过程改进漫漫谈之模版的三部分

日前，一位朋友向我诉苦说对方公司的模板总是用不好，很多人填写的不正确，不得不每次进行纠正，好奇之下，我像朋友要了对方所说的模板相关文件，朋友仅仅发了一份详细设计说明书的模板，再无它物，我草草看了一下后只好说：“你们的模板用不好是有情可原的，给我我也用不好啊”，对方问：“为什么呢？”，我说：“这是因为你们在定义模板的时候，没有考虑全模板的三部分啊”，模板不就是模板吗？什么是模板的三部分呢？且听在下慢慢道来。

 

【模板】

首先，当然是模板本身。通常来说模板本身可以通过直接复制就能应用到新项目中，没有很多不必要的信息，这通常是最新创建的部分，在创建模板的过程中建议大家采用这样的步骤：

1、让模板的使用者和相关方，如详细设计模板的使用者为详细设计人员，相关方为编码人员和概要设计人员，聚集在一起，以头脑风暴的形式讨论模板应传达什么信息，这就是 沟通决定内容。

2、然后对产生的内容进行分析和讨论，去除不必要的，对同类内容进行整理和合并，在此基础上做适当的补充，并生成合理的模板，这就是 内容决定格式。

3、参照一些标准模板，如国际标准、国家标准进行相关的调整。

 

【指南】

当模板确定以后，还需要为其编写相应的写作指南，如果缺乏相应的写作指南，就会导致模板在实际应用过程中产生理解、使用偏差。

对于一个好的写作指南来说，重点在于能够让使用模板的人清楚什么时候写、为什么写、写什么、怎么写，包括3个方面的内容：

1、理由：说明该小节为什么需要写，什么时机写。如项目周报模板为了让高级管理者了解项目情况而写，每周最后一个工作日写。

2、内容：也就是明确的指出应该写什么内容，帮助模板使用者更好的收集、整理相关的信息。如项目周报中本周完成任务一节中应填写本周进行的所有任务。

3、工具：说明一些帮助模板使用者更好的完成任务的工具、分类、提示信息等。如说明某个图应该用VISIO画等。

 

【示例】

最后，我们还应该提供示例，毕竟有了模板和指南还是比较空洞的，我们需要提供更丰满的东西供模板使用者参考借鉴。需要注意的是，示例不应当是虚构的，而应该是真实的，对于示例，建议用一下两种方式：

1、完整版示例：一开始可以根据之前项目的信息整理出真实的完整的示例，这种示例能够帮助模板使用中建立全局观，了解模板信息组织的方法。

2、局部版示例：对于无法在最开始提供完整版示例的组织，可以先提供局部版的示例，随着模板的不断使用，不断的收集局部的好的案例补充到模板示例中去，为模板使用者在填写每个小节时提供参考和范例。

 

指南和示例往往是很多组织中忽视的地方，须知他们是模板的重要组成部分，帮助模板更好的被使用的重要工具。