软件流程和管理（九）：外包，合同和采购

目录

1. Outsourcing 外包

1.1 什么是外包 

1.2 为什么外包？

2. Procurement 采购

2.1 The Procurement Management Process 采购管理过程

2.2 Sourcing Procurements

2.2.1 Sourcing Procurements - RFx 

2.2.2 Sourcing Procurements - SOW

2.2.3 Sourcing Procurements

2.3 Managing Procurements 管理采购

3. Contracts 合同

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1. Outsourcing 外包

1.1 什么是外包 

定义：

聘请外部人员（根据合同）提供传统上由公司内部员工提供的服务或创造产品的做法。

外包涉及价值型供应商的业务活动的转移。其目的是缩短供应链，可以实现减少公司内部提供的服务。

外包通常是以节约成本为目的。特别是开发、生产和固定成本可以大大减少。例如，如果一家公司更专注于加强其创造力，将其生产过程的一部分外包给专门从事这一领域的公司，可以使企业最大限度地减少额外的成本，并将其节省的资金重新投资。因此，该公司可以在战略和职能层面上提高其市场地位。

一个企业取消了制造部门，可以把工厂搬到其他地方，或者利用其他公司的工厂。这种方法也经常被应用于服务行业。

外包的类型：

• Onshoring：将活动转移到国家境内以获得目标利益。
• Nearshoring：将活动转移到另一个临近的国家。
• Offshoring：将活动转移到与地理位置和时区无关的另一个国家。

实例

以下各类活动更适合外包：

• Architecture 架构
• Change Management 变革管理
• Project Management 项目管理
• Business Analysis 业务分析
• Design 设计
• Software Development Testing 软件开发测试
• Operational (Application & Infrastructure) Support 运营（应用和基础设施）支持服务
• All the above 所有上述内容

Onshoring 的优势：

1. Standards of Quality 质量标准

• 大家都知道，高质量的工艺是应该的。 

2. Language 语言

• 由于有共同的主要语言，沟通起来很容易。 

3. Business culture 商业文化

• 这也有利于沟通，减少因误解而产生的错误。 

4. Time Zone 时区

• 工作是在一个非常相似的时区进行的，这意味着不需要等待电子邮件的回复或深夜的会议。 

5. Infrastructure 基础设施

• 技术不会是一个问题。

Onshoring 的潜在劣势：

1. Cost 成本

• 与离岸外包或近岸外包相比，离岸外包往往会给企业带来更大的成本。然而，它可以释放出时间和人力资源。

2. Talent 人才

• 一般来说，当工作在同一个国家内完成时，从事离岸外包的教育和经验水平是可以理解的；这里不应该有任何意外。

Nearshoring 的优势
 

1. Time Zone Compatibility 时区兼容

• 当两个团队（一个是内部团队，另一个是外包团队）之间的时区一致时，就会有一整天的富有成效的合作。你不必再因为时差而发送一个信息，然后等待第二天的回复。这样一来，变化和新的要求就可以快速沟通，进行实时会议，并节省大量的时间和资源，因为你不再需要来回奔波。

2. Cultural compatibility 文化兼容性

• 居住在邻国的人的文化会有很多共同之处。从兴趣和喜好到分享喜欢的电影和歌曲。这将有助于他们建立关系，感情也会更加深厚。将外部团队纳入公司的文化也会很容易，因为他们能够比来自遥远国家的团队更好地理解这一点。

3. Quality of infrastructure 基础设施的质量

• 外包团队可能有更好的基础设施来完成你的项目，因为他们专注于提供专业化的服务。因此，他们会定期更新他们的工具和技术，并且会派他们的团队去提升他们的技能，以便在市场上保持竞争力。

4. Language Barriers are not there 不存在语言障碍

• 雇用近岸合作伙伴的另一个好处是，你不必再担心语言障碍。话语不会再因沟通不畅而丢失。因为大多数人都懂英语，所以与人沟通会更容易，包括当地的风味和俚语。有很多国家已经准备好接受工作，但英语不是很好，问题往往会出现，随着关系的发展。

Nearshoring 的弊端

1. The cost factor 成本因素

• 毫无疑问，你将不得不提高近岸外包的预算标准。成本将远远高于你在其他国家的外包所需的费用。重点是提供的质量而不是预算。因此，如果你要选择近岸外包，最好能意识到你将不得不扩大预算以满足项目要求。

