SAP Ariba Procurement_Invoice Reconciliation

Guided Buying下的P2P业务流程 

Procure-to-Pay with Guided Buying Process Flow如下举例：

Step 1: 行政助理Sandy 需要为他所在的团队购买键盘，她使用Guided Buying 创建了一个申请。

Step 2：Mary 是Sandy的主管，这个申请发送给Mary，并获得了Mary的批准。

Step 3：SAP Ariba Buying 产生了一个采购订单，并通过Ariba Network 发送给了供应商。

Step 4：作为供应商对接人的Veronica确认了这个订单，并基于订单安排了Sandy购买键盘的发货给Sandy公司，且开具了发票给Sandy公司。

Step 5：Sandy 接收了键盘，并确认收货。

Step 6：并将并接收到发票，并匹配到PO和PO的收货，形成一个Payment request，以便安排付款给供应商。

在Step 6，在采购到付款流程的最后阶段，供应商的发票是与采购订单和货物收据相匹配，生成付款请求。

Invoice Reconciliation 发票对账

Invoice

发票可以视为供应商发出的付款请求。

当供应商通过Ariba Network 送来发票时，发票文件永远不会被触摸或修改。你可以将发票视为主文件；基于审计理由，它不应该被改变。

Invoice Reconciliation

发票对账（IR）是原始发票的副本。它包含对账的过程记录。

不更改发票，只是更改IR，这样原始发票和最终记录都体现在系统中。

IR number 是在Invoice Number 加前缀 IR. 例如发票号码1234-152,系统对应的"IR1234-152".

无论是否有异常问题，IR 总会被创建。

Invoice Reconciliation Concepts

SAP Ariba将发票与其他文件相匹配，例如订单、合同、收据 ，如果不匹配那么系统将生成例外情况。

每种发票异常类型下设置这种异常类型的容差和处理异常的组，容差可以在任何时间被修改。

Invoice Approval Considerations 发票审批的考虑因素

Non-PO Invoice Approval

审批路径的配置，关键是审批商品和服务是否已经被提供。

批准通常由发票上列出的请求者，以及请求者所在部门的组织架构的汇报链。

PO Invoice Approval

如果发票和PO 是匹配的，在不需要额外审批。

如果发票和PO 不匹配，系统会产生例外信息，付款将被终止，直到例外信息被处理。

Invoice Approval Implementation Considerations发票审批实施考虑因素

当你开始时进行业务讨论并设计系统配置方案时，就需要考虑关于发票批准的策略。确保您评估了对每个确定的用户角色的影响，如何将变更传达给确定的用户，并培训每个用户，使他们拥有能够遵守流程的信息和知识。这些考虑点都要纳入到您的变更管理计划中，并且还应该考虑的事项包括
在实施之前与用户沟通策略。

Automatic Matching Process

SAP Ariba的自动对账将发票与公差内的订单、合同和收据相匹配，并生成任何异常信息。

2-Way and 3-Way Matching

许多公司更喜欢三方匹配，以充分了解他们的支出，其他公司采用双向匹配，以简化低价值购买的过程。

Validation Rule Tolerances

在SAP Ariba中，所有匹配的发票都根据预先配置的发票容差验证规则记性验证，并按照异常处理流程处理。基本上，您可以根据公司自动接受、自动拒绝的交易场景下，配置系统抬头或行项目在每个场景下的容差金额。超出容差金额的异常被提交给用户进行手动处理IR。

根据商品类型、交易规模、成本中心或 收货实践，您首先需要决定将使用以下两种方法中的哪一种方式进行验证。

• 抬头级别验证

• 行项目级别验证

如下图例子：如果供应商发票的item Level 商品单价和PO/合同的商品单价不一致时，你可以配置一个行项目级别针对单价容差，如果在容差范围外，系统配置一个Exception 类型。并需要指定谁可以解决这种异常类型。在这个例子中，IR 被指定给Exception Hander Group 去解决。

Exception Types

• 标准发票异常清单Standard invoice exception list
• 定义哪些字段被比较Define which fields to compare
• 支持容差处理和操作Supports tolerance handling and operations

Note: The slide only shows a partial list of the standard set of exception types

Invoice Exception Types

invoice异常类型可以由Ariba配置管理员通过Ariba管理员仪表板或CSV文件进行配置。配置定义每种异常类型要比较哪些字段以及允许的公差。

每个异常类型都有一个关联的权限，允许您设置每种类型的审批规则和指定的处理异常的人员。

Invoice Validation

根据配置的标准对所有匹配的发票进行验证。验证是基于容差规则和异常处理工作流程。

Invoice Exception Handling发票异常处理

基于异常类型，定义异常处理流程并配置异常处理规则，如审批/拒绝流程。Routing, viewing and handling of exceptions is group-based. 不同的组具有不同的特权。

如果发票异常处理人姓名在IR 审批流程中是被激活的，发票异常处理人会收到系统的邮件通知。

需要被处理的IR 会出现在处理人的To Do box。 IR 的状态为“Reconciling.”

所以得异常需要被解决后，需要被付款的IR 才会被审批.