项目采购管理·十四

第16张 项目采购管理

关键词：集成项目，项目采购管理，项目采购计划，项目采购，项目管理

1 基本概念

采购是指从项目团队外部获得的产品、服务或成果的完整的购买过程。在信息系统集成行业，通常将项目所需产品或服务资源采购成为“外包”。采购必须要满足技术与质量要求，同时应满足经济性或价格合理的要求。通过依法、合法和标准化的采购管理，采购可以达到降低成本、增加项目利润的作用。

信息系统项目采购的对象一般分为工程、产品/货物和服务三大类，有时工程或服务会以项目的形式通过招标投标过程成交。 环境是项目采购的一大因素：包括企业外部环境（宏观环境，如政府法规、当前经济状况、行业情况）和企业内部环境（微观环境，如企业自身的工作流程）。为了便于项目采购管理和项目实施的控制，它一般偏重独家采购（即集成产品和服务种类比较多时，一般都倾向于 寻找一家总集成商 ）。

合同指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同必须包括的要素：合同的成立必须要有两个以上当事人；各方当事人必须互相作出意思指示；各个意思表示要达成一致。

信息系统工程合同是指对信息系统工程策划、咨询、设计、开发、实施、服务及保障类有关的各类合同，从合同条件的拟定、协商、签署到执行情况的检查和分析等环节进行组织管理工作，以达到通过双方签署的合同信息实现信息系统工程的目标和任务，同时维护建设方和承建方及其它关联方的正当权益。信息系统工程合同是一种承若合同，合同订立生效后双方应该严格执行。它也是一种义务、有偿合同，当事人双方在合同中都有各自的权利和义务，在享有权利的同时必须履行义务。

项目采购的管理过程 主要包括：制定采购计划、实现项目采购、管理项目采购、结束项目采购等。

2 制定采购计划

（1） 制定采购计划概念

在购买比自己提供更高效、更经济情况下可以使用采购的方式。制定采购计划过程的第一步是要确定项目的某些产品、服务和成果是项目团队自己提供还是通过采购来满足，然后确定采购的方法和流程以及找出潜在的卖方，确定采购多少，确定何时采购，并把这些结果都写到项目采购计划中。

（2）指定采购计划的输入

包括：项目范围基准、项目需求文件、项目合作协议、风险登记册、与风险相关的合同决策、活动资源要求、项目进度计划、活动成本估算、成本绩效基准、事业环境因素、组织过程资产。

（3） 制定采购计划工具与技术

包括：自制或外购分析、专家判断、合同类型、总价合同、成本补偿合同、工料合同。

（4） 制定采购计划输出

采购管理计划、采购工作说明书、自制或外购决策、采购文件、供方选择标准、变更请求。

3 实施项目采购

（1） 实施项目采购引言

在实施项目采购过程中，项目团队收到投标书或建议书，并按事先确定的选择选出一家或多家有资格履行工作且可接受的卖方。对于大宗项目采购，可以反复进行寻求卖方应答、评价应答的全面过程。可根据初步建议书列出一份合格卖方的简明表，然后对他们所提交的更具体、更全面的文件进行更详细的评价。

在我国境内进行以下工程建设项目，包括项目的勘察、设计、施工、监理，以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标：大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。

（2） 实施项目采购输入

包括：采购管理加护、采购文件、供方选择标准、合格卖方清单、卖方建议书、自制或外购决策、项目合作协议、项目文件、组织过程资产。

（3） 实施项目采购工具与技术

包括：刊登公告、Internet搜索、投标人会议、建议书评价技术、独立估算、专家判断、加权系统、采购谈判。

（4） 实施项目采购输出

包括：选中的卖方、采购合同、资源日历、变更请求、项目管理计划（更新）、项目文件（更新）。

4 管理项目采购

（1） 管理项目采购 引言

买方和卖方都出于相似的目的而管理采购合同。任何一方都必须确保双方履行合同义务，确保各自的合法权利得到保护。管理采购过程旨在确保卖方的绩效达到采购要求，并且买方也按合同条款履约。

（2） 管理项目采购输入

包括：采购文件、项目管理计划、采购合同、批准的变更请求、工作绩效报告、绩效报告。

（3） 管理项目采购工具与技术

包括：检查和审计、采购绩效审查、绩效报告、支付系统、索赔管理、合同变更控制系统、记录管理系统。

（4） 管理项目采购输出

包括：采购文档、变更请求（更新）、项目管理计划（更新）、组织过程资产（更新）。

5 结束项目采购

（1） 结束项目采购引言

完成一次项目采购，都需要合同收尾过程。它支持项目收尾或者阶段收尾过程，因为它确认项目所有工作和项目可交付物是否可接受的。

（2） 结束项目采购输入

包括：合同文件及合同管理计划、采购文档、合同收尾程序。

（3） 结束项目采购输出

包括：结束的采购、组织过程资产（更新）。

参考文献

薛大龙，刘春淼.系统集成项目-管理工程师教程[M].电子工业出版社2012.7:1-382