2. The feeling of ‘us’ versus ‘them’ “我们”与“他们”的感觉

• 要培养出作为团队一员的感觉并不容易。空气中总是弥漫着一种 "我们对他们 "的情绪。 而且仍然会有一些文化上的差异，可能仍然会阻碍，但不会像外包给一个遥远的国家那样明显。

3. The choices are few 选择不多

• 在选择国家方面，你没有太多的选择，因为你只能看有限的公司来合作。你的手被绑住了，你甚至可能找不到最佳的匹配。

4. Not ready to empower the teams 没有准备好授权给团队

• 外部团队必须得到足够的授权，了解对他们的期望。伙伴公司会对他们进行培训并更新技能，但你需要对他们进行教育并更新你所要实现的目标。内部和外部团队必须愿意共存，并学会分享工具和技术以促进项目的成功。雇用一家著名的公司很重要，因为很多数据可能处于危险之中，保护知识产权和消费者数据是一个优先事项。

Offshoring 的优势

1. Access to Skilled Labor 获得熟练劳动力

• 将生产离岸化意味着你可以获得更多的熟练劳动力。你有机会选择在那些对你的业务类型有特殊专长的地区进行离岸。你也可以获得并采用新的技术，使你的生产更有效率。

2. Development of the Business 业务的发展

• 当离岸业务时，你能够释放你现有员工的工作量。公司管理者能够利用更多的可用资源来专注于业务的其他领域。这样就可以让公司扩大他们提供的服务或产品范围。

3. Reach New Markets 拓展新市场

• 当你将你的流程离岸到其他国家时，你有能力与专业人员密切合作，他们可以帮助你向新的受众推销你的产品。

Offshoring 的劣势

1. Quality Control Problems 质量控制问题

• 本国以外的国家可能对生产的产品质量有不同的规则和规定。如果生产外包的国家对产品质量的要求不那么严格，这就会造成问题。这可能导致产品不符合母公司所期望的质量标准。

2. Rising Labor Costs 劳动力成本的上升

• 虽然离岸外包的最初吸引力是由于其他国家的低劳动成本，但最近的数据显示，这些国家的劳动成本正在上升。除了劳动力成本上升外，运输和其他关税费用也在上升。 

3. Security Issues 安全问题

• 系统和地点之间的信息共享增加了安全漏洞的风险。这可能会导致数据泄露或数据丢失，从而给公司带来巨大损失。

4. Increase in Unemployment 失业率增加

• 当物理基础设施转移到海外时，如果当地员工不能在公司的其他领域工作，他们就有可能失去工作。如果很多人因为离岸外包而失去工作，这将对当地人对公司的看法产生负面影响。

1.2 为什么外包？

以较低的成本获得更广泛的技能基础

优点

• 降低成本 Reduces costs
• 获得难以找到的能力和技能 Access to difficult to find capabilities & skills
• 节省时间 - 24/7的活动 Time savings – 24/7 based activities
• 释放内部资源，专注于核心业务活动 Freeing scares internal resources to focus on core business activities
• 充分利用最佳实践 Leverage best practice
• 获得更好的技术 Access to better Technology
• 降低高周转工作的培训成本 Lower training costs in high turn over jobs
• 灵活性 - 逐步增加和减少 Flexibility – Ramp up and down
• 增加责任感 - 通过合同 Increased Accountability - Contracts
• 减轻风险 - 获得既定的和经过验证的方法，如敏捷、项目管理等 Risk mitigation – Access established and proven approaches e.g. Agile, Project Management etc

弊端

• 失去控制 Loss of control
• 流程/供应链碎片化 Process / supply chain fragmentation
• 安全问题 Security issues
• 员工感觉受到威胁 Employees feel threatened
• 参与和管理的额外努力和成本 Additional effort and cost to engage and manage
• 低质量的工作/外包的工作 Lower quality work / work to contract
• 时区、文化和语言挑战 Time zone, cultural & language challenges
• 地点稳定性 - 政治、经济、宗教 Location stability - Political, Economic, Religious
• 道德标准 - 环境、奴隶/童工 Ethical standards - environment, slave / child labour
• 难以改变 Difficult to change
• 对当地就业市场的损害 Damages to the local job markets
• 失去与关键利益相关者建立关系的机会 Loss of Relationship building opportunity with key stakeholders

