外发文件怎么控制？简单又实用的外发控制小窍门，还不快get！

后台君收到一条留言：“每次外发文件，都感觉像是放飞了一群不受控制的鸽子，怎么才能给它们套上缰绳呢？”

哈哈，看来咱们的小伙伴们在文件外发控制上遇到了点小挑战。

别急，今天小编就来给大家揭秘几个简单又实用的外发控制小窍门，让你的文件外发也能“收放自如”，快get起来吧！

一、科技手段限制外发

说到外发文件控制，不得不提的就是我们的明星产品——域智盾。那么，这款神器如何助力你轻松掌控文件外发呢？且看以下几招：

1、文件外发限制

可以禁止浏览器、程序、外设设备、U盘、邮箱、自定义程序等渠道的外发。还可以根据需要设置外发包的最大打开次数和最大访问天数，从企业内部进行文件外发预防。

渠道限制：

外发包的制作：

2、智能审批流程

可以根据企业需求自定义审批流程。当员工想要外发文件时，必须先提交申请，管理员同意后方可外发，确保每份文件的外发都经过合法合规的审查。

提交申请：

管理端同意外发申请：

这样，文件就像是坐上了“安全列车”，每一步都稳稳当当。

3、加密传输，安全无忧

采用MD5、SM3、SM4等先进的加密算法，即使文件在传输过程中被不法分子截获，没有正确的解密密钥，他们也只能望“密”兴叹。

这种加密传输的方式，为你的文件外发披上了一层坚不可摧的防护衣。

4、详细审计，有据可查

提供详尽的审计功能，能够记录每一次文件外发的详细信息，包括时间、接收方、操作人等。

这样，一旦需要追溯文件流向或调查问题，便能迅速找到相关记录，做到有据可查、有迹可循。

二、其他外发文件控制措施

除了使用专业的外发控制软件外，还有一些日常操作中的小窍门也能帮助你更好地控制文件外发：

1、分类管理：对不同类型的文件进行分类管理，设定不同的外发权限和审批流程。敏感文件需经过更严格的审批才能外发。

2、培训教育：定期对员工进行信息安全培训，提高他们的文件保护意识。让员工明白，随意外发文件可能带来的严重后果。

3、定期检查：设立定期检查机制，对员工的文件外发行为进行抽查。发现问题及时纠正，防止类似情况再次发生。

三、外发文件合理控制有哪些作用？

为什么我们要如此重视文件外发的合理控制呢？原因有以下几点：

1、保护企业信息安全：通过严格的审批和加密传输，防止敏感信息泄露给外部人员，保护企业的核心机密和竞争优势。

2、遵守法律法规：遵守相关的数据保护法律法规，避免因违规外发文件而面临的法律风险和罚款。

3、维护企业形象：防止因文件外发不当而引发的版权争议、客户投诉等问题，维护企业的良好形象和声誉。

通过合理使用专业软件和掌握一些实用小窍门，我们可以轻松实现对文件外发的有效控制，为企业的稳健发展保驾护航。快来get这些实用的小窍门吧！