天翎知识管理系统为研究所文档管理组织创新赋能

编者按：众所周知，作为研究所来说，文档资料数量之繁多、内容之复杂多样且重要，相比普通企业对文档管理的要求要高得多 ，跟小编来看看，天翎的平台是如何实现研究所的需求的吧。

一、研究所文档管理存在的普遍问题

1. 日常工作中产生的知识文档附件基本都有其独有的格式和版本，分散在不同电脑和系统中，难以统一管理，查找缓慢，效率低下；

2. 管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享；

3. 文档管理与日常业务中的问题无法结合，知识在沉淀后无法得到应用，无法形成企业知识网。

二、MayApps平台赋能实现研究所知识管理系统

• 科学分类，省时省力：MayApps知识管理平台对文档进行多维度分类，按照组织架构分类、按照标签分类、按文档类型分类。支持文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

• 审批功能，高效归档：MayApps知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对某研究院流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作，实现档案全生命周期过程管理。让知识加以沉淀复用，实现隐形知识对业务发展的反哺。

   

• ，信息安全：MayApps知识管理平台支持私有化部署模式，将所有的敏感数据或业务数据部署在内网的本地服务器上，服务的稳定性、数据的安全性得到保证。平台内部设有细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

• 协同共享，智能检索：MayApps知识管理平台支持在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索，支持高级检索，如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等，同时体现最新浏览，最新分享，最新搜索，移动端检索功能，搜索结果根据标签权重进行排序。

• 知识地图，高效办公：通过知识地图，天翎帮助某研究院实现知识文档的快速指引，极大的方便广州研究院在各类办公、业务场景下形成知识应用，助力其高效协作办公。

   

三、项目价值

1、知识管理系统可有效对企业知识资产进行挖掘保护。主要包括集中整合、统一管理企业知识资产；建立知识的分类体系、知识索引和搜索平台、知识图谱和知识推送；管理知识的发布和版本；对知识进行有效管理并和合理归档，同时注重知识的信息安全管理。

2、知识管理有助于企业员工能力提升。当企业建立了合理的知识管理系统以后，一方面，在业务活动中，员工能方便、快速获取准确的相关知识，提高工作效率，帮助员工在其工作的领域提升专业能力。另一方面，知识管理系统建立的各个领域的专家图谱，连接各个领域的专家，当员工遇到疑难问题时，可以随时找到专家咨询，及时解决问题并提升自身能力。

3、创新创造价值。知识管理系统的建立提高了知识的重用率，避免“重复发明轮子”造成的隐形浪费。同时，知识管理让企业知识“活起来”，加快知识应用和创新能力。