与销售人员告诉你的相反，这并不是 Silver Bullet（Silver Bullet指针对复杂问题的简单解决办法）。
对于项目经理和组织来说，外包是一个强大的工具，它确实可以增加价值。
关键是要了解你的关键驱动因素，你想/可以管理的风险，并确保你看清楚并包括整个情况。

2. Procurement 采购

2.1 The Procurement Management Process 采购管理过程

如果不需要从组织外部购买（外包）任何产品或服务，那么就不需要执行任何采购管理流程。

然而，你会发现，大多数（如果不是全部）项目将包含某种外部采购，这将需要进行采购。

采购管理过程包括3个广泛的阶段：

1. Plan 计划
2. Source 来源
3. Manage 管理

Planning

采购规划包括咨询主要利益相关者以确定“真正的”需求，分析供应市场如何运作，评估风险并最终确定最佳采购战略以满足组织的要求。

Source

本阶段的主要目标是在诚实和公平交易的框架下，确定和聘用能够提供最佳性价比结果的供应商。本阶段的一个关键成果是确定适当的采购方法，并考虑到除招标之外的其他选择。

Manage

每项安排都阐明了各方的权利和责任，因此，识别、理解和管理这些权利和责任是很重要的，这样才能更好地确保你“得到我们合同中的内容”。
签署一项安排不是一个过程的结束，而是与供应商持续关系的开始。需要对其进行管理，以便为组织提供最佳结果。

2.2 Sourcing Procurements

采购过程通常是通过发布“Request For X”（RFx）来进行的

其中X为：

• Bid 投标
• Information 信息
• Proposal 建议
• Tender 招标
• Quote 报价

Request for bid  招标书 — RFB

Definition

缩写为RFB，招标请求是另一种RFX，与RFP有类似的含义。招标要求，有时也称为投标邀请（IFB），包括一个旨在收集供应商信息的问题清单。RFB的一个关键区别是，它通常要求供应商提交密封的标书，直到RFP时间表中规定的提交截止日期过后才会打开。

Use case

招标书可用于购买与RFP相同的商品和服务。RFB在北美以外地区更为常见。此外，由于它们的密封性，它们被那些受法规约束的采购团队所青睐。

Request for information — RFI

Definition

信息请求，缩写为RFI，用于向供应商收集一般信息。事实上，虽然它仍然采取问答的形式，但RFI比许多其他RFX文件更随意。

Use case

The request for information educates. 采购经理使用 RFI 来探索解决方案、测试市场状况和计划未来的采购。 与其他 RFX 文件不同，RFI 通常不用于选择供应商，也不一定表示将来会授予合同。

Request for proposal 索取建议书 — RFP

Definition

RFP，意思是征求建议书，是向潜在的供应商发出的正式的、标准化的调查问卷，以便对他们进行比较并选择最佳方案。除了RFP问题外，文件还包含有关项目挑战、目标和范围的信息。

Use case

RFP表明一个组织已经准备好进行采购。通常情况下，它要求提供一般的信息，也会问一些复杂的和封闭的问题的组合。由于其细节，RFP很适合于高价值的战略采购项目。

Request for qualifications — RFQ

Definition

与 request for quotation相比，request for qualifications 略微逊色，也被称为RFQ。这种类型的RFX中的问题主要集中在供应商的专业知识和经验上。因此，供应商的答复不是提案，而是被称为资格声明或SOQ。

Use case

RFQ 通常用于建筑和其他大规模采购，这时专业知识是最重要的。

Request for tender — RFT

Definition

招标要求，或称RFT，与RFP非常相似。在北美以外地区使用，招标类似于建议书。问卷要求供应商如何满足企业的独特需求。

Use case

就像RFP一样，RFT被用作供应商选择的一部分。使用这种类型的RFX意味着买方有一个需求，准备选择一个供应商并进行购买。

2.2.1 Sourcing Procurements - RFx 

RFx文件是由买方准备的，将有具体的信息，取决于它是什么（RFI、RFP、RFT/Q）。  它通常会包括：

1. RFx的目的。
2. 组织的背景。
3. 基本要求。
4. 硬件和软件环境。
5. 描述RFx的过程和评估。
6. 工作声明和计划信息 Statement of Work and Scheduled Information。
7. 附录：
   1. 当前系统概述。
   2. 系统要求。  
   3. 数量和规模数据。  
   4. 供应商对RFx答复的必要内容。  
   5. 合同样本。

