如何给国外老师写邮件

2016年08月16日 18:52:51

这个是应该好好学学的。

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去年秋季，参加了一次工作坊，主题是“大学的电子邮件礼节”。尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感，但随后课业催人老，一直顾不上整理。后来学期结束，国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题，所以把这些玩意分享给大家。这些信息来自研究生写作中心，较为权威，可以放心实践。 

内容很多，我只整理那些“醍醐”。因为这些是我自己犯过错误的地方。 

1. 邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。 

2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云） 

　　Dear Dr. *** ／Dear Professor ***（***是姓） 

3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（first name），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。 

4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如： 

　　My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford. 

5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。 

6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。 

7. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用I wanted代替。 

8. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。 

9. 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来） 

　　Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time? 

10. 避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。 

11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是： 

　　Thank you, and I look forward to hearing from you. 

13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。 

　　Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.