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如何管理应收帐款

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如何管理应收帐款
        面对日益激烈的市场竞争,安全、有效的管理应收帐款是企业在发展过程中必须具备的条件。本文从四个角度出发,和大家一起讨论在日常销售过程中如何管理应收帐款。
   销售、财务的监管
  一、 在销售合同中明确各项条款
  在与经销商签订销售合同时,要注意以下事项,以避免日后处理应收帐款时与经销商产生分歧而带来经营风险:
  1、 明确各项交易条件,如:价格、付款方式、付款日期、运输情况等;
  2、 明确双方的权利和违约责任;
  3、 确定合同期限,合同结束后视情况再行签订;
  4、 加盖经销商的合同专用章(避免个体行为的私章或签字);
  二、 定期的财务对帐
  财务要形成定期的对帐制度,每隔三个月或半年就必须同经销商核对一次帐目,以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差,厂家要尤为重视:
  1、 产品结构为多品种、多规格;
  2、 产品的回款期限不同,或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同;
  3、 产品出现平调、退货、换货时;
  4、 经销商不能够按单对单(销售单据或发票)回款;
  5、 要主动拒绝用货款垫支其它款项(客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等);
  以上情况会给应收帐款的管理带来困难,因此要制订一套规范的、定期的对帐制度,避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆、死帐现象,同时对帐之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺。
  三、 对产品铺货率的正确理解
  如果产品铺货率提高,会增加销售机会(提高了消费者的购买便利性),但应收帐款和经营风险也同时增加;如果降低铺货率,经营风险虽然降低了,但达不到规模销售的目标。所以正确、合理的解决产品铺货率问题,对降低应收帐款,保证货款的安全性是有帮助的。因此我们建议在产品不同销售阶段、或根据产品不同的销售策略、或根据市场推广的强弱势而采取不同的产品铺货政策。
  四、 减少赊销、代销运作方式
  销售人员为了迅速占领市场,或为了完成销售目标而采取赊销、代销的运作模式。这种销售模式是经销商拖欠应收货款的土壤,并极易造成呆、死帐的出现。我们要制订相应的销售奖励政策,鼓励经销商采取购销、现款现货等方式合作,尽量减少赊销、代销的方式。
  五、 制定合理的激励政策
  我们在制定营销政策时,要将应收帐款的管理纳入对销售人员考核的项目之中,即个人利益不仅要和销售、回款业绩挂钩,也要和应收帐款的管理联系在一起,制订合理的应收帐款奖罚条例,使应收帐款处在合理、安全的范围之内。
  六、 建立信用评定、审核制度
  在实际工作中,真正能够做到现款现货的经销商很少,我们要建立信用评定、审核制度,对不同的经销商给予不同的信用额度和期限(一般为半年)。对经销商的信用管理要采取动态的管理办法,即每半年根据前期合作情况,对经销商的信用情况重新评定。
    经销商的监管
  一、 建立完善的经销商开户制度
  当厂家开拓新的市场或对目标市场进行细分时,对经销商选择时进行充分、科学的评估是必要的,这不仅为将来的销售寻找一个合作伙伴,同时也降低了日益激烈的市场竞争所带来的经营风险。当我们面对着“买方市场”这个实际情况时,这是一个事半功倍的工作。
  因此,合作前对经销商进行评估就显得尤为重要。评估的内容应包括:
  1、 经销商的资信状况;
  包括:企业发展状况、在行业中的口碑、历史交易记录、在销售通路中上、下游的评价等。
  2、 经销商的财务状况;
  包括:企业的性质、注册资金、资金来源、固定资产、流动资金、企业欠债情况、还债能力、经销商应收帐款等。
