外发文件如何防泄密？

随着信息化技术的不断发展，数据安全对于企业来说变得越来越重要，企业数据安全在近几年频繁发生，有不少企业都因数据泄漏而造成不同程度的损失，很多企业花费人力和财力采取各种措施，来确保自身数据安全和文档安全。然而，却往往忽略了对外发文档所造成的严重后果，导致文档一旦发送出去之后，就失去控制了。

如：

1. 某国际化妆品巨头公司将一个缺乏保护措施的数据暴露在互联网上，该数据存储了4.4亿条记录；

2. 郑州某学院近两万学生个人信息被泄露，以表格的形式在微信、QQ等社交平台上流传；

3. 硅谷某数据库巨头公司的数据管理平台因为数据管理不当从而泄露了全球数十亿人的数据记录……

如何守护外发文件的安全呢？文盾风筝文档充分考虑外发文件的易扩散特性，提供专业可靠的数据安全解决方案。

01风筝文档是什么？

风筝文档是物联网技术在版式文档领域的应用，实现了离散实体文档的动态权限管理。该平台通过等保三级认证，使用“云”+“端”的形式，让您不宜扩散的文档与您之间通过风筝文档平台账号实时互联起来，让您的文档存在哪里都放心、外发给谁都可控，真正做到敏感文档兵不卸甲、覆水可收。

02风筝文档有哪些特点？

1. 对每个文档进行加密保护，不怕文档因流转而流失；

2. 在文档被打开时，通过服务器进行身份识别和动态授权，权限可以随时调整、收回；

3. 发出去的文档有错误，可以强制更新，确保只有一个正确版本；

4. 通过文档构建群组，对文档进行实时交流和审阅，无需一个个传阅。

5. 在电脑上、手机上、PAD上随时可看，无需担心文档流失。

03 风筝文档能做什么？

风筝文档主要是针对内容不宜扩散、外发又是刚需的电子文档，给您一个方便的技术手段进行管控。我们通过典型用户的典型应用来进一步了解一下风筝文档的用途：

保险公司的老师：将内部培训材料转成了cpdf，发放给销售人员。销售人员下载后，在职时方便查看和备注，离职后不能再打开，文档版本能实时更新，有效防止了内部资料的流失和版本错乱，确保文档安全。

培训机构的老师：将高价值课件转成了cpdf，发放给学员。学员自己可以方便地查看和记笔记，但转发无效，有效地防止了高价值课件被扩散、盗版和通过共享课件蹭课的问题。

能源技术公司的销售人员：将公司的方案资料转成了cpdf，设置动态水印后，发给潜在客户。客户付费前只能查看可收回的cpdf文件，付费后才能得到源文件，有效地保护了公司利益。

投资公司的投资经理：将需要外发的商业计划书转成cpdf发给相关人员，并设定有效期。因为转发无效，过期无效，既方便了共享，提高了效率，又保护了商业机密。

公司行政部门：用福昕互联客户端将所有商业合同扫描为可检索的cpdf并保存到网盘，授权给相关人员。被授权的人员可以直接查看，其他人员经过行政部门批准后也可以查看。虽然是扫描件，因为经过了OCR，查看人员可以很方便地按关键词搜索合同内容。

公司产品经理：将产品规划和例会纪要转成cpdf发给主管领导和开发人员，每日自动更新，不用担心技术机密外泄，也不用担心版本错乱。通过设置动态水印，每个人打开时有自己的信息，截屏、拍照都有迹可循。

平台运维人员：将网站账号和证书、口令等记录在cpdf文档中，与分布在多个地方的团队成员共享，每30天和网站一起进行更新，有效的解决了以前通过微信、QQ、邮件、电话等询问新密码的不方便和不安全问题。

总结起来，如果您有确实需要外发、又不宜扩散的电子文档，您就可以尝试用“风筝文档”进行保护。

04 和市场上类似产品有什么不同

市场上有很多类似产品，因为出发点、应用场景不同，各有千秋，这里不具体点名，大家可以根据需要，对号入座进行选择。

1. 有权限管理功能的云文档产品。这类产品的特点是文档必须存在云中，可以设置谁能看、谁能编辑等。这类产品比较适合所有文档都存在云中、文档的使用都在云中进行、不需要下载的场景，但用户得不到实体文档的便利。如果有些用户需要下载实体文档，一旦下载就管不住了。

2. 特殊驱动支持的透明加密产品。这类产品的特点是只有安装了特殊驱动的计算机才可以操作文档，特殊驱动的作用是在文档处理软件和计算机存储之间加密、解密。这类产品比较适合机构内部有限的计算机使用。如果文档需要外发，就必须先解密，这样外发后的文档就会失控了。

3. “云+端”的动态权限管理产品。动态权限管理产品的特点“云平台”+“客户端”。首先是给文档赋予唯一的标识，指定唯一的所有者，然后将文档加密，并将密钥存在云平台，文档和密钥是分开保存的。文档的所有者可以通过云平台管理文档权限，有权限的用户在用客户端打开文档时受权限约束，只能在权限范围内操作。这类产品比较适合外发文档，既能使文档得到全生命周期的管控，又能让用户享受到实体文档的便利，还不需要用户安装特殊的驱动。

风筝文档属于动态权限管理产品，适用于可以转成PDF的结果性文档存储和外发管控，特别是哪些内容不宜扩散、外发又是刚需的文档，如内部文档、付费文档、有时效性的文档等。

除了一般的动态权限管理，风筝文档还支持：

1、动态版本更新功能，使已经外发的文档也可以强制更新版本；

2、痕迹追踪，对可控文档的使用情况进行追踪；

3、互联审阅，拥有相同文档的各方可以在线实时讨论、修改、批注，实时增量更新；

4、AES和SM4两种加密算法；

5、强制变更所有者，当某企业成员没有正常交接文档时，企业可以强制变更所有者；

6、主副企业管理员互相协作和互相制约，例如“强制变更所有者”操作需要主副企业管理员都同意，无法私下操作；

7、再授权和授权链管理；

8、灵活的单、双因子认证；

9、文档的克隆和变更所有者；

10、支持本地和服务器加解密；

11、支持私有化部署；支持PD

05 常见问题

我的“风筝文档”，平台运维人员能看到吗？

只要您不给他授权，不能。首先，福昕的系统开发和运维是分离的，程序开发和数据管理是分离的，制度上保证他们看不到。您不放心，您在制作风筝文档是，可以只上传权限，不上传文档，比如把文档存在您的U盘中，就可以绝对可以放心了。如果您是私有化部署，开发人员是福昕的，运维人员是您企业自己的，文档在您自己手里，非常安全。

我的“风筝文档”，管理员能看到吗？

不能，文档的权限管理是文档所有者的功能，管理员在没有被文档所有者授权的情况下，也是打不开文档的。管理员可以在特殊的情况下变更文档所有者，但需要主副管理员同时同意，并且会在系统中留下痕迹，起到制衡的作用。