第14章 项目采购管理

14.1 采购管理的相关概念和主要过程 460
14.1.1 概念和术语 460
采购是从项目团队外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程。
14.1.2 采购管理的主要过程 460

采购管理，4个过程（编实控结）

（1）编制采购计划
决定采购什么，何时采购，如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。
（2）实施采购
从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书。选择供方，审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同。
（3）控制采购
管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。审核并记录供应商的绩效以采取必要的纠正措施，并作为将来选择供应商的参考。管理与合同相关的变更。
（4）结束采购
完成单次项目采购的过程。

14.2 编制采购计划

编制采购计划过程的第一步是要确定项目的哪些产品、服务和成果是项目团队自己提供合算，还是通过采购来满足更为合算。如果需采购还要确定采购的方法和流程以及找出潜在的卖方，以确定采购多少、何时采购，并把这些结果都写到项目采购计划中。
在编制采购管理计划过程期间，项目进度计划对采购管理计划有很大的影响。制订项目采购管理计划过程中做出的决策也能影响项目进度计划，并且与制订进度、活动资源估算、“自制/外购”决定过程相互作用。编制采购管理计划过程应该考虑与每一个“自制/外购”决定关系密切的风险,还要考虑评审合同的类型以减轻风险或把风险转移到卖方。
总之，编制采购计划时，在其他计划可以得到的情况下，需要考虑的内容通常有成本估算、进度、质量管理计划、现金流预测、可识别风险和计划的人员配备等。

14.2.1 编制采购计划的输入、输出
1、输入
1）项目管理计划
2）需求文档
3）风险登记册
4）活动资源要求
活动资源要求里有对人员、设备或地点的具体需求的信息，可以使用活动资源要求进行活动成本估算，进而判断有关的项目工作是自制合算还是外购合算。
5）项目进度
6）活动成本估算
7）干系人登记册
8）事业环境因素
9）组织过程资产

编制采购计划的输出

1）采购管理计划

采购计划描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程。采购计划内容包括如下方面。
（1）拟采用的合同类型
（2）风险管理事项
（3）是否采用独立估算作为评估标准，由谁来准备独立估算、何时进行独立估算
（4）如果项目的执行组织设有采购、合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取哪些行动
（5）标准的采购文件（如果需要的话)
（6）如何管理多个供应商
（7）如何协调釆购与项目的其他方面，例如确定进度与绩效报告
（8）可能对计划的采购造成影响的任何约束和假定
（9）如何处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们一起协调项目进度制订过程
（10）如何进行“自制/外购”决策，并与活动资源估算过程、制订进度计划过程联系起来
（11）如何确定每个合同中规定的可交付成果的日期安排，并与进度制订过程、进度控制过程相协调
（12）如何确定履约保证金或者保险合同，以减轻项目的风险
（13）如何为卖方提供指导，以帮助其制订与维护工作分解结构
（14）如何确定用于采购或合同工作说明书的形式和格式
（15）如何识别通过资格预审的卖方
（16）如何管理合同和评估卖方的衡量指标。

2）采购工作说明书

对所购买的产品、成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品、成果或服务的能力。这些细节将随采购物的性质、买方的需要或者预期的合同形式而变化。采购工作说明书描述了由卖方提供的产品、服务或者成果。
采购工作说明书中的信息有规格说明书、期望的数量和质量的等级、性能数据、履约期限、工作地以及其他要求。
采购工作说明书应写得清楚、完整和简单明了，包括附带的服务描述，例如与采购物品相关的绩效报告或者售后技术支持。在一些应用领域中，对于一份采购工作说明书有具体的内容和格式要求。每一个单独的采购
项需要–个工作说明书。然而，多个产品或者服务也可以组成一个采购项，写在一个工作说明书里。随着采购过程的进展，采购工作说明书可根据需要修订和更进一步地明确。

3）采购文件

采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。常见的采购文件有方案邀请书（RFP）、报价邀请书（RFQ）、征求供应商意见书（RFI，Request for Information）、投标邀请书（IFB，Invitation for Bid（s））、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。

