如何限制企业内部文件外发——文件外发控制管理办法?

对于工厂而言，内部文件可能包含重要的生产信息、技术资料、客户信息等敏感数据，一旦外泄，不仅可能给企业带来经济损失，还可能影响企业的声誉和长期发展。

一：采用技术手段加强文件安全管理

除了建立管理制度外，采用技术手段也是限制工厂内部文件外发的重要手段。以下是两种常用的技术手段：

1. 文件加密技术：对工厂内部文件进行加密处理，只有持有相应密钥的人员才能解密和查看文件内容。这样可以有效地防止文件在传输和存储过程中被非法获取和访问。

2. 文件监控与审计系统：部署文件监控与审计系统，对工厂内部文件的访问、使用、传输等行为进行实时监控和记录。系统能够及时发现异常行为并发出警报，同时生成详细的审计日志，为后续的追溯和调查提供有力支持。

二：利用加密软件

为了防止公司重要文件被泄露，可以使用一些加密软件进行文件加密。

1.文件加密与权限控制：该系统可以对公司文件进行加密处理，确保文件在离开公司网络环境后无法被正常打开。

2.文件外发管控：系统能够一键禁止公司电脑的文件外发权限，例如：浏览器、网盘、聊天软件、p2p、ftp、邮箱等等外发途径 

3.外发行为监控与告警：系统能够实时监控员工的文件操作行为，一旦发现员工试图将文件外发，系统会立即发出告警，并记录下相关操作信息。

4.移动存储设备管理：通过限制移动存储设备与公司电脑的连接，或者对移动存储设备上存储的公司文件进行加密和权限控制，可以有效防止员工通过移动存储设备外发文件。