生命是一个有趣的轮回,不是这样吗?刚出生时,我们个头很低,没有牙齿,没有头发,在生命的前半部分,我们会长高,长出头发和牙齿,而在生命的后半部分,我们会失去这些━━至少是部分失去。
信不信由你,Microsoft Office也遵循了相同的轨迹。在Office诞生的头十几年中,微软向其中增添了大量的新功能。随着时间的推移,Word变成了图片编辑器、Web设计软件,只有不到1%的用户能用到这些功能。
但是,由于天生的对不需要的处理能力的追逐,用户总是会不断地购买升级版。Microsoft Office成了臃肿和复杂的代名词,它的发育已经到了顶峰:身高、头发、牙齿。
那么微软此后会怎么做呢?它正在开始为Microsoft Office瘦身。事实上,Office 2007的主要卖点是:更简单、更简洁、文档占用的磁盘空间要少得多。
在经过重新设计后,Word、Excel、PowerPoint几乎已经成为了全新的软件。它们减少了许多浮动工具条,只有很少的任务要求打开对话框,甚至连菜单条也被取消了。所有的格式选项都被集成到了一项名为Ribbon的功能上,大大简化了与排版相关的操作。
更好的是,只要用鼠标指向而不用点击,用户就能够看到每种格式选项对文档的影响━━字体、格式、颜色的变化,没有了“应用”按钮,没有了缩略图预览,用户实际文档的改变是临时性和自动的。
对于用户而言,Office 2007的一个不利之处是,与用户使用了数年的Office版本没有多少相似之处,基本上每项功能都被移动了位置或有了新的名字,用户可能至少需要数周时间来适应这些变化。
用户还必须使用微软提供的标签,无法重新整理它们或隐藏一个永远用不到的标签,如果不写格式信函或学术论文,用户永远也不会用到Ribbon上的Mailings和References标签。用户失去的还不仅仅是定制能力。微软还删除了创建定制工具条的能力。在Office 2007中,用户唯一能够定制的是Quick Access Bar。
第二大具有革命性的变化是新的文件格式。10多年来,微软一直没有使用标准化的Word、Excel、PowerPoint文件格式,用户也无须担心同事的PC或Mac无法打不开他们的文档。但现在,用户需要担忧这种情况。
与原来的格式相比,新格式要紧凑得多,它们也更容易恢复。但是,如果不使用免费的转换器,旧的Windows版Office无法打开新格式文档,Office 2004 for Mac也无法读取。
幸运的是,Office 2007可以采用以前的格式保存文档。在过渡期,这可能是个好主意。Ribbon和新的文档格式是Office 2007中最为重要的变化。当然了,Office 2007中也还有其它新功能,特别是在Word中。例如,点击一下Elegant或Formal,就会改变整个文档中的所有格式。
尽管已经被Office标志所取代,原来被称为File的菜单仍然出现在Word、Excel、PowerPoint中。子菜单提供有Quick Print选项,能够在主打印机上打印一份拷贝,而不再要求使用对话框了。但是,用户还能够切换打印机吗?
其它改进包括:窗口底部出现了一个放大/缩小滑动条;拼写检查器能够标识出拼写错误;尽管有缺陷,Translation工具能够立即向用户提供外语翻译功能。
用户还可以将文档导出为PDF文档。用户可以书写博客内容,然后直接发布到Blogger、TypePad、WordPress服务器上。Document Inspector窗口使用用户能够消除隐藏的文本、评论,或者其它可能泄露企业秘密的元素。
Excel现在能够处理多得多的数据(每个数据表的大小可以达到100万行和16000列)。图表功能也更有趣了,“条件格式化”能够自动地使符合一定条件的单元显示为不同的颜色。例如在温度记录电子表格中,蓝色可以用来表示温度较低,红色或黄色则用来表示温度较高。
至于Outlook,最大的变化莫过于Instant Search━━用户可以利用它从大量的电子邮件、附件、日程表信息、地址等信息中找到“一根针”。Outlook还可以订阅RSS。
尽管实现了瘦身,但Office 2007的功能仍然很强大。