（1）方案 邀请书（RF P），请求建议书

方案邀请书是用来征求潜在供应商建议的文件，有人称RFP为请求建议书。
request for proposal

（2）报价 邀请书（RF Q），请求报价单

报价邀请书是一种主要依据价格选择供应商时，用于征求潜在供应商报价的文件。一般项目执行组织多在涉及简单产品的招标中使用RFQ。有人称RFQ为请求报价单。最简单的一种形式就是报价单。
request for quotation

（3）询价计划编制过程常用到的其他文件
用于不同类型釆购的文件还包括征求供应商意见书、投标邀请书、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。
RFI 用来征求供应商意见，以使需求明确化。如果需求很明确，则用方案邀请书，征求供应商的建议书(Proposal)。招标或要求供应商报价前，使用报价邀请书，以作为招标底价及比价的参考(前提是给所有供应商的报价格式都是一样的，如果不一样，则无法比较，也失去了意义)。随着这些过程的进展，需求不明确及预算不精确的风险被大大降低。

4）供方选择标准
5）“自制/外购”决策
6）变更申请
7）可能的项目文件更新

14.2.2 用于编制采购计划过程的技术和方法
（1）“自制/外购”分析
（2）专家判断
（3）市场调研
（4）会议

14.2.3 工作说明书（SOW）

工作说明书(Statement of Work，SOW)是对项目所要提供的 产品、成果或服务 的描述。对内部项目而言，项目发起者或投资人基于业务需要、产品或服务的需求提出工作说明书。内部的工作说明书有时也叫任务书。工作说明书包括的主要内容有前言、服务范围、方法、假定、服务期限和工作量估计、双方角色和责任、交付资料、完成标准、顾问组人员、收费和付款方式、变更管理等。工作说明书的格式之一如下。
（1）前言
   对项目背景等信息作简单描述。
（2）项目工作范围
   详细描述项目的服务范围，包括业务领域、流程覆盖、系统范围及其他等。
（3）项目工作方法
   项目拟使用的主要方法。
（4）假定
   项目进行的假定条件，具体内容需双方达成。
（5）工作期限和工作量估计
   项目的时间跨度和服务期限，对于按人天计算费用的项目.需评估服务工作人天，并估算项目预算。
（6）双方角色和责任
   分为供应商的职责和发包商的职责，并对关键角色的工作职责进行描述。
（7）交付件
   列出项目的主要交付物的资料，并对交付件的内容与质量要求进行描述。
（8）完成以及验收标准
   列出项目的完成标准和阶段完成标准，完成标准作为项目验收的依据内容。
（9）服务人员
   列出供应商的人员名单及顾问资格信息。描述在什么情况下可进行供应商人员的变更。
（10）聘用条款
   对聘用供应商人员的级别要求、经验要求及其他相关条款。
（11）收费和付款方式
   项目的付款方式、费用范围和涉税条款等。
（12）变更管理
   项目变更的管理过程、相关规定与约束条件等。
（13）承诺
   双方承诺均已阅读，理解并同意遵循上述协议书及其条款的约束。而且双方同意，所提到的服务条款及其附件（包括工作说明书、变更授权以及双方协议中的任何独立完整的陈述），取代所有的建议书或其他在此之前的书面或口头协议等。
（14）保密
   遵守保密协议（保密条款另行签署）。

工作说明书与项目范围说明书的区别：
工作说明书是对项目所要 提供的产品或服务的 叙述性的描述。项目范围说明书则通过明确项目应该 完成的工作而确定了项目的范围。

表 14-1 是一个工作说明书的样本。工作说明书应该清楚描述工作的具体地点、完成的预定期限、具体的可交付成果、付款方式和期限、相关质量技术指标、验收标准等内容。一份优秀的工作说明书可以让供应商对买方的需求有较为清晰的了解，便于供应商提供相应产品和服务。

14.3 实施采购

实施采购过程要做的工作如下：
（1）从潜在的卖方处获取如何满足项目需求的答复，如投标书和建议书。通常在这个过程中由潜在的卖方完成大部分实际工作，项目或买方无需支付直接费用。
（2）接受多个潜在的卖方的标书或建议书后，运用 供方选择标准选择一个或多个合适的卖方，并与选中的卖方签订合同。