  3、 经销商的经营状况;
  包括:公司发展方向、负责人经营理念、主营销售渠道、是否有本行业的经验、是否有经销竞争产品、是否有代理畅销产品、销售队伍、销售规模、仓储、物流配送系统等。
  4、 负责人的个人资料;
  包括:社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等。
  二、 对已合作经销商的监管:
  1、 强化经销商的回款意识;
  经销商在处理应付帐款时,会根据以下的原则而选择先后支付顺序:
  a、 对经销商利润贡献的多少;
  b、 代理产品销售金额的多少
  c、 代理产品在经销商心目中的地位;
  d、 客情关系的维护程度;
  e、 厂家对货款管理的松、紧程度;
  要经常性地强化经销商的回款意识,将本公司的付款顺序排列在前面,成为经销商的第一付款顺序是我们的目标和努力方向。
  2、 控制发货以减少应收帐款;
  按照经销商实际的经营情况,采用“多批少量”的方法可以有效地控制应收帐款。根据个人以往经验,以每月发货1~2次为宜,即每次发货量为经销商15~30日的销售量。
  3、 适当的通路促销以减少应收帐款;
  根据20/80原则,对于20%这部分重点客户的应收帐款的管理,是应收款管理的重中之重。实行通路促销政策,可以有效地降低厂家的应收帐款。但此种方式应谨慎使用,不宜过濒(一年一次为宜)。同时建议:在年中以通路促销为条件、在年末以年终返利为条件促使重点大客户降低应收帐款。
  4、 建立经销商的库存管理制度;
  通过对经销商库存的动态管理(销售频率、销售数量、销售通路、覆盖区域等),及时了解经销商的经营状况,保证销售的正常运转,有效地控制应收帐款。
  三、 经销商发生欠款的危险信号:
  在日常经营、管理中,经销商出现的一些信息,对厂家货款的安全性是有警示作用的。如:
  1. 办公地点由高档向低档搬迁;
  2. 频繁转换管理层、业务人员,公司离职人员增加;
  3. 受到其他公司的法律诉讼;
  4. 公司财务人员经常性的回避;
  5. 付款比过去延迟;经常超出最后期限;
  6. 多次破坏付款承诺;
  7. 经常找不到公司负责人;
  8. 公司负责人发生意外;
  9. 公司决策层存在较严重的内部矛盾,未来发展方向不明确。
  10. 公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如:股票、期货等;
  11. 不正常的不回复电话;
  12. 开出大量的期票;
  13. 银行退票(理由:余款不足);
  14. 应收帐款过多,资金回笼困难;
  15. 转换银行过于频繁;
  16. 以低价抛售商品(低于供货商底价)
  17. 突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售能力);
  18. 发展过快(管理、经营不能同步发展);
  当经销商出现以上危险信息时,厂家采取果断、迅速的应变措施,可以降低应收帐款的回收风险。
    销售人员的监管
  一、 加强销售人员的原则性:
  在实际的销售管理过程中,我们会感觉到销售人员总是帮助经销商向厂家索要更多的利益。销售人员如何处理厂家与经销商的关系是一个重要的课题。我们经常听到:“厂家和经销商要达到共赢”,可是要真正做到这一点谈何容易。所以销售人员在同经销商维持良好的客情关系的同时,一定要加强他们的原则性,也就是销售人员的同情心和职业道德之间的关系,不折不扣的执行公司制定的销售政策(应收帐款管理)。
  二、 加强销售人员的回款意识:
  我们应该销售人员培养成良好的习惯:货款回收期限前一周,电话通知或拜访负责人,预知其结款日期;期限前三天确定结款日期,如自己不能如约应通知对方自己的某一位同事会前往处理,如对方不能如约应建议对方授权其他人跟进此款;在结款日一定按时前往拜访。
  1、 因为时间是欠款者的保护伞,时间越长,追收成功率越低:
  拖欠时间(月) 1   2   3   6   9   12  24
  成功率(%) 93  85  73  57  42  25  13
  2、 最后收款期限
