技术人生:故事之十八 孤独的OFFICE

版权声明:本文为博主原创文章,遵循 CC 4.0 BY-SA 版权协议,转载请附上原文出处链接和本声明。
本文链接:https://blog.csdn.net/baiedu/article/details/48574093

故事之十八 孤独的OFFICE
OFFICE出现多年了,然而他就象一个高傲的名门闺秀,让人既感到亲切,也感到高深。结果,OFFICE孤独着。作为打字软件,OFFICE已经成为培训班的必修课。但是,知道OFFICE的“OFFICE”含义的人太少了。本来,OFFICE的意思是,可以进行办公处理,办公的事情就多了,文字处理是其中的一种而已。其他还有什么?我们不妨想象一个办公室,就知道OFFICE的事有哪些了,然后再使用微软这个OFFICE。
电脑网络已经不是神话和想象,自从WPS时代开始,我们已经认识到了电脑办公的好处。然而,那些崭新的概念的不断出现,如同时装的变化一样,让人难以适应。于是,更多的人困惑于办公自动化到底是什么的问题。我们没有必要在理论上给它下一个明确的定义,因为我们是电脑的使用者,是理所当然的受益者,关于理论问题,可以让那些电脑专家去争论。我们关心的是,电脑到底如何提高我们的工作效率。
但是,更多的人是有电脑恐惧症的,主要原因是被电脑专家的满嘴的新名词吓怕了,只好站到一边,有一种可望不可及的心态。仍然在旧日的纸堆和繁忙的穿梭中度过每个工作日。本来正常的工作程序,被一句“工作流”的定义弄得复杂了,无法理解了。
本文不想在概念上和人争论,只是从实用角度,介绍如何使我们的工作让电脑来完成。我们的目标是,建立办公新秩序。
本文将从探讨如何让我们的工作从桌面走向“桌面”——这是微软公司的电脑新概念,也就是从办公桌上走向电脑网络办公环境来解释实施的方法。

我们需要什么
既然让电脑来代替我们的办公桌,自然需要相应的工具,就象办公桌需要配备纸张、笔墨一样。这里介绍几个工具,它们可以让电脑成为办公桌,让电脑网络成为办公室。
既然是电脑网络,自然要有一个网络,关于网络的问题,我们可以查阅相关的资料,这里假定已经建立了网络了。那么,我们需要什么呢?
让我们回忆办公环境需要那些东西,大体可以分为以下一个内容:
需要能够书写文件,报告等的工具,用来代替我们的纸笔。
需要能够传递这些报告,文件的工具,用来帮助我们的秘书们。
需要能够管理办公资料的工具,用来帮助办公室管理者和领导者。
需要能够规划工作程序和工作计划的工具,用来帮助决策者和日常工作管理者。
需要能够分析,统计的工具,用来帮助管理者量化工作情况。

以上工作要用电脑实现,并不是困难的事情,我们可以选择一些工具,它们被安装到电脑网络上,通过简单的规划和电脑技术的处理,就可以实现我们的目标了。这些工具有:
WINDOWS NT SERVER,管理网络。
OFFICE97,书写材料的工具。
EXCHANGE SERVER,传递资料和信件的工具。

并不需要太多,有了以上这些,我们就可以实现办公的自动化了。
实际工作程序
让我们先分析以下实际工作中的一般程序。通常情况下,工作者要书写各种材料,然后向上汇报或向下发送,在得到反馈结果后,根据情况加以处理。如公文传阅、给领导的报告,给下属的工作任务等。
另外就是相互交流,如信函,传真等。
还有就是讨论,发表个人见解,经理人员讨论管理等。
其它是简单的管理工作,如人员,财务报表,资产管理等。

对于没有电脑的情况,自然是靠人力来完成,这种烦琐的工作每个人都有体会。下面我们要用电脑来完成,实现的目的是通过简单的操作就可以完成这些工作。

建立自己的邮政系统
听起来很庞大,其实并不难,在办公室建立自己的邮政系统,完成日常信件,资料的收发,可以避免在办公大楼中四处穿梭,以及不断到邮局收发信件。而且,也可以避免日常信件的丢失,翻检的困难。
要实现这个目标,我们只要有:
办公网络。
电话线路和MODEM。
INTERNET帐户。