14.3.1 实施采购的输入
（1）采购管理计划
（2）采购文件：采购文件来自潜在卖方，是他们的报价建议书。
（3）供方选择标准：这个标准在编制采购管理计划过程中制订，用来评价卖方的建议书或为其评分。
（4）卖方建议书：每一个卖方或者供方，在买方询价过程中都会提供建议书。建议书提供评审的基本信息。
评价小组将对其进行评价，来选择一个或多个中标人（卖方）。
（5）项目文件
（6）自制/外购决策
（7）采购工作说明书
（8）组织过程资产

14.3.2 实施采购的方法和技术

（1）投标人会议

投标人会议（也称为投标前会议）是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购目的（如技术要求和合同要求等）有一个清晰的、共同的理解。对供应商问题的答复可能作为修订条款包含到采购文件中。在投标人会议上，所有潜在供应商都应得到同等对待，以保证一个好的招标结果。

（2）建议书评价技术

对于复杂的采购，如果要基于卖方对 既定加权标准 的响应情况来选择卖方，则应该根据买方的采购政策，按正式的建议书评审流程对各个潜在卖方的建议书进行评价，建议书评价委员会将做出他们的选择，在授予合同之前，还要报管理层批准。

（3）独立估算

对于很多采购事项而言，采购组织能够对其成本进行独立的估算以检查卖方建议书中的报价。
如果报价与估算成本有很大差异，则可能表明合同工作说明书不适当、或者潜在卖方误解或没能完全理解和答复工作说明书、或者市场已经发生了变化。独立估算常被称为“合理费用”估算。
（4）专家判断
（5）刊登广告
（6）分析技术
（7）采购谈判
项目经理可以不是合同的主谈人。在合同谈判期间，项目管理团队可列席，并在需要时就项目技术、质量和管理要求进行澄清。
合同文本的最终版反映所有达成的协议。

14.3.3 实施采购的输出
（1）选中的卖方
（2）合同
（3）资源日历
（4）变更请求
（5）项目管理计划更新
（6）项目文件更新

14.4 招投标

14.4.1 招标人及其权利和义务

1.招标人的 权利

招标人有如下权力。
(1)招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。
(2)自主选定招标代理机构并核验其资质条件。
(3)招标人可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格预审；国家对投标人资格条件有规定的，应按照其规定。
(4)在要求提交投标文件截止时间至少 15 日前，招标人可以以书面形式对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。该澄清或者修改内容是招标文件的组成部分。
(5)招标人有权也应当对在招标文件要求提交的截止时间后送达的投标文件拒收。
(6)开标由招标人主持。
(7)招标人根据评标委员会提出的书面评估报告和推荐的中标候选人确定中标人招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。

2.招标人的 义务

招标人有如下义务。
(1)招标人委托招标代理机构时，应当向其提供招标所需要的有关资料并支付委托费。
(2)招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。
(3)招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者，以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。
(4)招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量，以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。招标人设有标底的，标底必须保密。
(5)招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。但是，依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至提交投标文件截止之日止，最短不得少于 20 日。
(6)招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。
(7)招标人应当采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行
(8)中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。
(9)招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起 30 日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。

14.4.2 招标代理机构

14.4.3 招标方式

招标分为公开招标和邀请招标。
(1)公开招标：指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
(2)邀请招标：指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

14.4.4 招投标程序

依据《中华人民共和国招标投标法》，招投标程序如下。
(1)招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目能力的、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。
(2)招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场。
(3)投标人投标。
(4)开标。
(5)评标。
(6)确定中标人。
(7)订立合同。

14.4.5 投标

(1)投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出实质性响应。
(2)投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。
(3)投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。
(4)投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。
两个以上法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。

14.4.6 开标、评标和中标
中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。
招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起 30 日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目。

