企业团队如何实现知识共享？

概要：本文介绍了知识共享在企业团队中的重要意义以及如何在企业内部搭建起知识管理体系，同时推荐天翎知识文档管理系统（天翎KMS），该系统支持按照组织架构、标签、文档类型等三种分类方式上传文档，支持资料分享、全文检索和相关文档推送，同时支持在线预览和在线编辑，并且提供权限管理和水印设置等文档共享安全管理功能。此外，天翎还推出了微鳄365，为企业提供数字化转型解决方案，助力企业沉淀经验，构建知识生态体系。

关键词：标签分类，文档分享，全文检索，权限管理，文档审批，水印设置，微鳄365

实现知识共享对于企业团队具有重要意义：

提高工作效率：通过知识共享，团队成员可以共享自己所擅长的领域知识和经验，进而加速解决问题的速度，提高工作效率。

增强团队凝聚力：知识共享可以促进团队成员之间信息的交流和互相学习。这可以增强团队成员之间的联系和凝聚力，提升团队合作的效果。

提高创新能力：企业的知识储备是创新的重要基础，而知识共享可以促进企业内部的创意和创造性思维的激发，有利于推动新产品、新技术等创新成果的不断涌现。

避免重复劳动：知识共享可以避免成员之间重复开展同样的工作，浪费不必要的时间和资源。通过共享先前的工作成果，团队成员可以更好地理解并改进现有的项目，从而使公司更加有效和高效地运营。

实现企业内部知识共享，首先，当然是从思想层面做起，让公司领导层和员工都意识到知识共享的益处。其次，需要在企业内部搭建起知识管理体系。

当然，如果我们能借助一个专业级的知识管理系统，必然可以事半功倍。可以选用一个历史比较悠久的厂商，技术稳定，质量和服务更有保证。比如老厂商天翎，天翎自2003年开发研发，是国内最早从事快速开发平台研发和应用的厂商之一，至今已经18年历史，平台源代码已达200万行，客户累计授权超10万+，拥有丰富的开发经验。

而天翎知识文档管理系统（天翎KMS），在知识共享方面颇有建树。

（图释：天翎KMS主页）

一．知识的来源

共享的前提是“有物可享”，这就涉及到文档上传。天翎知识文档管理系统支持按照三种分类方式上传，分别是组织架构、标签、文档类型。

1. 按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（图释：天翎KMS文档上传演示）

1. 按照标签分类：在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

（图释：天翎KMS标签分类演示）

（3）按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类。

二．共享与协作

有了可以共享的知识后，就可以进行共享了。天翎知识文档管理系统支持文档资料分享和全文检索（主动），也支持相关文档推送（被动）。

（1）文档资料分享

（图释：天翎KMS资料共享演示）

（2）全文检索：天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索，支持高级检索，如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等，同时体现最新浏览，最新分享，最新搜索，移动端检索功能，搜索结果根据标签权重进行排序。

（图释：天翎KMS全文检索演示）

（3）相关文档推送：在企业单位文档形成一定数据后，在办公、业务中文档系统能够利用大数据进行相关知识推送，让文档发挥最大的用处，帮助企业在办公、业务流程中起到辅助作用。

（图释：天翎KMS相关文档推送演示）

在文档协作方面，天翎知识文档管理系统支持在线预览和在线编辑。

（4）在线预览：支持数十种格式文档的在线阅读，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档，也支持CSD等特殊格式文档的在线预览。

（图释：天翎KMS CSD在线预览演示）

1. 在线编辑：支持不同文档格式的在线协作编辑，多人同时在线编辑无压力。

（图释：天翎KMS在线编辑演示）

三．文档共享安全管理

在文档共享的过程中，不可避免地会遇到文档安全问题，天翎知识文档管理系统支持权限管理和水印设置，给文档共享上一把“安全锁”。

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效

（2）文档审批：按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

1. 水印设置：文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

天翎旗下更是推出了微鳄365，基于天翎低代码平台设计，结合群晖NAS实现本地化部署，为企业提供一站式数字化转型解决方案。其中的基础版，办公OA+知识文档，基于低代码平台的OA系统，致力于为企业提供智能化解决方案，结合可私有化部署的知识文档系统，助力企业沉淀经验，构建知识生态体系，小微企业和创业团队的办公首选。