2.2.2 Sourcing Procurements - SOW

RFx文件的一个关键组成部分是分析业务需求并建立一个详细的 Statement of Work 工作声明（SOW）。

工作说明书是对所需工作的描述。一份好的SOW是详细的，能让投标人了解买方的期望，关键项目包括：

• 将要完成的工作范围 Scope of Work to be completed
• 完成工作的地点 Location of where the Work is to be completed from
• 计量和性能标准 Measurement and Performance criteria
• 交付物、里程碑和时间表 Deliverables, milestones and schedule
• 适用的标准和可接受的标准 Applicable Standards and Acceptable Criteria
• 任何特殊要求 Any Special Requirements

2.2.3 Sourcing Procurements

Approach the Market, Select, Negotiate and Award 接洽市场、选择、谈判和授标：

• 决定向谁提出要求，并有可能做这项工作 
• 向潜在的卖家/竞标者发送适当的文件 
• 获得建议书/投标书 
• 评估答复并选择一个首选供应商 
• 谈判合同 
• 授予合同

Evaluation Processes 评价过程：

1. 评估小组审查RFx的答复，并根据预先确定的标准进行评估。
2. 安排入围供应商展示。
3. 检查供应商的推荐信。
4. 入围的供应商介绍。
5. 评估小组对入围供应商/推荐人进行实地考察。
6. 评估小组完成评估并选择入围公司。
7. 与入围公司进行最佳和最终报价（BAFO）。
8. 与首选供应商进行最后谈判。

计算分数时，将该标准的权重乘以该提案的评级。

2.3 Managing Procurements 管理采购

Implement, Manage & Renew 实施、管理和更新

• 根据合同和SOW执行协议和服务。
• 管理协议以确保卖方的表现符合合同要求。
• 审查和控制所有的变更 - 项目经理和团队成员必须注意建设性的变更指令。
  • 如果要求 requested 变更，那么承包商可以合法地向买方收取额外工作的费用。

Renew / Closing Procurements​​​​​​​ 更新/结束采购

• 涉及到完成、结算合同和解决问题
• 项目组应该：
  • 确定所有的工作是否正确地、令人满意地完成了
  • 解决任何问题或未决项目
  • 更新记录以记录所有的经验教训和结果
  • 归档信息
  • 收集所有的知识和经验教训
• 合同本身应包括正式接受和结束的要求

3. Contracts 合同

合同是所有由外部各方交付的活动的唯一真理来源。 

什么是合同？ 

• 一个具有相互约束力的协议，使卖方有义务提供指定的产品或服务，并使买方有义务为其付款。
• 一份明确责任并突出关键要求的文件 - 可交付成果、质量、时间框架等 
• 一份必须详细和准确的文件，因为它们被用作最终的立场（你从它们那里得到的是你投入的）。
• 它很少被使用或依赖，被看作是最后的一个点。

不同类型的契约在不同的情况下使用，各有利弊：

Fixed Price 固定价格合同

涉及一个明确定义的产品或服务的固定总价。

Time & Material 时间和材料合同

包括向卖方支付在提供服务中实际花费的时间和使用的任何材料。

Fixed Price 优点：

• 没有支付
• 没有监督
• 没有不信任
• 没有意外
• 低风险 

Fixed Price 缺点：

• 长期准备
• 对过程的微小控制
• 缺乏沟通

Time & Material 优点：

• 弹性预算
• 简单的开始
• 部分付款机会
• 无准备费用
• 敏捷的方向

Time & Material 缺点：

• 没有截止日期
• 低预算控制
• 参与时间

合同应包括考虑到项目特有问题的具体条款 - 质量、时间、地点等

关键合同条件应包括：

• 知识产权所有权和赔偿责任 Intellectual Property Ownership and Indemnities
• 里程碑和交付物 Milestones and Deliverables
• 质量标准/性能和验收测试 Quality Criteria / Performance and Acceptance testing
• 变更/变更请求程序 Variations / Change request process
• 不履行合同/终止合同--方便、违约等 Non-Performance / Termination - Convenience, Breach etc
• 离职和过渡 Disengagement & Transition
• 违约赔偿金 Liquidated Damages
• 费用和罚金 Fees and Penalties
• 担保 Warranties