下图是这样一个网络的示意图:

我们可以通过下面的方式建立邮政系统。
首先安装MICROSOFT EXCHANGE SERVER软件,安装到 WINDOWS NT SERVER计算机上。

然后,我们可以根据自己的需要,实用通信的协议,也就是通信规则,正如邮电系统需要规范的信封,信件书写格式一样,电脑通信也是同样具备一定规则的。EXCHANGE SERVER 提供了电脑通信的多种规则,主要有:新闻通信(NNTP)和国际电子邮件(POP3,SMTP)规则。下图是这些规则的清单,我们可以管理它们。

其中值得一提的是公用文件夹,它是网络讨论的地方,可以发表言论。下图是它在EXCHANGE SERVER 中的位置,可以管理。

如果我们不清楚具体的管理方法,可以咨询电脑管理专家。对它们来说并不是困难的事情。如果我们自己是电脑行家,不妨借助 EXCHANGE SERVER 的手册管理它。
EXCHANGE SERVER 和WINDOWS NT SERVER 是紧密结合的,在安装了 EXCHANGE SERVER 后,在WINDOWS NT SERVER 的用户管理中,就可以自动建立用户的电子信箱了。下图是在 WINDOWS NT SERVER 中出现的 EXCHANGE SERVER 管理选择。

每个人都有自己的信箱,并有自己的口令,这是安全的。当建立一个新的网络用户时,就可以建立一个对应的信箱了。
WINDOWS NT SERVER 会询问是否给这个人建立信箱,并需要选择电子邮件的邮局(服务器)。下图是这个管理的界面。如果给这个人建立信箱,则就出现了建立信箱的界面,可以输入这个人的个人信息,以便在收发邮件时使用,同时建立电子信箱地址。建立完毕后,我们可以看到这个人的信箱地址是 WLF@OFFICE.COM,可以更改,也可以设置这个人收发信件的权利。下图是这个管理的界面。

如果这个人可以向外部的人收发信件,可以通过外部的电脑网络,如INTERNET,我们可以设置他收发外部信件的方式,下图是让这个人可以通过CHINANET网络收发外部电子邮件。

既然我们已经可以收发电子邮件了,那么如何收发,使用什么收发。下面介绍这方面的内容。

传递资料的方式
如果我们使用OFFICE 书写了报告,信件等,就可以通过EXCHANGE SERVER 发送给其他人了。下图是通过网络收发信息的示意图。

图表 1
下图是OUTLOOK日记管理的界面,可以管理任何文档,并根据需要查询需要的文档。

如果要直接在OFFICE编辑工具中发送,在OFFICE 工具的“文件”菜单中,都有一项“发送”,可以使用此工具选项,注意,这里包括直接发送(打印)到传真。下图是它的界面。

如果选择了这个功能,就可以将当前书写的资料发送给其他人。注意,其中的传真是直接发送到对方的传真设备上。
OFFICE97的灵活使用
上面已经说明了如何将信息进行传递。但实际工作是,传递信息的目的是为了交流,我们可以讨论以下在OFFICE97中提供的实现信息交流的方法。
文章的网络审阅——批阅功能。
会议演讲的网络展示——演示文稿会议。
财务报告,家庭理财的编写——电子报表。
工作计划,会议安排的自动管理——会议和任务安排。
办公室数据资料的管理——人事数据库和其它数据库。
邮政资料制作——邮政标签和邮政信封。
公文管理——公文数据库+电子邮件。

我们不需要固执己见地非要进行大量的软件开发。有时,仔细研究现有的产品,利用他们已经能够实现的功能,是可以达到目的的,何必不去深入理解和了解它们呢?

