为什么您公司的工作周报制度，形同虚设？

据调查，高达78%的公司都在执行工作周报制度，但大部分管理者反映：这项制度似乎并没有取得预期的效果。针对这个问题，笔者结合自己公司这项制度的演化做了一些思考。
   首先，我们需要了解为什么很多企业都要求员工写工作周报、开周会？不外乎三个原因：
第一：通过工作周报、周会，检查员工的工作饱和度。
   对管理者来说，了解下属的工作饱和度是一个很重要的事情。以周为单位进行工作计划与回顾，管控的粒度比天要宽，比月更细。从管理者的时间分配上来说，是最优化的。通过周报，组织者可以确认每个员工的工作负荷是否合理。用“土老板”的话说：公司花钱购买的其实就是员工每天那8小时的工作时间，我不能让你闲着……
第二：通过工作周报、周会，对实际的工作进展和计划对比，了解执行中的问题。
    现在工作内容越来越错综复杂，公司制定的计划往往和现实的进展不符，管理者需要及时知道工作执行的进展问题，以确保事情进展顺利。
第三：通过写周计划、周总结，持续改善和提高员工的素质
    不可否认，做出一个靠谱的计划并认真执行是那些优秀人才都具备的一种能力。但在现实里，大部分员工都懒于主动思考工作，所以管理者要求员工写工作周计划、周总结，变向的强迫员工完成这个过程。
但为什么这项制度在具体落实执行的时候就走样了呢？笔者认为是工具和形式的问题。以我们公司为例：
最初一开始，我们是通过开周会，来落实这项制度的。我们团队8个人，每周五下午5点开周例会，计划1小时完成。流程是：每个人花费3分钟汇报上周做了什么，遇到了什么问题，下周计划做什么。但执行了一段时间后，我发现有通过“周会”这种工具来管理有2个弊端：
一是口说无凭，不利于工作追踪。每次员工讲完下周计划，你无法记下来。而大家可能也是临时上会时随便想了几件事情，就汇报了。
二是时间成本比较高。公司有的人讲话啰里啰嗦（往往越是绩效差的人，汇报工作时间越长），原计划3分钟，但可能一讲10分钟，导致会议经常超时。这种高昂的时间成本，转化为金钱：假如每个人平均时薪是80元，8个人开2小时的会就花掉了1280元的人力成本。随着公司规模扩展到20人时，公司的周例会的效果就名存实亡了。
发现开周例会的这些弊端后，我决定让团队的人每周把周计划写下来。参考了很多网上的周计划模板，我们自己也做了一个，如下图所示：


但按照这种方式实行了一段时间后，又遇到了新的问题：员工填写计划周报比较及时，但管理者的评阅反馈很麻烦。你可以想象一下：我们团队20个人，如果我想知道团队成员的工作计划，需要打开20封邮件20份excel表格才能知道，如果给他们评论，就更麻烦了。但我要是只看个别人的，一段时间后就发现，团队认真对待这件事情的重视程度就大大降低了。用excel写工作计划的另一个问题是，往往员工写完计划发给我就再也不看了，直到周五要写工作周报时才会再打开，而不是每天都去对照周计划检视自己的工作。
经过近两年的实践，我认为要想真正解决团队工作周报制度形同虚设的问题，必须通过简单好用的生产力软件，这款软件必须具备简单明了、调整计划快速方便、手机上能查看等特点。顺着这个思路，找了很多款软件，都不满足……直到找到“日事清”这款软件。它采用通过看板的方式管理工作计划。所谓看板，可以理解为公司里面的白板。用看板管理工作计划的最大好处是：工作可视化，调整方便。如下图所示：


这种管理工作计划的思路，反馈到软件上，如下图所示：


通过软件，管理者可以一目了然每个人当前在做哪些任务，任务的计划结束时间如何，当前进展如何。日事清还有一个创新是：工作计划可以自动分解到日程，团队做完工作计划后，会自动将任务分解到每个人的日程里，完成日程后又会将工作的结果自动反馈给任务的下发者。
在互联网发展如火如荼的今天，工作周报的制度也需要借助互联网升级。以往企业要求写工作周报，更多是站在管理者自己的角度来考虑如何将公司管控起来，对于基层员工来讲，写工作周报并没有真的帮助他们提高生产力。但通过新一代的工作计划与任务管理软件日事清，这项古老的管理制度，会焕发新的一春！