文档安全系统密文外发怎么设置？2024最新技巧get，赶紧码住！

是谁还在使用传统的明文外发文件呢？

明文外发这一方式如同在信息的海洋中裸泳，极易遭受窥探、篡改甚至恶意利用，给企业带来不可估量的损失。

敏感数据泄露、商业机密被窃、法律纠纷频发……这些皆因明文外发而引发的危害，无不在警醒我们：文档安全系统密文外发的需求已迫在眉睫。

一、明文外发的危害

明文外发，顾名思义，就是将未经加密处理的文档直接发送给外部接收者。这种方式虽然便捷，但风险极高

一旦文档在传输过程中被截获，其中的敏感信息将毫无保留地暴露给潜在威胁者，导致企业核心竞争力的丧失、客户信任的瓦解，甚至可能面临法律诉讼的困境。

二、密文外发的需求

为了有效应对明文外发的种种危害，密文外发应运而生。

通过加密技术，将文档转化为只有特定接收者才能解密的密文形式进行传输，从而确保文档在传输过程中的安全性和完整性。

这种方式不仅保护了企业的敏感信息，还提升了数据传输的合规性和可信度。

三、文档安全系统密文外发设置方法

在众多文档安全系统中，域智盾凭借其强大的加密技术和灵活的配置选项，成为了企业实现密文外发的首选。以下是域智盾文档安全系统密文外发的设置方法：

1、安装与配置

首先，在企业内部网络中安装此软件，并根据企业需求进行基础配置，包括用户管理、权限分配等。

2、加密策略制定

根据文档的敏感程度和接收者的不同，制定相应的加密策略。可以选择不同的加密模式和密钥，以确保加密强度的同时，也兼顾到解密操作的便捷性。

3、密文外发流程设置

在首页的策略模板中设置密文外发的审批流程。员工需要外发文档时，需提交申请并附上文档内容，审核通过后，方可外发。

制作外发包：

管理端同意审批：

外发包制作成功：

4、密文发送与接收

员工将加密后的密文文件通过安全的渠道（如加密邮件、加密网盘等）发送给外部接收者。

接收者收到密文文件后，需按照指定的方式（如输入密码、点击解密链接等）进行解密操作，以获取原文档内容。

5、审计与追踪

软件还提供了详尽的审计功能，能够记录每一次密文外发的详细信息，包括时间、发送者、接收者、文档内容等。管理员可随时查看审计日志，对密文外发行为进行追溯和审查。

四、文档安全系统密文外发可以解决的问题

1、防止信息泄露：通过加密技术，确保文档在传输过程中的安全性，防止敏感信息被非法截获和泄露。

2、提升合规性：满足相关法律法规对数据保护的要求，避免因明文外发而引发的合规风险。

3、增强信任度：密文外发体现了企业对信息安全的重视和对接收者的尊重，有助于提升客户、合作伙伴等外部接收者的信任度。

4、简化管理：通过自动化的审批流程和加密解密操作，减轻管理员的工作负担，提高管理效率。

以上便是为大家分享的全部内容了，赶紧码住这些最新技巧，让你的文档安全更上一层楼吧！