#Excel公式应用#从数据透视表进一步汇总文本信息

问题：
我在做考勤的时候，需要为每个人的加班/请假情况进行备注，数据透视表虽然有汇总的功能，但是无法汇总成大家能看懂的备注信息（文本）。

经过改进后，我采取把数字信息直接数据透视表+vlookup到考勤表，只要保证全部录入，就能保证数字的准确性，然后再根据透视表汇总的内容，手动添加备注。

如果数字能批量导入了，备注能不能也批量制作呢？此时我就想到了制作模板，批量将信息汇总成文本的方式，减少每个月重复的动作，进一步简化制作考勤，也就是从图1→图2。

图1：数据透视表

图2：备注

以下是我的思路：

一、加班类备注

将加班类的表单数据透视一下，分成三类：技术人员平时加班、技术人员周末加班、总部人员加班。
然后对原表格做一些处理：
蓝色部分为复制下来的列，黄色部分为添加的辅助列，绿色部分为添加的辅助类文字（最终会用上其中的字句）。
通过这个表头，我们再进行下面的处理：

①分类列的处理

就是让加班明细的行数有相应姓名，汇总行没有对应姓名
这可以通过复制“姓名”栏→定位空值填充→筛选并删除“汇总”行的姓名实现。

②文本日期与连接符的添加

首先筛选出明细行→文本日期运用TEXT公式转换（日期→文本），E6公式：=TEXT(B6,“m/d”)→连接符这里是中文“；”

③连续文本的编辑

这里主要用到文本连接符的公式：CONCATENATE
P.S.注意，绿色辅助文字的部分要用绝对引用。

④单人情况汇总

这里是难点，要用到IFERROR和VLOOKUP函数
上图的公式存在一些错误，下图才是正确的：

怎么样，看出来区别了吗？
上图vlookup公式选择的范围下限没有固定，如果下面是空白的，不会影响结果；但假如11行以后还有内容，就会影响统计的结果了。
另：记得范围多选择一行（这里到12行），否则最底下的一行会有错误
--------------------------------------------------------------------------------------------这里主要参考了公众号： Excel应用之家—《VLOOKUP函数竟然也可以合并同类项，快来看看吧！》

⑤生成备注
自此，这里就很容易了，只需要运用CONCATENATE公式将文本拼凑起来即可。

再简单筛选一下，就得到了很清晰的备注和加班情况汇总，vlookup到考勤表即可。

至此，加班部分的备注完成录入。

二、请假类备注

• 请假类的备注就复杂很多，涉及有薪假期、年假和调休/事假几类。
• 由于有些假别只有1-3条，因此这里需要抓大放小，批量的部分只制作调休、事假和年休假。
• 由于调休和事假经常会混淆，另外临近年底，需要给大家先调休年假，因此在制作之前需要进行预计算。

①预计算

• 先把所有假期（除了产假、陪产假、病假）混在一起，通过数据透视表得到每个人请假的总天数；
• 筛选出留存有年假的人及其天数，和请假天数对比，对部分写错的进行纠正；
• 筛选出不够调休的同事，对写错的部分进行纠正；

②添加备注

• 做完以上几步以后，就和添加加班备注一样了，模板如下图所示：
  
  至此，备注就已经全部添加完毕了。