科技查新员是怎么完成报告的？有哪些遵循的准则！

可能每个查新员自己习惯的检索方式和思路有所差别，但是检索流程基本上都大差不差的。

查新员拿到报告后检索流程为：提炼主题-确定检索范围-选择检索工具-确定检索词-制定检索式-评价检索结果-调整检索策略-停止检索-获取检索结果。

以下为各流程详细内容，主要参考文献为国家标准《科技查新技术规范》GB/T 32003-2015

1、检索目的

检索目的是为了获取与查新项目的查新点密切相关的对比文献。

2、检索流程

2.1提炼主题

查新员应认真阅读查新项目的资料,了解查新项目的科学技术要点,仔细分析查新委托人提出的查新点,在明确委托人的检索要求的基础上,围绕查新项目的主题,依据查新点进行概念分析,从主题和查新点中提炼出最具代表性和指示性的检索概念,充分反映查新项目的主题内容。

2.2 确定检索范围

针对查新项目的技术主题,查新范围和查新目的,确定文献检索的专业范围、地城范围、时间范围语种以及文献类型等,以便于选择适当的检索工具。其中检索文献的时间范围应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据,一般应从查新委托之日起回溯检索15年以上。对于新兴学科、高新技术项目,回溯年限可酌情缩短;对于较成熟的技术和专利进行查新时,回溯年限应酌情延长。

2.3 选择检索工具

选择检索工具应遵循以下原则:

a)收录的专业范围能够满足检索需要；

b)收录的信息量、文献类型、时间范围、覆盖的地理范围、更新周期符合检索需求;基本索引及辅助索引提供的检索途径及检索功能符合检索需求;

c)基本索引及辅助索引提供的检索途径及检索功能符合检索需求;

d)描述信息的质量,包括对原文献的描述程度、标引深度、专指度符合检索需求;

e)必查数据库应涵盖期刊、会议论文、学位论文、科技成果、科技报告、专利等综合性数据库;

f)根据查新项目专业特点选择必要的专业数据库;

g)利用搜索引擎检索网络资源。

2.4 确定检索词

参考查新委托人提供的检索词,结合数据库的特点,充分利用已有的工具书(如词表、辞海、术语标准、词典、百科全书、手册、分类法等),将检索概念转化为数据库可以识别的具体检索词。检索词选择应注意以下事项:

a)尽量选择行业内惯用的专业术语、专指词或特定概念词;尽量选择数据库中的规范词:应广泛列举同义词、近义词、替代词、缩写词、相关词、上位词、下位词,并注意英美单词的不同拼写方式等。

b)中文检索词应注意切词;外文检索词应注意截词;2个以上单词组成的词组应注意使用位置算符;对于专有名词,注意采用固定短语和精确检索等方式。

c)应考虑检索词在数据库中所对应的字段以及在文献中的位置与深度。

d)对标引分类号的文献,可根据数据库所采用的分类法选择相应的分类号。检索国内非专利文献一般采用中图法分类号,检索专利文献可以选择相应的国际专利分类号和其他专利分类号。

2.5制定检索式

根据查新项目的技术主题和数据库要求，组配检索词,确定各个检索词之间合理的逻辑关系，构成正确的检索表达式。应根据每个查新点的内容从不同角度构造多个检索式,通常由严格到宽松,经反复试检、字词拆分更替、组配、字段调整确定最终检索式。编制检索式应当满足以下要求:

a)准确反映查新项目技术主题和与之相关的查新点;

b)适应所查数据库的索引体系和检索用词规则；

c)符合检索系统的功能及限制条件的规定。

2.6 评价检索结果

检索式确认后可以进人具体数据库实施检索。检索初步实施后,应当对检索结果的有效性进行初步评价:发现密切相关文献可确定本次检索有效;仅发现一般相关文献可确定本次检索部分有效,需进一步优化检索策略确认是否真的不存在密切相关文献;未发现相关文献一般需重新梳理检索过程。对于后两种情况,可以分别从关键词途径和分类号途径检索,然后对检索结果互相验证。

2.7 调整检索策略

当检索结果太多且相关度不高时,需缩小检索范围:增加限制的检索概念,使用逻辑“与”连接更多的检索词:使用位置或字段限制,使用短语检索,限制检索范围(如分类,时间、地域等);选用下位词等。当检索结果太少时,需扩大检索范围:去掉不重要的检索概念;补充同义词、近义词,选用上位词或其他相关词:去除已有的字段限制(如文献类型,出版年,、语种等)或位置限制:改变或增加检索途径,如使用分类检索:采用截词技术:新增检索的相关数据库等。

