如何上手飞书多维表格？

转载自 智远同学

此前写几篇飞书的文章，最近，有些公司的人来问我如何使用飞书多维表格。

这个问题真不好用一句话回答，如果能用一句话讲清楚，飞书就不用花几百人的团队来开发这款工具了。

不过，既然来找我了，也不能简单地让他们去看帮助文档，显得不负责任。

飞书表格确实功能强大，但任何一个系统都会随着发展变得复杂，更别说面对业务的多样性，我刚接触时也觉得，开发团队能不做一套自下而上的帮助文档，让一个入门的管理者，也能傻瓜式用上？

所以，我理解一些朋友的困惑。 那么，如何更好地使用飞书表格呢？ 我总结了四点入门使用心得，希望对你有帮助。

01

第一步，先了解个人或者部门的业务需求。

很多人上来就问：这个怎么用？ 我晕，就像没做检查就问医生我得了什么病，怎么治？这不现实。

别着急问“怎么用”，先把业务情况说清楚，把需求写明白，找到最关键的具体问题，而不是泛泛地提问。那么，问题来了，怎么从信息化的角度搞懂业务呢？

虽然现在是AI时代，但我有必要科普一下“信息化”是什么。信息化是把能沉淀下来的内容变成信息，放到Excel表格里管理。

这如同用在线协同Word 文档一样。比如，我经常写文章，写完后会让小伙伴检查有没有错别字，数据对不对，这就是一种协作。

在表格场景下也类似，协作目的让部门的人都能看到数据，一起补充完善，或者快速解决某个项目的问题，对齐信息。

那么，如何从信息化角度来理解业务呢？

首先，要回答两个问题：一，我要建立一个什么样的表格？二，这个表格目的是什么？就这么简单。

举个例子：

我要用多维表格建立一个“人生数据库”，用来记录过去和规划未来。那我就要思考，想在这个数据库里放什么模块、什么内容。

假如要把下班前的工作心得总结放进去，那这个视图就可以简单分为四个模块：任务、日期、任务描述、任务完成情况。

任务可以是“开发心得”、“复盘总结”或者“随手写的思考”等等。这些都是不同的小任务。一开始不用急着把它们做成模板，等内容多了再慢慢完善也行。

日期就不用多说了，任务描述就是每天记录的详细内容。 这几个属性就构成了一个完整的表格。

另外，在表格旁边，你还可以把它切换成不同的视图，比如看板视图、日历视图、画册视图、或者表单视图等。这些都是不同的展示样式。

这就是个人需求，如果你用过Notion项目管理，应该很容易上手。

02

涉及到业务场景，情况会复杂一些，因为要沉淀的数据、人员和需求会多一点。所以，我们谈一个业务时，一般会落地到具体项目上。

你知道什么是项目吧？比如：

你在一家公司负责安装充电桩。领导想知道每个充电桩用了多少电，每天的使用情况如何，好做成本管理和能源分配；而下属想了解哪个城市的充电桩使用效率最高，好去学习他们的运营方法和最佳实践。

这时候，你就可以把需求和数据整合到一张表上，这样大家都能看到和学习，就实现了一张表管理“业务”。

所以，项目表格中应该包含哪些内容呢？

一、需求：项目的目标和用户需求；二、维度：涉及的数据维度，例如时间、地域、产品等；三、人员：参与项目的团队成员及其角色。

四、状态：任务的当前进展情况；五、优先级：任务的重要性和紧急程度；六、提出及完成日期：任务的创建和截止时间；七、负责人：明确每个细项的任务的责任人；八、可交付物：任务或项目的最终成果。

这些要素不是固定的，但它们形成了一个最小的闭环，确保每个需求和数据被有效跟踪和管理。

场景不同，对应维度可能不太一样。我要建立一个费用报销清单，那么，一个表格中可能包括报销的摘要、报销人、报销部门、金额、日期、以及相关数据、领导、财务审批状态等方面。

