本文剖析会议组织中的六大常见难题，包括时间规划不当、报名流程繁琐、参会人数不足、现场签到混乱、应对突发状况无措及数据统计复杂，提供实用解决方案，强调专业会务管理工具的重要性。
任何一个大型的会议活动，其会议管理都可分为四大步骤：会前准备、会中执行，会后总结以及数据分析。一场会议活动犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。
活动会议组织工作庞大且繁杂，不仅需要耗费大量的人力财力，同时需要注意的细节也有很多。若是某一个细节没做好或是没做到位，就会使得会议效果不尽人意，所有努力功亏一篑。这也对活动会议组织者提出了很大挑战！
我们通过对多场会议活动深入研究发现，许多组织者在组织活动的过程中总是会遇到这样或那样的问题，从而影响到活动的举办效果。
以下章节罗列出了组织者在活动组织过程中常见的问题，并给出了解决方案，供会议人士参考借鉴！
1时间不充分 临时抱佛脚
一场会议活动的准备工作少则一个月多至半年之久。会议筹备的工作包括会前的策划工作、宣传推广、嘉宾邀约、人员分工安排、活动流程设计、现场设计等方面。这一系列工作看似简单，但筹备过程中经常会有意外事件发生，因此需要耗费的时间很多。
会议组织者通常会低估会议准备时间，导致准备时间不充分。很多活动效果不理想，原因就在于活动的时间节奏没有把握好，节奏一乱，活动也乱了。
在活动准备前期，会议组织者需要预留出充分的时间，并以时间为节点制定出一套标准的操作规范和文本，内容包括会前、中、后期的各项详细工作要点，提出工作标准和相关工作负责人员。
（项目管理甘特图）
具体项目的执行人员只需根据规范文本要求的时间和标准执行即可，对于出现的问题，负责人需要及时上报或采取措施进行解决，绝不能拖拉影响到整体工作进度。我们在实际操作中还应该尽量让负责人员"从一而终"，从而进一步保证活动的进程速度和效率。
2活动报名繁琐 影响报名人数
注册报名，是一场活动的重要环节，其操作的便捷性对会议报名人数有重大影响。传统的现场报名或电话报名，需要专人负责报名的相关事宜，之后还需要手动统计各个渠道的报名人员，工作量大。同时对于报名者来说，活动的参与体验也是非常差。这会严重影响到会议活动的整体效果。
解决这一问题的根本方法是摒弃传统低效的报名方式，在活动前建立一个线上活动网站，使网站具备注册和购买门票的功能，参会者足不出户，随时随地通过电脑或手机即可报名。
（MTSC2019第五届中国移动互联网测试开发大会官网）
在活动报名前夕，主办方可通过百格活动管理平台，快速生成具有在线注册和支付功能的会议网站，自由添加会议介绍、日程安排、注册报名、嘉宾介绍、图片直播等各种所需模块，PC端和移动端同步生成。同时，主办方可在不触犯相关规则的情况下自主设计活动网站的二级域名。一个有个性、有品牌的域名，将会加强参会人员对域名的记忆，活动的推广效果加倍！
（PC端和移动端同步生成）
会议官网生成后，即可实现会议在线注册报名、现场签到和会后统计等会议管理的常规流程。不仅帮助主办方打造了一个集视觉性、功能性、权威性的官方网站形象，在改善用户体验的同时，也提升了会议品牌。
3活动参与人数少 活动效果差
活动营销对于活动组织者来说是一个难点！采取什么样的营销策略，才能让目标客户参会？如何有效地进行推广，才能让活动的影响力最大化？
首先，活动组织者可以在会前通过问卷调查的形式：
了解用户需求，根据用户需求来确定活动策划方向，找出最吸引他们的会议形式，提高目标客户参与会议的热情和主动性；
确定了活动所要达成的目的，组织者可以根据活动目的对活动内容进行设计，以使活动效果更加集中，给目标客户留下更加深刻的印象。
传统问卷调查的局限性，需要消耗大量的人力、时间和经费，现在活动组织者都比较偏向于选择百格活动的线上调查问卷，效率高0费用所需时间也短，而且更方便进行统计分析。
（百格活动问卷调查系统）
其次，社交媒体是非常重要的传播途径。选择合适的社交媒体，会有助于活动的快速传播。
其中，微信的传播功能最为强大，无论会议、展览、论坛等，都可以通过百格活动建立H5微网站来进行点对点营销。H5微网站可以作为活动注册报名、嘉宾日程管理、电子票管理、活动现场互动的入口，建立起一套完整的活动管理体系。
（IPF2019浪潮云数据中心合作伙伴大会H5微网站）
组织者可将H5微网站二维码在不同渠道进行投放，多渠道推广助力品牌活动与营销。同时组织者可通过百格活动的电子邮件或短信进行邀请目标客户参会，自动发送活动提醒；或使用后台的优惠码功能，来丰富会议活动的营销手段。
