「直播回放」电子会计档案管理，让数字化成果深度利用、可查可验

近日，泛微-文书定档案管理团队发起了《电子会计档案解决方案》专题直播，在线上进行了知识分享。在内容分享结束之后，观众朋友们就文书定档案管理产品进行了积极的提问和讨论。

为了方便各位参考和回顾，我们制作了本次分享的直播回放，摘选出部分普遍关心的问题，并且将解答分享给各位。

观众提问汇总

01

档案电子化后，纸质档案是否需要保存？

答：根据当前对于会计档案的保管要求，如果原件是纸质档案就还需要在规定时间内妥善保存；如果原本产生的就是电子凭证，比如电子发票，不需要进行单独的线下保管。

因为现在是处于”纸电混管”阶段，可能会有些企业习惯电子保存一份，纸质再保存一份。但从国家政策层面，更鼓励采用电子单套制的档案管理方式。

02

档案的“四性管理”指哪些？

答：四性检测是指档案的真实性，完整性，可用性，安全性这四性来检测。

国家有一个标准档案管理文件，明确罗列了45项的检测指标。文书定产品功能是完全基于国标的45项检测指标来制定四性检测的功能。

 

03

文书定包含容灾备份吗？如何实现？

答：文书定档案管理系统有自己的备份机制，也有数据库备份的机制。容灾备份一般有几种模式，如果通过文书定系统实现，可以在服务器内进行容灾备份，也可借助专业的第三方的容灾备份产品来实现。

04

凭证生成后业务变更，原始凭证如何处理？

答：如果凭证已经生成了，但是原本相关联的业务发生了变更，可以从业务系统重新推送凭证，生成新的版本来覆盖。

05

建工项目的大量纸质档案如何电子化管理？

答：如果是大量纸质的话，需要有专业的档案电子化加工服务，可以找专业的加工服务团队进行线下纸质档案的加工，然后把这些加工好的成果产物导入到系统，实现档案电子化。

如果本身数据已经是电子化的，存在工程项目管理软件中。建议将文书定与项目管理软件进行接口集成，这样日常的数据会自动沉淀到文书定平台，档案管理员做好分类和数据加工处理，即可封装为可利用的电子档案。

06

文书定的数据收集、搜索性能如何？

答：文书定档案接收支持多种方式录入档案数据，包括系统接口对接线上获取、电子文件批量上传、数字化加工成果自动导入等。可对各个渠道接收的数据进行分析、处理，将有价值的档案经过排序、编号、著录、组卷等操作，整理完毕后移交档案库。

在搜索方面，通过打造内部的搜索引擎。不仅支持关键字的3秒快速检索。还可以提供全文检索、时间检索、编号检索、专题检索、撰写人检索等多种维度、多种类型的检索方式，精准定位相关档案。

此外，文书定对检索文档实现可控的权限等级。有些档案虽然能检索到，但是权限等级不够，是不能查看的。如果需要查看，需要通过流程进行审批借阅，规则可以按照组织需求进行自定义配置，具备个性化和延展能力。

 

07

普通、涉密、项目型文档如何管理？

答：普通文档、涉密文档、项目型文档。首先从权限等级来看，这三者明显不同。

普通文档的存档可以按照标准的档案收发管用来做，核心是方便查询。

涉密文档要求等级很高，其存储、备份、借阅、删除通过安全等级角度设置。例如存储过程中我们会设置防篡改技术，确保文件真实可信。借阅过程通过流程审批、档案加解密、可信身份认证识别来严格控制权限，防止泄密。

项目型文档除了日常的收集存档之外，融入了智能协同技术。例如在查询某一项目文档时，系统会自动带出与该项目关联的其他文档，只要具备相应的查阅权限，即可层层穿透整个项目过程。

文书定-数字化档案管理系统简介

 

文书定是泛微旗下专注于档案管理的产品平台，基于泛微低代码平台构建而成。文书定提供全程数字化的档案管理，借助泛微在行业中20多年，服务于87个细分行业客户所沉淀的经验，为组织档案管理的制度规范提供建议、为组织存量档案的数字化扫描提供服务、为组织档案工作的开展提供系统支撑，满足组织从纸质档案到电子档案的全生命周期管理的需求，实现了电子档案生成、收集、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理。