  a、 客户拖欠之日数,不应超过回款期限的1/3;如超过,应马上采取行动追讨;
  b、 如期限是30天,最后收款期限不能超过40天;
  c、 如期限是60天,最后收款期限不能超过80天;
  d、 如果不马上追讨,相当于将回款的机会让给别的公司,同时本公司的经营风险就相应的提高。
  三、 加强销售人员终端管理、维护能力:
  建立一套行之有效的终端维护的管理办法,不仅可以降低经销商的经营风险,确保厂家货款的安全;同时也可以提升销售业绩,提高公司形象、产品形象在经销商中的地位,这对及时清欠应收帐款都是有益的。
  我们要记住:
  要确保厂方的销售回款,就要确保经销商的销售回款。
  要厂家的生意提高,就要确保经销商的生意。
  四、 提高销售人员追款技巧:
  销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的角色,在日常工作中要加强销售人员在这方面的培训:
  1. 运用常识;
  2. 追讨函件;
  3. 丰富、完善的客户资料档案;
  4. 让对方写下支付欠款的承诺函件,并加盖公章;
  5. 与负责人直接接触;
  6. 录音;
  7. 向警方求助;
  8. 谨慎从事;
  9. 丰富自己财务、银行等方面的知识。如:支票、电汇、汇票、承兑汇票、退票等。
  五、 零售终端经营不善的危险信号:
  在日常拜访中,检查零售终端的经营状况是终端代表重要工作之一,当终端出现下列状况时,我们就要特别的谨慎,应及时将此信息通报给经销商,避免经销商的经营损失:
  1. 正常的营运费用无法支付(如:房租、水电、工资);
  2. 商场负责人无正当理由的突然失踪;
  3. 商场业务人员的频繁更换;
  4. 商品大打折扣(低于供应商的底价);
  5. 频繁的有商家退出经营;
  6. 货架出现大量的空位;
  7. 大量使用礼品劵,抵供应商的货款;
  8. 大量的无法兑付的空头支票;
  9. 不正常的盘点;
  10. 商场没有人气;
    成功追收应付帐款
  一、 应收帐款的处理方法
  1. 销售资料(收货单据、发票等)是否齐备?内容是否准确无误?
  2. 准时给予文件;其实越早给经销商发票,货款回收可能越早,同时要确认经销商收到发票;
  3. 完善客户跟进制度:客户接触率与成功回收率是成正比的,越早与客户接触,与客户开诚布公的沟通,被拖欠的机会越低;
  4. 定期探访:如客户到期付款,应按时上门收款,或电话催收;即使是过期一天,也应马上追收,不 应有等待的心理;
  5. 建立形象:客户是需要教育的,一定要给予客户一个正确的观念:我们对所有欠款都是非常严肃的,是不能够容忍被拖欠的;
  6. 服务精神:认同及理解客户的困难和投诉,同时可以利用自身的优势帮助客户解决困难;
  7. 技巧训练:追收欠款是需要技巧的,如:电话技巧、上门拜访技巧;同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料;
  二、 已被拖欠款项的处理方法
  1. 文件:检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;
  2. 收集资料:要求客户提供拖欠款项的原因,并收集资料以证明其正确性;
 
  3. 追讨文件:建立帐款催收制度。根据情况发展的不同,建立三种不同程度的追讨文件――预告、警告、律师信,按情况及时发出;
 
  4. 最后期限:要求客户了解最后的期限以及其后果,让客户了解最后期限的含义;
  5. 行动升级:将欠款交予较高级的管理人员处理,将压力提升;
 
  6. 假起诉:成立公司内部的法律部,以法律部的名义发出追讨函件,警告容忍已经到最后期限;
  7. 调节:使用分期付款、罚息、停止数期等手段分期收回欠款;
  8. 要求协助:使用法律维护自己的利益。
  三、 对于呆/死帐的处理方法:
  1. 折让
  2. 收回货物
  3. 处理抵押品
  4. 寻求法律协助
  5. 诉讼保全

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