如果中标人不统一按照招标文件规定的条件或条款按时进行签约，招标方有权宣布该标作废而与第二最低评估价投标人进行签约（或与综合得分第二高的投标人进行签约）。如果所有投标人都没有按照招标文件的规定和条件进行签约，或者所有投标人的投标价都超出本合同标的预算，则可以在请示有关管理部门后宣布本次招标无效，而重新组织招标。

14.4.7 供方选择

前面的询价计划编制过程为供方选择过程提供了评估标准。除了使用采购成本或价格外，这个过程中还会使用综合评价标准。
价格对于现货供应、同质的物品可能是主要的决定因素。不过如果卖方不能及时供货的话，最低的价格并不能保证最低的成本。对于项目中产品子系统的采购(即外包、发包)，或对服务的采购来说，针对供应商的技术方案和管理方案等，也可以考虑综合评价标准。
对于那些关键性采购应采用多渠道以规避风险(如送货不及时、不合质量要求等风险)。但更多渠道采购可能导致更高的采购成本。
对于大型的或重要采购事项，这一过程或招标评标过程可能要重复多次。通过这过程的过滤，得到一个精简的、合格的卖方清单，然后根据更详细和全面的建议书展开更详细的评估，最后会挑出一个或若干个中标人。

14.4.8 相关法律责任（千分之五以上千分之十以下的罚款）

所谓法律责任，就是某人或某个单位等法律主体因自己的不当言行、或过失、或关联关系而承担的相应的行政责任、民事责任或刑事责任。
《中华人民共和国招标投标法》明确了招投标过程中涉及的各方的法律责任，涉及的各方有招标人、招标代理机构、投标人、评标委员会的专家、招标单位直接主管、中标人等。就投标人承担的法律责任来说，具体规定如下。
投标人相互串通投标或者与招标人串通投标的，投标人以向招标人或者评标委员会成员行贿的手段谋取中标的，中标无效，处中标项目金额千分之五以上千分之十以下的罚款，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，取消其一年至两年内参加依法必须进行招标的项目的投标资格并予以公告，直至由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任；给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。
投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标的，中标无效，给招标造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

14.5 控制采购

控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。
买卖双方的任何一方都需要确保对方能正常履约，这样他们的合法权利就能得到维护,这就需要对合同的执行进行管理。
控制采购过程是买卖双方都需要的。该过程确保卖方的执行过程符合合同需求，确保买方可以按合同条款去执行。

对买方来说，控制采购过程的主要目标如下。
（1）保证合同的有效执行。项目执行组织在采购合同签订后，应该定时监督和控制供应商的产品供货和相关的服务情况。要督促供应商按时提供产品和服务，保证项目的工期。
（2）保证采购产品及服务质量的控制。为了保证这个项目所使用的各项物力、人力资源是符合预计的质量要求和标准的，项目执行组织应该对来自于供应商的产品和服务进行严格的检查和验收工作，可以在项目组织中设立质量小组或质量工程师，完成质量的控制工作

14.5.1 控制采购的输入
（1）项目管理计划
（2）采购文件
采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。典型的采购文件如投标邀标书（IFB）、建议邀请书（RFP）、报价邀请书(RFQ)和建议书等。采购文件中包含管理各采购过程所需的各种支持性信息，如关于采购合同授予的规定和工作说明书，这些内容为控制采购提供了依据。
（3）合同
合同是买卖双方之间就采购工作达成的一致，包括对每一方的权力和义务的明确。同样,项目经理监控采购时要依据合同检查卖方的合同执行情况。
（4）批准的变更请求
（5）工作绩效报告
（6）工作绩效数据

14.5.2 控制采购过程使用的工具与技术

（1）合同变更控制系统

在执行合同过程中，无论卖方还是买方，都有可能要调整合同内容，这涉及到了合同变更。因此需要合同变更控制系统来规范合同变更，使修改合同的过程在买卖双方达成一致的前提下进行，合同里的变更条款为合同变更提供了指南。
合同变更控制系统包括：变更过程的书面记录工作、变更跟踪系统、变更争议解决程序，以及各种变更所需的审批层次。
合同变更往往涉及到项目的整体变更，因此合同变更控制系统应当与整体变更控制系统整合起来。

