怎样写商业英文信(1):间架结构

怎样写商业英文信(1):间架结构

无论你想去应聘一个外企，还是想在一个外企内生存，写好一个英文信都是非常重要的。

商业邮件的收件人往往和你是有业务来往，和普通朋友不一样。因此两个原则必须注意：1. 你足够的尊重对方. 2. 避免写出套话，这样会让对方觉得他在和机器交往，让他感觉不舒服。在写英文信的时候，曾经有人对我说过：让读你信的人理解你，是你的责任。也许你面对的是对英文不甚了了的人，也许你要面对的是对你所描述的技术一无所知的人，也许你面对的是对你邮件基本不感兴趣，或者只有几秒读你邮件的人（如搞招聘的HR人员有时只花几秒看邮件），而这些人往往对你有很大的影响。在这些情况下，让别人愿意读你邮件，且能很好的理解你的邮件就非常重要了。当我们的邮件被别人忽视或者误解的时候，我们都要好好想一想是否能更好的改进自己的邮件。本文归纳了我几年写英文商业信件的经验，算不上很好，只是给大家共享一下而已。

一个结构良好的邮件，会让读信的人感觉很舒服，也愿意去花时间读你的信。本文首先介绍邮件的格式。

普通的商业邮件不需要象很多教科书上的书面邮件那样严格。一个完全符合书面邮件规格的信件，会让读信的人感觉面对的是一个机器人，反而效果不好。正常情况下，一个商业邮件由以下几个部分构成：

1. 称呼

错误的称呼会让人感觉不受尊重或者甚至觉得愤怒。一般情况下，英文信用下面三种方式称呼对方：

Hi xxx,

Hello Xxx,

Dear Xxx

其中Dear最正式，Hello次之，Hi最不正式。以前在译成中文时，Dear被翻译成“亲爱的”，因此有人就误解这是不是只有亲密的人之间才这样称呼。实际上并不如此，如果你想表达对别人的尊重，应该选择Dear。如果你和别人比较熟悉，则一般选择Hello，如果你和别人非常熟悉，才用Hi。

我在给别人写信的时候，一般第一封信会以Dear XXX称呼，表达自己对对方的尊重，如果交流了一阶段以后，再改成Hello。因为当我第一次和别人交流时，别人还对我不熟悉，这样表达尊重还是很必要的。当熟悉起来以后，再用Dear，则显得有点生分，说Hello或者Hi有助于拉近距离。具体什么情况该用哪个词，还是需要自己仔细斟酌。

在Dear/Hello/Hi之后是对方的名字。如果你知道对方的性别和年龄，加上一个合适的前缀，如：

Dear Mr. arong1234

Dear Miss Rose

如果你对对方的性别或年龄不了解，则不要加前缀。有些人名字看起来象男性，不代表他真是男性，你用性别前缀反而坏事，此时则只要列出名字即可。

如果名字也不知道该怎么办？一般情况下，你可以直接用Dear而不要加名字，如果一定要加，则加There或者不用Dear/Hello/Hi而改用：

To whom may concerned,

注意：上述称呼部分的结束应该用逗号，而不是冒号。

2. 开头

邮件的开头部分有两个目的：1. 简要回顾你和对方此前的交流（不是第一次通信）或者简要介绍你为什么要写信给他（第一次通信）2.简要描述你这封信要说什么。

开头部分主要是避免对方感觉收到你的信很突兀，也可以让对方首先看看是否感兴趣你要说什么。如果你开头简要描述你要说什么，如果对方恰好感兴趣，则即使后面的邮件比较长，他也会花时间看看。

下面是两个例子：

Thank you very much for your kind comment on my previous email. I totally agree with your points. According to your comments, I have revised the plan. Would you please take some time to review the plan and verify whether it best aligns with your requirement?

这样的邮件会让对方回忆起他和你此前的交流，并知道你有新的计划需要他看看。

I'm so glad to talk to you on the phone. In order not to misunder any your opinion, I would like to summarize the discussion here. I also do some research according to our discussion. I also provide the results in this email. Please kindly have a look at your convenience.

这样对方就知道你是对你们上次电话讨论的回复了，如果你正在帮他做什么，他会对results感兴趣的。

注意：这段不能太长，太长的开头让别人厌烦而不愿意读邮件

3. 正文

正文部分是你要描述内容的重点。一般情况下，我会分成段落，用类似于本文的间架结构描述你要描述的要点。

需要注意的是：如果你要描述的问题很复杂，就不要把所有要点都在一个邮件内列出，你应该先简要的列出要点和方向，如果对方感兴趣，再详细描述。当然如果问题不复杂，应该把要点列出。一般邮件不要超过3到5个要点，每个要点不要超过2－3段。

我会再写一个博客文章，描述正文部分。总之，要尽量使你邮件比较短，这样对方不需要花很长时间来读。如果你邮件有2页，而对方英文又恰好不好，很大的可能是他看一下就怕，也不愿意读。

4.  结束

结束部分是用于小结你说的话，并打开一扇对方继续和你通信的门。如果你叙述完了直接结束邮件，对方就不知道他是否该给你回信，或者不知道该给你回什么信件。

我比较喜欢用下面的结束语(当然需要加上你需要总结的或者特别提醒的东西)：

I am looking forward to your reply. If I can do anything for you, please feel free to let me know.

Please kindly be informed that this plan can only be executed during the weekend to minimize the impact on our users. If anyting is unclear, please don't hesitate to send an e-mail to me or call me at xxxx.

5. 签名档

签名档需要列出你的名字、对你自己的一些需要让对方知道的东西的介绍和一些口号、宣传语。下面是我的一个例子：

Arong1234
Blogger Writer
XXX Corporation
It's my top pleasure to help you. If you feel my email is unuseful or you feel disturbed, please let me know. You can also send your feedback to your service center(sc@arong1234.com) or call our service number 12344567.