做好企业知识管理，提升组织竞争力

编者按：知识管理通常用于将企业或组织中隐形知识显性化，完成知识的沉淀、加工、传播、利用，最终应用回企业或组织的生产活动中。本文分析了做好知识管理对于企业的重要意义，并进一步指出企业该如何做好知识管理，知识管理平台选型需要注意什么，最后进行了知识管理平台常用功能的展示。

 

关键词：知识地图，标签分类，文档审批，在线编辑，权限管理

什么是企业知识管理

知识管理（Knowledge Management），一种最新管理思想与方法, 它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念。知识管理是企业管理的一项重要内容，主流商业管理课程如EMBA及MBA等均将“知识管理”作为一项管理者的必备技能要求包含在内。

知识管理通常用于将企业或组织中隐形知识显性化，完成知识的沉淀、加工、传播、利用，最终应用回企业或组织的生产活动中。

 

为什么要做好企业知识管理

在知识经济的大环境下，企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识的质量，进行有效的企业知识管理，为企业创造竞争优势和持续竞争优势对企业来说至关重要。

1.知识管理系统可有效对企业知识资产进行挖掘保护。主要包括集中整合、统一管理企业知识资产；建立知识的分类体系、知识索引和搜索平台、知识图谱和知识推送；管理知识的发布和版本；对知识进行有效管理并和合理归档，同时注重知识的信息安全管理。

2.知识管理有助于企业员工能力提升。当企业建立了合理的知识管理系统以后，一方面，在业务活动中，员工能方便、快速获取准确的相关知识，提高工作效率，帮助员工在其工作的领域提升专业能力。另一方面，知识管理系统建立的各个领域的专家图谱，连接各个领域的专家，当员工遇到疑难问题时，可以随时找到专家咨询，及时解决问题并提升自身能力。

 

3.创新创造价值。知识管理系统的建立提高了知识的重用率，避免“重复发明轮子”造成的隐形浪费。同时，知识管理让企业知识“活起来”，加快知识应用和创新能力。

如何做好企业知识管理

一．明确自身需求

不同行业、不同类型的企业用户对知识管理的需求是不一样的，对于一个企业来说，所处的发展阶段不一样，就存在了不一样的知识管理需求。企业发展的初期，考虑到成本、周期等问题，可能会选用通用软件，毕竟采购成本低，买来即用。但是随着企业的发展，原有的简单功能已经不能满足企业需求了，对于更多个性化、细化、深化的需求，就很难实现了，所以最好是选用可定制化的系统。

二．知识管理平台的选型

市面上的知识管理系统门类繁多，参差不齐，“乱花渐欲迷人眼”，在选择时难免感到迷茫，我们应该怎么选型呢，可以从以下几个方面入手：

1. 安全性

一个企业的信息知识数据，基本上都是存储在知识管理系统中的，企业案例、项目经验、数据报表、核心机密等等，所以知识管理系统的安全性一定是要首位考虑的，这是对外的。对内，针对员工的不同级别和部门，划分相应的等级文件库，这样就从内部减小了内部数据泄露的可能性。

2. 改造性（二次开发）

一个企业的发展不是永远原地踏步的，所以企业的知识管理系统也是应该跟上企业发展的脚步，根据企业日后的发展状况进行升级改造，让其能够更加适合企业的未来发展。

3. 集成性和扩展性

知识系统能够跟企业现有的系统进行对接，一些庞大且重要的数据就可以直接在二者之间进行调用，变相的提升了工作效率，也加强了企业各系统之间的关联紧密型。

1. 知识管理平台的一些常用功能

• 知识地图：知识地图作为知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。

• 标签功能：天翎平台支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

（图释：天翎KMS标签分类）

• 审批功能：天翎知识文档管理系统结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作，实现档案全生命周期过程管理。

（图释：天翎KM可视化流程配置）

• 在线文档：

直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。支持文档资料分享。

（图释：天翎KMS在线编辑演示）

• 权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（图释：天翎KMS文件授权演示）