（2）检查与审计

在项目执行过程中，应该根据合同规定，由买方开展相关的检查与审计，卖方理应对此提供支持。
通过检查与审计，验证卖方的工作过程或可交付成果对合同的遵守程度。
如果合同条款允许，某些检查与审计团队中可以包括买方的采购人员。

（3）采购绩效审查

采购绩效审查是一种系统的、结构化的审查，买方依据合同来审查卖方在规定的成本和进度内完成项目范围和达到质量要求的情况。
采购绩效审查既包括对卖方所编文件的审查，也包括买方开展的检查，以及在卖方实施工作期间进行的质量审计。
绩效审查的目标在于发现履约情况的好坏、相对于采购工作说明书的进展情况，以及未遵循合同的情况，以便买方能够量化评价卖方在履行工作时所表现出来的能力。

（4）报告绩效

根据合同要求，评估卖方提供的工作绩效数据和工作绩效报告，形成工作绩效信息，并向买方管理层报告。报告绩效为管理层提供了卖方的执行信息。

（5）支付系统

依据经检查核实后的卖方绩效，通常先由负责的项目团队成员证明卖方的工作合格，再通过买方的应付账款系统向卖方付款：依据合同卖方完成多少就付多少，支付过程要留下文字记录。

（6）索赔管理

在执行合同时，买卖双方立场不同，因此有时会出现双方不能就变更补偿达成一致的情况，甚至对变更是否已经发生都存在分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。
有争议的变更也称为索赔、争议或诉求。
在整个合同生命周期中，通常应该按照合同规定对索赔进行记录、处理、监督和管理。如果合同双方无法自行解决索赔问题，则需要按照合同中规定的替代争议解决（ADR）程序进行处理。
谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

（7）记录管理系统

合同的签订、执行、变更等工作涉及大量的款项，也涉及买卖双方的其他利益。出现争议时，“口说无凭”，口头的说法不会被采纳，因此要对采购过程进行书面记录。
项目经理采用记录管理系统来管理合同、采购文档和相关记录。
记录管理系统是一个自动化辅助工具，它包含一套特定的过程、相关的控制功能，它是项目管理信息系统的一部分。利用该系统，可以检索合同文件、过程记录以及往来函件。

14.5.3 控制采购的输出
（1）工作绩效信息
（2）变更请求
（3）项目管理计划更新
（4）项目文件更新
（5）组织过程资产更新

14.6 结束采购

结束采购是完结本次项目采购的过程。完成每一次项目釆购，都需要结束采购过程。

输入
1）项目管理计划
2）采购文件

工具与技术
1）采购审计
从编制釆购计划过程一直到结束采购过程的整个采购过程中，采购审计都对采购的完整过程进行系统的审查。
采购审计的目标是找出本次采购的成功和失败之处，以供买方组织内的其他项目借鉴。
2）采购谈判
3）记录管理系统
记录管理系统是一种自动的工具系统，项目经理使用它来管理合同、记录合同执行情况、并把合同文件和往来函件存档,这也是结束采购过程的一项工作。

输出
1）结束的采购
2）组织过程资产更新
一个合同执行完毕，总会多多少少产生一些文档、数据、经验教训，这些新的知识财产要补充到卖方的组织过程资产里。总之，要更新的组织过程资产要素包括但是不限于如下方面。
(1) 采购档案。一套完整的、带索引的合同文档(包括已结束的合同)。采购档案应该纳入最终的项目档案中。
(2) 可交付物验收。买方通过其负责的合同管理人员，向卖方提供项目可交付物通过验收或没有通过验收的正式书面通知。在合同条款中定义了对项目可交付物正式验收的要求，以及如何处理不符合要求的项目可交付物的程序。
(3)经验教训文件。为了改进未来的采购，应详细记录经验教训，以利于未来的过程改进。

补充知识点：

《中华人民共和国政府采购法》

依据《中华人民共和国政府采购法》，政府采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和国务院政府采购监督管理部门认定的其它方式。

《中华人民共和国政府采购法》：符合下列情形之一的货物或者服务，可以按照本法采用单一来源方式采购
（1）只能从唯一供应商处采购
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的
（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的