百格活动带来六大办会方法论，让参会者爱上你的会议！

随着中国社会经济的快速发展和消费能力的不断提升，会议正在由“任务时代”走向“体验时代”。

在知识经济的催化下，会议不再是一种上级任务，而是一种新的市场需求。

 

 

中国每年举办的各种会议多达几千万场，会议经济产值已然达到万亿元，并日益受到各级政府和会议产业链相关环节的重视。

在这个新的发展阶段里，会议组织者、会议策划人将越来越重视人们的参会体验，道理很简单：

如果参会者体验很好，这场会议的社会舆论反响就会变得积极而热烈。反之，如果参会者感觉不好、提不起兴趣，不仅会议现场会变得死气沉沉，主办方在会议上的投资回报率也会降低。

 

那么如何提升参会者的会议体验感呢？

一场会议要考虑地面面俱到并不是一件容易的事情。参会者与会议之间的互动环节非常多，会前、会中、会后的每一个环节都要单独拆分出来，进行客户体验升级研究。

会前

01

报名体验

报名是参会者了解会议活动的第一步，报名体验的好坏直接决定了潜在客户的转化率。影响参会报名体验的主要因素有报名信息的获取、报名方式的选择、报名路径的长短以及报名页面的展现等。

 

 

（图选自百格活动客户测试案例——H5报名页面）

通过百格活动可以搭建具备专业报名功能的活动网站、设计可适应PC和移动等多端需求的报名页面，用吸引人眼球的活动页面、明确的报名指引信息和通畅的报名路径留住潜在客户。

02

会场布置

 

 

 

 

❶会场的选择

有人认为，会议空间越大越好，层高越高越好。实际上，这种认识是不准确的。从参会者体验角度来讲，在会议空间的布置与设计方面，有几个可以参照的原则：

• 空间大小要适度紧凑，这样便于讲者与听者互动，使听者更易于集中注意力；
• 会议室尽可能选择方形、或是横向长方形会议室，目的是尽可能拉近讲者与所有听者之间的空间距离；
• 如果空间过大，要设法将听者集中到讲台附近；
• 对于超大型会议，要适当增加LED屏幕、音箱数量等，尽可能减少由于空间过大而使视听体验下降的麻烦。

❷休息厅的舒适度

休息厅是个让人舒适放松的空间，里面的摆设布置、颜色设计等都能反映活动的风格以及活动主办方对参会者的用心程度。

 

 

 

 

❸其他因素

包括视听、灯光、温度、二氧化碳浓度等。试想，面临昏暗的投影仪、失真且含混不清的麦克，再好的内容、再先进的表现方式，都不可能改变人们对于本次会议体验的差评。

 

 

 

 

与此同时，过亮或过暗的灯光、过高或过低的室温、超量的二氧化碳浓度等，都会不同程度地影响人们的感受，进而影响整个会议的效果。

还有很多细节因素，比如桌子、椅子的高矮与形状，投影仪或LED的高矮、大小，以及会议的流程与节奏设计等。

会中

03

签到体验

现场签到是体现主办方会议举办效率的重要环节，签到速度的快慢直接影响着参会者的心情。选择新颖有趣的签到方式、制定清晰可视化的签到流程，不仅可以保证现场的签到速度，提升参会者的现场体验，还可以为主办方带来良好的口碑。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

（百格活动提供多种签到方式）

通常使用百格活动的签到系统，参会者仅需3-4秒，便可一次性完成信息采集、现场签到、确认身份、胸卡打印等所有流程，轻松助力主办方的现场签到入场管理工作。

04

演讲内容

内容质量

会议内容质量的高低，包括主题、议题、演讲人、研究报告等，是决定参会者体验感的首要因素之一。

 

 

 

 

学习新知识、掌握新动态、了解新趋势、发现新市场等，是人们参加会议的主要诉求。只有重视参会者的真正需求，输出符合会者预期的内容，会议才能更长远地发展下去；

表达形式

所谓表达形式，就是如何将内容表达出来，让参会者更好理解、掌握。也就是说，好的内容只有用好的形式来表达，这些内容才会真正发挥作用。

 

 

 

 

在新媒体时代，主讲人更要避免简单地读稿子，要善用图片、音视频等媒介丰富演讲形式，让讲演内容得到最大化的传播效果。

05

互动体验

你讲我听是传统的会议形式，当代的会议形式更加注重双向互动。主办方与参会者、主持人与观众、嘉宾和参会者之间需要多一些互动，无论是线上还是线下互动，都可以提高参会者参与的积极性，打造活跃、轻松的会场氛围。

线上互动

线上互动可以设置一定的准入规则，在获取用户基本信息后，进行产品相关的福利反馈，这是一种能直接了解用户行为数据的有效形式。

互动的形式一般包括：微博话题互动、微信上墙、网上投票、转发抽奖等。

 

 

 

 

 

线下互动

如果要调动参会者和会议现场积极互动的气氛，最好的方式就是游戏。

 

 

 

 

结合会议主题选择游戏类型，挑选趣味性较强的游戏，设置简单的参与方式、一定的参与门槛，用丰厚的奖品吸引参会者参与活动。游戏通常给人带来轻松愉快的体验，也会让参会者记忆深刻，并且可以引发参会者自发的分享和传播。

会后

06 

 巧妙跟踪回访，收获用户数据

 

 

 

 

（图源自百格活动短信和邮件营销页面）

会后可以根据参会者报名时留下的手机号码或者邮箱地址，给他们发送“感谢参会”相关内容的短信或者邮件，在信息底部附带上会议有关内容的链接。这样既让用户有被重视的感觉，又可以借此再次强化品牌输出。

 

 

 

 

值得注意的是，手机短信文本编辑有一定的局限性，不如可附带音视频内容、图文并茂的电子邮件。并且使用百格活动的电子邮件功能，还可以根据邮件附带链接的打开率得到参会者的数据反馈信息。

会前报名体验、会议现场体验、会后跟踪回访服务等，都是参会者对会议评价的考量因素。给参会者一个完美的参会体验，还需要做好各个环节的服务工作：

☑ 制定详细的服务流程

☑ 统一的服务标准和话术

☑ 服务工作责任到人

☑ 树立工作人员的服务意识

☑ 强调每一个细节

☑ 重视每一个参会者的需求

 

 

 

 

会议经济作为产业经济范畴之一，实际上也是一个市场或区域经济的深度测试，是城市与国家经济行业动态的重要助推器与风向标。

一场会议其实就是一场品牌宣发活动，体验感极佳的会议活动在强化品牌或地区知名度的同时，还可以有效刺激潜在客户，促进与外界的技术贸易交流与合作。

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