查看和下载都方便，就这样做。”
       小明：“这个任务估计要做3小时，但是我等下还要协助张总，接待客户公司的李总，并做会议纪要。今天可能只能做一部分，今天周三，距离周末还有2天，这个任务我会在明天下午5时提交给您。您看怎样？”
       王总：“可以。”

       小明抱着资料走到工位上，在日历中记录下这个任务。周四下午2时开始了任务，花了1小时扫描了文档，1小时调整图片、做成PDF文档，命名为“2018-04-01-XX资料.pdf”，20分钟做了文档的目录书签，10分钟检查验证，5分钟上传云盘，检查下载文件大小一致，打开正常。
       小明感觉很满意，5时，小明敲门进入王总办公室，把纸档资料归还王总，告知王总，云盘地址和密码，发到了他的微信上。
       王总打开网页，下载文档查看了2分钟，还问了修改密码、删除怎么操作，说道：“不错，云盘存放资料，在家里也能下载。”

这个任务的小故事中，可以分析得到和任务1类似的关键属性：

• 责任人：小明

• 任务名称：数字化文档

• 任务描述：扫描200页A4纸，制作成一本PDF文档，存放云盘，把网址/密码发给王总

• 实际工作量：3人时

• 交付件：电子PDF文档

• 审核人：王总

• 任务评价结果：满意

另外，还多了一些其他属性：

• 沟通反馈：确认任务的deadline、交付件标准、检查方式，沟通执行计划（关于沟通反馈，请阅读峻茂管理学院罗晶晶老师的文章“及时反馈汇报，利己利人”）

• 估计工作量：3人时

• 计划开始、完成日期：周三、周四

• 计划工期：2天（每天不是所有时间全职投入这个任务）

• 实际工期：1天

• 实际开始、完成日期：周四、周四

• 工作执行记录：1小时扫描文档，1小时把图片做成PDF文档，20分钟做文档目录书签，10分钟文档检查验证，5分钟上传云盘检查验证

• 自评结果：很满意

内容多(一个直接维度就是执行时间长)、且执行多个任务时，有必要确认清楚交付件、执行计划。因为不达标的损失大。

3 一天的任务

       小明继续在公司工作，完成老板交代的日常任务。
       这天，王总电话叫小明到办公室。
       王总：“我上周去参加几场咨询沟通会议，我觉得公司有的问题很严重，带回了一堆优秀案例的参考资料，我要在内部马上做一次学习培训。把这推文档和书中有标签的页面，扫描成电子档，每份文档做成一个PDF，这几本书中的标签做成图片放在PPT上，图片清晰度要高，云盘发给我。事情比较急，今天发给我，今天周五做不完就加加班。”
       小明，看了一下王总桌上的六沓手工装订的厚达五寸的A4纸，纸上还压着几本书，书中贴了若干标签。答道：“好的，没问题。现在是10点，我马上找小华，今天晚上8点前我会发给您。”

       小明抱着资料走到工位上，马上找到小华，说明情况，俩人就找到扫描仪开始干起来。
       两人合作，只花了30分钟就扫描完一本纸档，小明熟练地导出图片，到电脑上制作pdf，小华继续扫描。
       小明制作pdf时，发现扫描的图片越来越模糊。小明找到小华，查看扫描图片效果，发现确实模糊。调整了扫描仪的分辨率、对比度等参数，扫描其他测试文档，仍然比较模糊。小明判断是扫描仪老化了。
       小明平时了解到，公司只有一台扫描仪；用手机APP拍照扫描，处理几页纸还ok，批量一致性保证不了。决定和小华去附近的复印店。小明微信上和王总反馈了情况：“王总，公司扫描仪老化了，扫描图片不清晰，我现在去外面复印店重新扫描，会产生费用，扫描1000页，费用估计在300~500元。”
       王总回道：“ok”

       小明和小华抱着资料来到复印店，眼看到了12点，提出扫描的质量和时间要求，要店长多派人手来扫描。
       店长答复：“我们有一台自动进纸扫描仪，A4纸扫描很快的，一分钟能扫10页，你这里估计1000页，一个半小时搞定。我们有电脑有WIFI，你们可以在这里做PDF，传手机云盘都可以。书的图片扫描清晰度是个问题，你图片源头很小，再高的扫描分辨率都没用。”
       自动进纸扫描仪的每扫描一张，就自动上传到电脑的指定文件夹中，小明检查了分辨率没问题。不用手工参与，自动进纸扫描仪的速度，果然飞快，不到10分钟，就扫描完一本纸档。
       书中图片的扫描效果，确实如店长所说，分辨率不高，而且还包含纸张背面投过来的内容。

