你所不知道的HFM巧妙设计的日记账模块

目录

一、概述... 1

二、关于日记帐... 1

三、日记账模块功能介绍... 1

四、日记账模块前后台数据是如何联动的?. 4

五、小结... 11

一、概述

HFM产品前后台设计比较直观，每个功能都对应一类表，无论从技术开发还是产品设计都是非常值得借鉴。

二、关于日记帐

在财务期间，可能需要在人工输入数据或通过接口将数据加载到单体公司后对其进行调整。日记帐会对应用程序内所做 的更改进行审核跟踪，并指明哪些用户进行了调整，以及哪些帐户、实体和期间受到影响。

 通过日记帐模块，可以执行以下操作：

• 通过使用借方和贷方，创建双方的日记帐分录

• 平衡分录或允许单方不平衡的分录

• 创建在未来的多个期间中重复的循环日记帐

• 创建在下一期间生成冲销分录的自动冲销日记帐

• 使用日记帐审批流程提供责任

创建日记帐后，先将其提交到您的主管以进行审批，然后再将其过帐到报表。

三、日记账模块功能介绍

HFM产品主要就是使用一个“合并”菜单（登录系统打开HFM应用程序即可看到此菜单）通过级联每个模块，然后再级联对应的功能，完成日记账、表单、报表、流程管理等全套流程，菜单的样式如下图：

如上图，HFM产品的日记账模块包括5个功能，包括管理、模板、期间、组和报表，下面逐个展开介绍下：

管理：展示的是权限范围内所有日记账清单，选择一行，在下面就可以看到分录明细，双机某一行可以进到分录明细页面进行过账、驳回等操作。

模板：主要用在经常调整的分录，比如1月份做了一笔分录，后面月份需要继续调整，可以创建一个模板，后续的月份就可以直接使用，就不需要每月都重新做一次分录了。使用日记帐模板 您可以创建一个日记帐模板，以便对包含通用信息（如实体或帐户）的调整进行过帐。然后可以使用该模板创 建具有类似信息的日记帐。

您可以创建下列两种类型的日记帐模板：

• 标准模板，其中包含您经常为其输入调整的帐户和实体。

• 循环模板，其中包含在多个期间出现的相同日记帐分录的完整信息。

日记帐模板独立于方案和年份。当您基于模板创建日记帐时，可以选择方案和年份。但是，必须为循环模板选 择值维成员。

期间：在进行日记账分录编写之前需要先开期间，否则日记账不能过账。类似于核算系统的开账期。

组：将日记账进行分组，便于管理、查询和筛选

报表：网页版的管理日记账是无法看到日记账所有分录的。当我们要看下本月集团调了多少日记账以及每笔日记账分录的明细或者审计需要，这是日记账报表就变得非常有用了，它支持在web上展示报表、Excel、PDF等多种格式。

下图是web端日记账报表的展示，可以看到分录清晰的列示：

四、日记账模块前后台数据是如何联动的?

日记账模块存储在后台主要是3张表：

日记账头表：DEMOHFM_JL_1_2021，简称JL表

日记账行表：DEMOHFM_JLENT_1_2021，简称JLENT表 日记账历史表：DEMOHFM_DCT_1_2021，简称DCT表

HFM后台表设计的一个很重要的思路就是分表，按照年维度ID和情景维度ID构造，这样做的好处就是数据按年和情景的组合存储，不会导致都存在一张表引起系统的过载问题。比如上表中红色部分的日记账表名中，1代表某个情景的序号，2021代表存储的是2021年的日记账分录数据。

当我们在日记账模块做一条日记账分录并保存时，会将数据存储在头表（JL表）和行表（JLENT表）中，当执行日记账过账时会将数据过到HFM数据表(DCE表)，同时将数据写入一份到日记账历史表(DCT表)作为数据追溯。

来个实际的例子：

我在2021年6月做了一笔平衡分录

Dr:   100101(库存现金)     100

   CR：112201（应收账款）   100

并点“按钮”

1、仅仅是“保存”日记账，在报表中是看不到数字的。

仅仅是“保存”日记账，在DCT表也是没有存储的。

仅仅是“保存”日记账，在DCE表也没有存储。

在日记账头表（JL表）就存储了，注意status=1代表是未过账状态

在日记账明细表（JLENT表），可以清楚的看到分录明细

需要说明的是：日记账调整时是不能录入负数的，只能用借贷方来区分。

2、执行日记账“过账”后：

我们可以看到报表中可以看到数字了，这里看到应收账款原值是-100，因为我的分录应收账款是在贷方，贷方表示减少。在报表中就会展示负数。因为数据存储到DCE表后是以金额列示，不是以借贷方展示。这和日记账表是有区别的。

执行“过账”操作后可以看到DCT表存储分录明细了。

执行“过账”操作后可以看到DCE表存储了报表的数据了，并且资产类科目贷方是以负数列示，比如下面的-100.

日记账明细表

日记账头表，注意status=5代表是过账状态

3、取消过账，看下有什么现象发生

取消过账后日记账处于可以编辑的状态。

取消过账后，这是资产负债表没有数据了。

取消“过账”后，DCT表同时也记录了分录明细，如下表中的LENTRYID=2

取消“过账”后,DCE表数据清0，但是数据记录还在，只是都是为0，如下图，这就是给我们一个提醒，千万不要随便往系统加载为0的数据，因为后台表以为他就是一条数据。

行表没有变化

如下图所示，日记账状态，status=4表示取消过账。

4、执行日记账删除

DCT的数据仍然在，并没有因为日记账的删除而删除，而是作为数据追溯历史表。

DCE表的数据仍然为0，并没有删除，仍然占着空间。

日记账的头表和行表都已经没用数据。

五、小结

1、介绍日记账模块，主要是展示HFM产品的日记账模块的设计思路。读者可以思考下，如果后台是按照情景和年存储表的，那么我们用smartview做即席分析时，可以随意选择任何年、任何情景进行数据获取，HFM是如何做到的。

2、同时后台表在做系统开发时在某些场景是可以用到；

3、还能追溯用户操作历史。

下篇预告，合并抵消规则执行后，数据是如何存储的。

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