当检索结果为零时,应重新审查检索策略和检索词,搞清同类研究范围,调整检索词和检索式,尝试改变检索途径;延长检索年限和回溯期;利用搜索引擎及其他网络资源等进行补充检索;手工搜集刊物、专辑、汇编、简报等;检索扩大到上位概念领域或相关领域。

2.8 停止检索

检索过程中出现下列情形之一时,可以按照下述顺序决定是否停止检索:

a)找到一篇否定符合单一性原则的查新项目的全部查新点的对比文献;

b)找到两篇或者多篇与查新项目查新点相关的对比文献,所属领域的技术人员能够容易地把它们结合起来,认为它们清楚地公开了符合单一性原则的查新项目的全部查新点;

C)从委托人或公众提供的公开文献中发现了否定查新项目查新点的对比文献；

d)查新机构认为不可能找到密切相关的对比文献。

2.9 获取检索结果

剔除无关文献及重复文献,保留相关文献。保存所有相关文献的题录或摘要信息,数据输出格式应全面、规范。一般文献输出字段原则上应包括,题名,作者、机构、出处(年卷期页)关键词、摘要:专利文献输出字段应包括:专利名称、专利申请号、公开号或公告号、专利权人、发明人,专利申请日、公开日或公告日、国际专利分类号、专利摘要:网络新闻或技术报道输出字段应包括:网页题目、公司或作者、报道日期、网址或其他出处、内容摘要等。

从相关文献中选择对比文献。对比文献所属领域、解决的问题、解决方案,研究方法、主要技术特征和效果(包括技术指标,功能,功效,适用范围,推广程度等)与查新项目的查新点相同或相近,其内容是可比的。应从以下几个角度在相关文献中确定最合适的对比文献:

a)单篇能否定查新项目新颖性的文献；

b)单篇不能否定新颖性,但是相同主题特征数目最多的文献；

c)容易与其他文献结合覆盖查新点的文献。

选用的对比文献可以是一篇,也可以是数篇:所引用的内容可以是每篇对比文献的全部内容,也可以是其中的部分内容。对于密切相关文献原则上都应选用,但一般相关文献数量比较多时,应针对每个查新点,从不同的侧面各选数篇具有代表性的文献,一般情况可选1~3篇。

3、查新原则

3.1基本原则

a)文献依据原则：科技查新是以公开文献为依据判断查新项目的新颖性,不包括“使用公开”和“以其他方式公开”

b)公正原则：查新机构应当站在公正的立场上完成查新

c)客观原则:查新机构应当依据公开文献客观地完成查新。查新报告中的任何技术性描述、分析对比、结论,不包含任何个人偏见。

d) 独立原则:查新不受任何行政部门、社会团体、企事业单位、个人、查新委托人等的干预。

3.2单一性原则

一个查新项目应当限于一个主题,只有当多个主题有一个密不可分的特定技术特征时才被允许出现在同一查新项目中。

3.3 新颖性判断原则

a)单独对比原则

在判断查新项目新颖性时,应当将查新项目的各查新点分别与每一篇对比文献中公开的相关内容单独进行比较,不得将其与几篇对比文献公开的相关内容的组合、或者与一篇对比文献中的多项技术方案的组合进行比较,也不得要求一篇文献覆盖所有的查新点才能比较。

b) 相同排斥原则

如果查新项目在科学技术领域、研究目的,技术方案和技术效果等方面均与已公开报道的某一对比文献实质上相同,则该项目缺乏新颖性。

c)具体(下位)概念否定一般(上位)概念原则

在同一科学技术主题中,当查新项目和对比文献分别采用一般(上位)概念和具体(下位)概念限定同类技术特征时,具体(下位)概念的公开可使一般(上位)概念的查新项目丧失新颖性。反之,一般(上位)概念的公开并不影响采用具体(下位)概念限定的查新项目的新颖性。

3.4惯用手段的直接置换否定原则

如果查新项目与对比文献的区别仅仅是所属技术领域惯用手段的直接置换,则该查新项目不具备新颖性

3.5 突破传统原则

传统上对某个技术问题普遍存在的认识是引导人们舍弃某种技术手段。如果查新项目恰恰突破传统,采用了这种被舍弃的技术手段解决了技术问题,则查新项目具有新颖性。

参考文献：《科技查新技术规范》GB/T 32003-2015