表格比对作业指导书 使用access对excel表格数据进行比对

于 2024-04-07 22:27:01 发布
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分类专栏： 硬件和软件的使用 文章标签： excel
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（注：这是以前给秘书写的作业指导书，用来处理两个表格中哪些人存在、哪些人不存在。看起来当时使用的access版本是2016。access是微软office套件中的一个软件，存在于家庭版，个人版并不包括。access是个奇怪的存在：没什么新增用户，但有一批死忠足以维持它的存在）

表格比对作业指导书

使用access对excel表格数据进行比对

1 目标

比较不同的excel表格的数据，找出两个表的数据差异。

根据相同关键字合并两张表的数据。

2 步骤

序号

步骤

要点

1

新建access数据库

2

整理第一张excel表格

另存一份，删去标题、汇总和附加的东西

3

导入第一张excel表格

4

检查导入结果

数据量、字段内容是否正确

5

导入第二张excel表格

重复2、3、4步

6

设计查询

7

运行查询

8

保存结果到excel

3 详解

3.1 新建access数据库

在桌面点击右键-》【新建】-》【Microsoft Access Database】

3.2 整理excel表格

首先将原始文件复制一份，在副本上操作以免破坏原始数据。

打开副本excel

删除不规范的内容：

         标题行

         汇总行

         表格以外的附加内容

只保留表格列头和数据

如果没有列头加上列头

如有折叠取消折叠

如有太多不需要的列可以删除

保存并关闭副本

3.3 导入excel表格

打开access文件

选择【外部数据】-》【新数据源】-》【从文件】-》【Excel】

         选择整理好的excel副本，选项为“将源数据导入到当前数据库的新表中”

         点击确定进入下一步

         选择要导入的工作表

         点击下一步继续

         选中第一行包含列标题

         点击下一步继续

       选择每个列的数据类型，由于excel表格的随意性，建议选择“短文本”以保持数据的原始状态。

         注意：默认识别为数值、日期类型的可能会发生转换错误或因为精度而改变数值！

         确认无误再点击下一步继续

         选择“让Access添加主键”（因为excel表格经常有各种重复和错误）

         点击下一步继续

         输入表名

点击完成

         点关闭结束向导

3.4 检查结果

在access中打开刚才导入的表

         与excel的数据进行比对：

                   记录数是否一致

                   每个字段是否正确，特别是长数字串

3.5 导入第二张表

重复第一张表的步骤

3.6 设计查询

在access中点击【创建】-》【查询设计】

 

按住ctrl键选中要比对的两张表

点击添加

点击关闭

         用鼠标拖动来建立一个关联关系，关联关系是两个表中要比对的列

         拖动完成后两个列之间出现一条连接线

         小心地在连接线上点击鼠标右键，注意，线很细，不容易选中

         点击【连接属性】

         确认两个表和列无误

连接属性下面有三个选项

  1. 选择出两个表都有的行，只在一张表有的行不要
  2. 第一张表的全部显示，这样可以找出哪些在第二张表里面没有
  3. 第二张表的全部显示，这样可以找出哪些在第一张表里面没有

注意，如果想要两张表的数据都显示，只能做两个查询，分别选择2、3

点确定关闭

然后在下部选择要显示的列

         下拉列表中列出了所有的列，Sheet1.*代表Shee1的所有列，选择两个表的所有列或者根据需要选择特定的列，为了比对方便可以把重要的列放在前面

         保存查询，在查询的标签上点击右键保存，然后关闭

3.7 执行查询

在access左侧双击查询名称

         获得查询结果

         显示出了Sheet1的所有数据，Sheet2则只显示col1和列1相同的数据

         想知道哪些数据没有匹配上，在列头上点击向下的三角

         选择排序，这样就可以把空白列排在最前或最后

3.8 保存结果到excel

在access左边查询名称上点右键

3.9 忽略空格

如果文本列包含多余的空格，则需要修改sql语句来忽略空格

例如，一张表的数据为“aaa”，另一张表为“ aaa”，前面多了一个空格，比较的时候会被认为不相同，这就不能获得想要的结果，必须修改查询来解决

在查询视图中的空白处点击右键，选择【SQL视图】

直接修改SQL语句，对需要忽略空格的列增加trim

Trim()函数的功能为删除数据两边的空白

注意，修改后的SQL可能不再为设计视图所支持

完

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