软件研发那些事儿——有效地收集需求

 

       获取用户需求的方式有哪些？

这个问题归根到底还是在总结与用户交流的方式，有多少种交流方式，就有多少种获取用户需求的的方式。

       电话，即时通讯工具，电子邮件，面对面交谈，会议讨论。

       这几种方法各有侧重，在需求沟通的过程中也由于阶段的不同和用户的实际情况而灵活运用。

       在正式需求分析前期，电话通常是用来确定一些辅助问题，如交谈或会议的时间、地点等。再就是在需求整理的过程当中，主要是针对一些临时性的问题，是用电话来沟通的。而对于主体需求、重点需求，或者是内容较多的需求，最好不要采用电话沟通的形式。一来，很少有人能够在电话里持续不断的且思路清晰的告诉你想知道的答案，高误差是难免的；二来，空口无凭，重点需求无法在嘴里产生实质的依据。更重要的，长时间的电话沟通对用于用户来说是一种不太礼貌的感觉。

       即时通讯工具，大家用的最多的是QQ和MSN，无论如何推广，就目前大家的感觉来说，这两种工具体现的娱乐化氛围更浓一些，所以除非是特别熟悉的用户，否则请慎用即时通讯工具和用户沟通需求。

       电子邮件最大的缺点是即时性太差，很少有人直接通过电子邮件的方式沟通需求，更多的是用它来传递一些文件，如需求文档、流程图等文件。。需求变更和最终的需求分析文档也应该通过电子邮件给用户的相关人员分发一下。电子邮件也有一个突出的优点，就是比较正式，这当然是相对于电话和即时通讯工具来说。一般在给用户发完邮件后，最好电话通知一下，以弥补其在即时性方面的不足

       很多程序员，或者是需求分析人员都喜欢通过面对面交谈的方式获取用户的需求。这样的交流更直接，也更及时，效果当然也更好。但这种方式对需求沟通人员的要求也是相当高的。前面几个沟通方式，都是借助专用的工具，用户或是听到你的声音，或是只看到你的文字，你的表情和肢体语言用户是无法领略到的。所以，个人发挥的空间更小一些，对需求人员的要求也就更低一些。

如何让面对面的沟通收到更好的效果？

       首先，为面对面沟通作充分的准备。沟通之前，务必和用户确定好具体的时间、地点，当然还要准备好要和用户沟通的问题，按条目罗列清楚，如果能在沟通前几天将这些问题给用户mail过去则更好。大家都是有的放矢，效率自不必说。

其次，必须要保持自信的气质。无论是专门的需求人员，还是项目经理，抑或是项目组的其他成员，在和用户面对面沟通需求时，一定要有十分的自信，个人的自信即代表公司的自信。用户不太乐意把自己的想法告诉一个缺乏自信的服务提供者，他们更愿意付钱给自信能够提供优质服务的软件供应商。至于如何让自己在用户面前保持高度的自信，相信稍微思考下，每个人都能找到更适合自己的方法。

在以上两点的基础之上，沟通的时候再注意一些细节，比如恰如其分的对用户阐述的内容给予充分的肯定；在一些复杂的地方向用户提一些关键问题，以引导用户更深入的思考，使获得的需求更彻底。如能在交谈的过程当中加入得体的表情和肢体语言，效果会更好。毋庸置疑，用户大多喜欢谦逊的交谈者，但谦逊并不意味着一味的附和用户的表达，而无半点自己的看法。因此，交谈过程中全神贯注，快速分析用户的每一个需求，并适时的给于提醒或提问是十分重要的。

在每次完成面对面沟通前，最好将本次讨论的主要内容给用户复述一下，让用户确认此次的沟通内容已经被接收，而且是有效的，如有遗漏，也能让用户当场补充上。本人认为这一点很重要。

对于大型项目来说，由于项目涉及到的组织人员较多，往往很多事情不是由一个人决定的。在经过几次面对面沟通之后，对于一些关键问题或存在分歧的问题可能就需要会议讨论了。一般是用户组织其单位的多个部门相关人员参加，会议的主持人多是用户单位一定级别的领导，对软件的需求具有整体的认识，而且说话有一定的分量。当然，在这种情况下，软件服务单位最好也要派遣一定领导级别的人参加，至少应该是部门经理级的，这样才能体现出对用户的尊重，而且一些核心细节也能当场决定。若只派一些程序员去，项目最终失败的机率就相当大了。

       软件服务单位的参与人员应该视项目的大小和用户的重视程度而定，一般至少两人，最多五人也就够了，与会者的着装和言谈举止也要多加注意。会议的过程中，必要的会议记录是要有的，而且软件服务方每个人都需要详细的记录，毕竟一个人获得的信息十分有限。会议结束后，将每个人的会议记录整体到一起，经过润色，再反馈给客户单位也是十分必要的。对于多次举行的小型研讨会，最好在每次会议结束时，当面复述会议讨论的主要内容，以得到用户的当场确认。

       会议讨论应该是最正式，也是最有效的获取用户需求的方式，但是会议讨论的次数不宜太多，视项目的大小和用户情况灵活而定。

       总而言之，获取用户需求的方式各有特点，面对不同的用户，在不同的阶段灵活运用，关键还得抓住细节。