合同文件太多太杂怎么办？用基于低代码平台的合同管理系统高效管理

概要：本文介绍了合同管理系统的定义及作用，并进一步指出了基于低代码平台的合同管理系统可以实现哪些功能，具有什么优势特点。

关键词：私有化部署，低代码平台，文档存储，多种格式支持，合同追踪，流程审批

合同管理系统的概念和作用

企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。

合同管理软件的功能包括但不限于：

1. 合同创建和存储：可以创建、编辑和存储各种类型的合同，例如采购合同、销售合同、服务合同等。

2. 文档管理：可以管理合同相关的所有文件和文档，例如PDF、电子邮件、扫描件等。

3. 合同审批流程：可以设计和执行合同的审批流程，以确保合同得到适当的审核和签署。

4. 合同提醒和跟踪：可以设置提醒和定期检查，以确保获得及时的通知和更新，并避免违约和失效。

5. 合同数据分析和报告：可以对合同数据进行分析和报告，以了解合同过程的效率和绩效，并优化相关业务决策。

6. 安全和合规性：可以确保合同和相关信息的安全和合规性，例如加密、备份、访问控制和合规性检查。

基于低代码平台的合同管理系统

1 科学分类，创建存储很简单

天翎合同管理系统，是基于低代码平台设计，并且和知识文档管理系统结合，支持将合同文件按照组织架构分类、按照标签分类，支持批量上传下载、编辑预览等的管理。

2 多种格式文件在线编辑预览

• 直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。

• 支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。

• 支持文档资料分享。

（图释：天翎文件上传界面）

3 流程审批功能

天翎合同管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作，实现档案全生命周期过程管理。

（图释：可视化流程配置）

4 合同提醒和跟踪

合同执行过程支持关键时间点提醒、超期后会亮灯提醒、并同过邮件、短信、钉钉、企业微信通知，可以设置任务提醒模式、实现风险预防管理。

5 合同安全有保障

（1）私有化部署，外部防护

合同管理涉及到大量重要信息，其安全性非常重要。无论是外包数据存储还是使用流行的云计算SaaS应用程序，都意味着可能给信息带来更多不必要的或者未经授权的访问，安全性和隐密性难以保证。

而私有化部署将所有的敏感数据或业务数据部署在内网的本地服务器上，服务的稳定性、数据的安全性是能够达到极大的保证的，这样就相当于给企业数据信息支起了“防护罩”。

（2）信息保护，内部隔离

• 权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失

• 可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

• 按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

• 文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

（图释：天翎权限管理界面）