所以，我说的“了解业务”，至少要知道建立表格的目的是什么，里面要有什么信息。可能一开始你想不到所有细节，但这是个逐步完善的过程。

我看了下，飞书官方提供了一些参考模板，可以在新建多维表格时从模板库中找到，模板库里有很多细分和通用的场景，足够日常使用。

模板很方便，就像 Notion模板中心，能帮助你快速入门，提升工作效率。

03

说完需求属性， 第三点：熟悉多维表格的基础概念。

多维表格中，最基础且关键的两个概念： 字段和字段捷径；两个概念看起来简单，但往往会让人感到困惑。因为它们既简单又复杂。

什么是字段呢？简单来说，字段是多维表格中的“列”，就像普通表格里每一列的数据。

你可以为每个字段设置不同的类型，比如文本、单选、人员、引用等等，一共有20多种类型。通过设置字段，可以实现数据的分组、筛选和排序，非常灵活。

举个例子：

假如你在管理员工信息时，可以设置“姓名”、“职位”、“部门”等字段，这样每一列数据都有明确的分类，方便管理和查找。

顺便说一下，表格中竖着的是列，横着的是行，列是用来放不同类型的数据，而行则是具体的记录，比如某个员工的完整信息。

字段能作为表头，也可以作为内容项。内容项是用来描述和记录每条信息的具体内容。在这里，你可以点击字段来选择不同的类型。

说到这里，我想起了 Notion 中的 “block” 结构，本质上，我能把每个块转换为代办清单、列表、代码，甚至是页面（page）等。

此外，字段还有许多其他功能，类似，修改字段或列的内容和设置，或者快速复制字段的设置，功能细节非常丰富，可以逐个去探索，这里不一一展开了。

理解完字段，再来聊聊字段捷径。什么是字段捷径？

简单来说，它是为常见场景预设好的字段，把常用的 AI、公式、API 等功能集成到当中，让你可以直接使用，无需从零设置。

就像点外卖时，你直接选择常点的套餐，不用每次重新选配菜一样。字段捷径的目的是帮你把常用的操作打包好。

可是，我说点外卖你知道该怎么操作，但在表格里该怎么操作呢？我特意放了一张图，如下，点击一个表格，右键出现的内容项就能看到。

我觉得官方细节上做得非常到位，现在有字段捷径中心，它把所有高频功能整合在一起，你可以直接查找并使用。

我看了一下，标记重复值、自动排名、日期转换等都已经预设好了公式，这意味着，在表格中使用这些功能时，只要简单点击即可调动出来，再也不用手写复杂的公式了。

如果没有你想要的字段捷径，也不用担心，可以问“飞飞”，它是多维表格的AI助手。只要把需求说清楚，就能帮你写出来。

我认为字段、字段捷径是最基础的概念，理解它们之后，尝试自己建立一个表格，添加几个字段，选择不同类型来实际操作以下。

很多时候，只有遇到问题并自己去解决，才能真正理解这些东西怎么用、怎么操作。我刚开始用时也不懂，但通过不断实践，慢慢就掌握了。

如果遇到难懂的字段，比如“查找引用”、“双向关联”或“公式”，可以请教懂的人，或者去看多维表格的帮助文档。

如果你做过互联网产品经理、架构师，或者精通Excel的数据透视表和公式，这些经验都是加分项。为啥能加分？因为这些技能可以让你更快上手，少走弯路，少出错。

04

可能你不太相信，第四个心得我把它总结为： 多试多用。

第一次使用多维表格，自己建立了一个表格，玩两个小时后关掉了，因为当时没有实际需求支撑，感觉在瞎折腾。

直到有一天，一个朋友问我：“智远，你有没有用户问卷调查表，或者能推荐一些调研工具？我们部门要做调研，但之前用的软件功能不够了，不能用了。”

我突然想起，前几天刚用过多维表格，里面有个现成的调研模板，就把链接发给了他。没想到，两天后他跟我反馈：“真好用！”

我还好奇的问，好用在哪？

他说：“这个表单非常详细，用户自己填完后，系统会自动统计数据，还能生成用户的甘特图，筛选出重要信息。虽然不是完全符合我们的需求，但稍微改一下就能用了，非常方便。”

从那以后我发现，实际需求比瞎折腾更发挥产品价值。

因为写AI内容比较多，还有一次闲聊时，一个做财务朋友对我说，他想统计一些数据，以前表格本地化处理，写公式时他只能上网搜索，然后把公式放进表格里。

自从有了 ChatGPT，唯一的好处可以让 GPT 帮忙写公式，但也有个问题，因为涉及子项比较多，GPT 写出来的公式有时会有偏差。

为了准确，他不得不把表格上传，但数据量较大时上传后就变得不太灵活。他问我有没有什么办法。

我说，你可以试试多维表格，把表格上传上去，问问「飞飞」，它或许能帮你解决。其实，我没有真正处理过这么庞大的数据量，但知道多维表格有这个能力，建议他试试，结果他用了一次后发现确实有效。

你看，人们往往不知道自己要什么产品，但找到一个能解决问题的工具或 AI，就能很快上手。

所以，当你还没办法从0到1自己建表的时候，可以试试两个步骤： 第一，找一个类似的模板来用；第二，每次用表格时，尽量思考如何从本地化转变为在线协作，有意识地多做尝试。

还有一点，拥有全局化思维也很重要。 比如：

下个月要举办一场线下1000人的大会，要用在线表格来统筹安排，你会先想到什么内容？我猜，流程、物料、嘉宾这些事项一定是你优先考虑的。

如果我是项目负责人，我会先建一张表格，命名为“项目成员联系清单和职责分配”。

接着开始分工，要求每个人创建自己的页面。比如，负责活动流程的同事，整理倒计时和大会现场流程的表格页；物料组则创建一个表格来统计物料清单。

这一切都在项目总表上完成。当同事想不全时，其他人还能帮忙补充。

这样一来，内容项越来越丰富，就能进一步利用项目看板、任务统计、词云等工具来更好地管理项目。所以，了解业务需求能起到事半功倍的效果。

以上四点，希望对你有帮助。 简单来说，了解需求、熟悉多维表格的基础概念，从字段、字段捷径开始，再多试多用，避免闭门造车。

总结

工具，并不复杂。

关键是要搞懂从哪入手。飞书多维表格、消息和文档等，算目前国产办公软件中的佼佼者之一，特别推荐中小企业使用。

希望飞书能够多提供一些由浅入深，自下而上的教程，帮助管理者更好的上手这些工具。