目标: 保障会议相关设备正常运转和合理使用,确保会议顺利进行。
会前
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了解清楚会议时间和场地位置,会议设备类型,设备使用方法和常见问题的处理方式。了解各个方式各种设备投屏方式方法,并了解清楚不同方式的不同点和优缺点。
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了解清楚会议软件的使用要求,使用方法,常用设置及注意事项。
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跟用户了解好会议细节,例如是否需要投屏,是线上会议还是线下会议,需要用什么会议软件等。判断清楚现有条件是否能满足实际会议需求,根据会议具体情况,给用户提供最合适的会议方案。
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要做好会议室设备的完整的细致检查和测试,在会前提前发现和解决问题,不允许出现因为检查不到位或者疏忽大意导致影响会议正常进行。
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想好一些常见问题的应对方案,比如投屏器突然出现问题怎么继续保障会议继续进行,外部用户电脑加了域不能安装投屏软件你要怎么办,ppt投到大屏上发现显示有问题你要怎么办,这些问题都需要你在最短的时间内解决或者给到替代方案。
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要满足一些用户的比较细致的需求,比如腾讯会议要怎么调整其他参会人显示的视图,如何在电脑投屏时实现电脑上是ppt的演讲者模式而大屏是演示模式,电脑分辨率比较特殊投屏后大屏上下有黑边不能铺满整个屏幕等等。
会中
- 引导或帮助用户正确使用会议设备。
- 在现场或现场附近随时待命,做好应对突发状况的准备。
- 空闲之余可协助行政接待方面的工作。
会后
- 收拾整理会议设备,复原现场,以方便其他人员使用。
- 回顾会议情况,想想会议中遇到的问题,找出原因并制定解决方法或改进方案。