       小明吩咐小华开始做PDF，自己去附近快餐店给小华订餐，同时想想怎么解决书中图片清晰问题：表格问题不大，实在不行就自己绘制，最麻烦的图片，网上图片多，但基本也是扫描进去的。
       排队领餐的时刻，小明习惯性打开电子书看起来，突然发现电子书中也有图片插入，而且可以点击放大，清晰度高，没有背景。
       小明快速回到复印店，找到王总提供的书籍，在当当、京东上搜索，发现这些书都有电子版。小明打开一本，在试读内容中，小明看到几幅图片和纸板书一样，电子书的图片下载后，清晰度在手机中也不错。这些电子书只是纸板书价格的一半或三分之一，有一本还打了特价1.99。
       小明给王总发了微信：“书中的图片扫描不清楚、而且有背面投过来的内容，不适合做高端图片。这些书有电子书，电子书的图片还可以，达不到高清，但这是我想到的最好方法了，全部购买电子书需要88.8元。是否购买采用电子书中图片？”。微信中还发了两个对比图，一个扫描的，一个电子书中下载的。
       王总回复：“ok”

       小明用公司账号登录，买了全部五本电子书，找到对应标签页，开始下载书中的图片。
       匆忙用餐完毕，小明看了一下时间，到了下午2点，此时A4纸面扫描已经完成，小华已做完两本纸档的PDF。小明检查了文档，小华做的不错，扫描档内容排布整齐、有目录书签、还细心地插入了“第X页/共Y页”页码。
       小明分工，小华继续完成剩余PDF；小明完成PPT的制作。
       小明插入图片到公司PPT模板后，98张图片，主要调整图片的大小和位置，图片的一致性，书的作者已经考虑的很好了，无需考虑。
       下午4时半，小明和小华都完成了。两人花了20分钟，交叉检查了各自的PDF文档和PPT，调整了几处微小差异，上传到了云盘，删掉并清空了复印店电脑的原始档。
       开具了发票，店长优惠打了八折，花费400元。临走时店长塞了几张名片，嘱咐这种专业事找他就行，保证做得又快又好。

       回到公司，小明整理了一下任务资料，觉得运气还不错，借助复印店把任务完成了。5时，小明敲门进入王总办公室，把纸档资料归还王总，告知王总，云盘地址和密码，以及花费的费用，发到了他的微信上，。
       王总打开网页，下载文档，看看了PDF和PPT，说道：“不错，专业人做专业事，省钱有省时，下次这种内容多的扫描、复印，你直接去找复印店做就行了。你把公司的购书账号密码也给我一下，我抽空也看看这些电子书，纸板书带着有时忘记带。”

这个任务的小故事中，可以分析得到和任务1、任务2类似的关键属性：

• 责任人：小明

• 任务名称：数字化文档

• 任务描述：扫描约1000页A4纸，制作成一本PDF文档；获取5本书中98张图片，制作PPT；存放云盘，把网址/密码发给王总

• 实际工作量：14人时（7小时*2人）

• 交付件：电子PDF文档，电子PPT文档

• 审核人：王总

• 任务评价结果：满意

• 沟通反馈：复印机老化时的问题、解决方案的说明和确认；书中图片复印的问题、电子书购买的说明和确认

• 估计工作量：18小时（7小时*2人）

• 计划开始、完成时间：周五、周五

• 计划工期：1天

• 实际工期：1天

• 实际开始、完成时间：周五、周五

• 工作执行记录：复印机效果差，浪费50分钟；找外部打印店，有自动进纸扫描仪，扫描时间充足；书中图片，网络搜图、复印效果差；购买电子书，使用书中的数字图片；产生费用488.8元

• 自评结果：一般（书中插图没有高清）

另外，还多了一些其他属性：

• 参与人：小华

• 经验总结：分派任务时，交付件及标准明确；电子书购买实惠，优选购买；内容多的复印扫描，优选找复印店做

复杂任务，最终的交付件、时间必须明确；执行过程可能有风险、问题，及时反馈，并找到解决方案审核人决策。

4 PDCA & SMART

三个关于完成任务的小故事，基本包含了任务的关键属性。一个简单原则是：时间越长，越需要计划；内容越复杂，最终交付件内容和标准越要明确。

任务的关键属性，按PDCA/SMART，简单整理成矩阵，如下所示，供有缘人参考：

5 小结

道德经有云：

天下难事，必作于易；天下大事，必作于细。

生活中日常行为可率性而为，只要不影响恶心其他人；工作中每个任务则要专业职业，因为必须对外贡献。