4现场签到混乱 影响嘉宾体验
活动现场管理的状态直接决定着活动的品质，现场繁杂的事务管理对于活动组织者来说也是一项非常艰巨的任务。其中最担心的莫过于现场出现不可控的尴尬局面，其中最明显的表现便是在“现场签到”。
出入管理混乱导致签到效率低，复杂的手续，身份验证难，让活动的进展受阻，嘉宾的体验效果也大打折扣。大多数活动往往在签到环节就已经毁坏了整个活动的参与感和会议品牌的影响。
（美世2019年度福利论坛签到现场）
百格活动电子签到系统为会议活动提供了可靠、高效、便捷的现场签到解决方案，包括二维码签到、手环签到、人脸识别签到、RFID闸机签到、微信签到等多种签到方式可满足不同规模、不同类型的会议签到需求。同时提供胸卡打印服务，多种规格胸卡样式，可满足不同办会者需求。
（人脸识别签到）
签到是一场活动开始的第一个环节，其顺利与否，对整场会议起到至关重要的作用。如何高效、有序地保证现场签到的顺利进行，需要足够的经验和智慧。拥有一个有互动、有代入感、有秩序地签到方式才能保证现场签到的顺利进行，才能让参会人员感受到主办方的专业热情。
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5意外情况突发 手足无措
会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行控制，紧急事件、意外事件时有可能会发生。会议组织者需要进行会议前详细的筹备，使意外事件的出现降低到最小程度。同时需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。
以下列举会议活动中可能会出现的意外事件：
01
会议的重要嘉宾、演讲嘉宾、主持人等相关人员因某些问题而无法准时到达会议现场。
处理预案：
1、提前准备后备人选；
2、会前安排工作人员与会议相关人员联系，确保无缺席情况出现；
3、调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。
02
因紧急情况，使得预订的会议室无法按时提供，参会人员预订的客房不足……
处理预案：会议场地出现意外时，是最难处理的情况，因为会议通知已经发出，参会人员已经在参会路上，很难再准备一个备选地点。
因此，组织者在选择场地时，一定要选择有信誉的酒店，降低意外事件发生的可能性。一旦出现意外，酒店能够为会议提供备选场地！
03
会议场地的设备突然出现故障，如音响设备出现问题、空调系统故障，LED显示屏故障等等。
处理预案：会前，组织者需要安排专人去会酒店现场检测相关设备，是否可以正常使用，同时要保证会议当天能随时联系到设备维护人员，在出现故障时可第一时间进行维修。在必要的条件下，要准备备选设备！
6会后数据统计繁琐 易出错
互联网以“开放、协作、平等、分享”为核心理念，数据的重要性日益凸显，谁掌握的数据更多谁就占据了主动，对于活动组织者来说掌握数据才能掌控全局。
数据贯穿一场活动的始终，传统的仅靠人工来进行数据统计，不仅耗时耗力，而且收集到的数据没有经过专业的技术处理，所有的数据仅仅停留于“集合”阶段，很难为营销者所用。
活动组织者可以通过使用百格活动管理平台来解决这一难点。当一场活动通过百格活动平台开启报名时，系统会自动通过对会前、会中、会后所有相关数据进行采集梳理、统计，生成指定形式的数据报表，帮助主办方沉淀数据资产。主办方通过分析会议活动生成的数据，深入了解客户需求，形成用户画像。
组织者可以根据用户画像来指定营销策略，从多场活动积累的数据分析报告中因地制宜的制造出新的活动方案，无论在各个环节转化率还是活动的组织效率，都比同等条件下的人工管理高出许多。“
从前期策划到会中现场执行再到会后数据统计，活动的成功与否与每一环节都紧密相扣。如果你想要的不仅是追求活动成功举办，还想要出彩，那么除了要避免活动组织中存在的问题，必须要学会使用会务管理工具，为你的活动加分！
”
信息高速时代，百格活动管理平台不仅是活动报名入口，更是活动管理与营销的利器！借助百格活动的聚合性及平台化，可有效整合活动各方资源，在为组织者带来人性化、高效的活动管理体验的同时，提升主办方的办会效率，增创营收！
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