展开阅读全文

人生最珍贵的一则故事

10-18

一对新婚夫妇生活贫困,要靠亲友的接济才能活下去。一天,丈夫对妻子说:“亲爱的,我要离开家了。我要去很远的地方找一份工作,直到我有条件给你一种舒适体面的生活才会回来。我不知到会去多久,我只求你一件事,等着我,我不在的时候要对我忠诚,我也会对你忠诚的。” rnrn很多天后,来到一个正在招工的庄园,他被录用了。他要老板答应他一个请求:“请允许我在这里想干多久就多久,当我觉得应该离开的时候,您就要放我走。我平时不想支取报酬,请您将我的工资存在我的账户里,在我离开的那天,您在把我挣的钱给我。”双方达成协议。 rnrn年轻人在那里一工作就是20年,中间没有休假。一天,他对老板说:“我想拿回我的钱,我要回家了。”老板说:“好吧,我们有协议,我会照协议办的。不过我有个建议,要么我给你钱,你走人;要么我给你三条忠告,不给你钱,然后你走人。你会房间好好想想在给我答复。” rnrn他想了两天,然后找到老板说:“我想要你那三条忠告。”老板提醒说:“如果给你忠告,我就不给你钱了。”年轻人坚持说:“我想要忠告。” 于是老板给了他“三条忠告” : rnrn第一,永远不要走捷径。便捷而陌生的道路可能要了你的命。 rnrn第二,永远不要对可能是坏事的事情好奇,否则也会要了你的命。 rnrn第三,永远不要在仇恨和痛苦的时候作决定,否则你以后一生会后悔的。 rnrn在远离自己深爱的妻子和家庭20年后,男人踏上了回家的路。一天后,他遇到了一个人,那人问他:“你去哪里?”他回答:“我要去一个沿着这条路要走20多天的地方。”那人说:“这条路太远了,我认识一条捷径,几天就能到。”他高兴极了,正准备走捷径的时候,想起老板的第一条忠告,他回到了原来的路上。后来,他得知那个人让他走的所谓捷径完全是个圈套。 rnrn几天后,他走累了,发现路边有家旅馆,他打算住一夜,付过房钱后他躺下睡了。睡梦中他被声惨叫惊醒,他跳了起来,正想开门看看发生了什么事,但他想起了第二条忠告,于是回到床上继续睡觉。起床后喝完咖啡,店主问他是否听到了叫声,他说听到了,店主问:“您老板接着说:“这里有三个面包,两个给你路上吃,另一个等你回家后和妻子一起吃吧。” 不好奇吗?”他回答说不好奇。店主说:“您是第一个活着从这里出去的客人。我的独子有疯病,他经常大声叫着引客人出来,然后将他杀死埋掉。” rnrn他接着赶路,终于在一天的黄昏时分,远远望见了自己的小屋。屋里的烟囱正冒着炊烟,还依稀可以看见妻子的身影,虽然天色昏暗,但他依然看清了妻子不是一个,还有一个男子伏在她的膝头,她抚摸着他的头发。看到这一幕,他的内心充满仇恨和痛苦,他想跑过去杀了他们,他深吸一口气,快步走了过去,这时他想起了第三条忠告,于是停下来,决定在原地露宿一晚,第二天在做决定。天亮后,已恢复冷静的他对自己说:“我不能杀死我的妻子,我要回到老板那里,求他收留我,在这之前,我想告诉我的妻子我始终忠于她。” 她走到家门口敲了敲门,妻子打开门,认出了他,扑到他的怀里,紧紧的抱住了他。他想把妻子推开,但没有做到。他眼含泪水对妻子说:“我对你是忠诚的,可你背叛了我......” rnrn妻子吃惊的说:“什么?我从未背叛过你,我等了你20年。” rnrn他说:“那么昨天下午你爱抚的那个男人是谁?” rnrn妻子说:“那是我们的儿子。你走的时候我刚刚怀孕,今年他已经20岁了。” rnrn丈夫走进家门,拥抱了自己的儿子。在妻子忙着做晚饭的时候,他给儿子讲述了自己的经历。一家人坐下来一起吃面包,他把老板送的面包掰开,发现里面有一沓钱——那是他 20年辛辛苦苦劳动得来的工钱。 论坛

没有更多推荐了,返回首页