用Alfresco搭建企业知识管理平台

 

在这里介绍一下使用Alfresco搭建企业知识管理平台KM的设计和实践方式，供有兴趣的朋友参考

 

“先说说知识管理的作用”

以一个常见的知识管理为例：一个员工要制作一份报告，会先搜集一些资料，再从这堆资料中找出可以运用在报告的信息，配合自己的想法和做法去完成这份报告。当他完成这份报告后，一定会从制作报告过程中学习到一些新东西，并在以后多次进行同类工作时，逐渐转变成自己的知识。

 

内容（ Content ）

上面的例子中，工作中经常产生的各种内容信息，如文档、网页和多媒体资料等，这些资料的获取、存储、修改、删除、安全管理、发布等操作，是需要提供规范和易于使用的内容管理的功能要求。

 

知识（ knowledge ）

知识的形成是透过收集来自不同渠道的信息，并整理成规范的内容。通过内容管理系统安全地进行数据共享，进而使得组织里的成员利用这些内容加上自己的想法及做法，产生出有价值的知识。

当把这个过程有机而规范地管理起来并 在企业或 团队 之间 进行 传递 ，就可以形成团队乃至企业的智慧。

 

针对部门团队及员工个人所拥有的显性知识和隐性知识的确认、创造、掌握、使用、分享及传播进行积极及有效的管理，我们需要实施一套有效而规范的信息管理办法，这是企业内容管理和知识管理的作用。

 

KM的基本功能

 

功能项	描述
内容管理 Content Management	- 文档、多媒体文件（声音、视频）的获取、存储、修改、删除和垃圾回收； - 支持文档的剪切、复制、链接操作 - 可以实现对主要办公文档的自动识别、御览、转换、全文搜索功能； - 可以实现文档的批量导入 / 导出，支持 zip 自动解压； - 可以与 windows 文件系统无缝整合，通过硬盘挂载方式直接访问文档内容； - 可以规范多人对内容的协作修改，实现版本控制； - 可以分级分组进行不同用户的权限管理，使多人对内容的操作可以有条理安全地进行； - 支持工作流任务，实现文档内容通知查阅及审批等操作； - 可实现通过互联网跨地域进行快速访问，针对洲际跨度范围的访问，可以实现内容镜像； - 自动垃圾回收，保障误删除操作； - 支持个人空间使用及分配，可根据系统资源划分大小； - 支持书签标记功能，对内容关联灵活划分； - 支持高级搜索功能，可以对整个系统的内容进行精确查找； - 可以与企业外部网站无缝整合，通过外部网站登陆直接进行入内容管理系统；
协作及知识门户 Collaboration	- 每个用户都有一个个人主页，在这个页面上集中了个人任务日程、消息通知、文档更新、博客、讨论等各种工具的视图； - 可以自由创建社区网站，方便不同群组或团队共享工作和知识交流； - 每个用户可以通过订阅方式自动接收社区推送的信息； - 用户有自己的工作日志，可以方便容易地记录工作中的问题、心得体会、创新发现、帮助信息等； - 用户之间可以互相订阅他人的工作日志，并对日志进行回复讨论； - 可以直接访问内容库，获取文档；

 

 

激励创造性活动

 

KM 是以知识管理为核心理念进行设计和开发的，提供了全面的知识生命周期管理方法与手段，帮助组织提升知识资源的价值，帮助员工找到最有用的信息，提高工作效率，大大减少知识管理的难度。

 

在 KM 里，每个员工都有一个个人账户，登陆进入后即可以在自己个性化的个人页面上访问所有企业信息并使用各种功能完成一些文档处理操作。

由于有了个性化的工具和自主发布内容的方法，员工将会很容易把日常工作上遇到的各种问题与门户联系起来，最终形成自主使用门户来解决业务问题的行为习惯，这是企业收集员工创造性成果的最佳途径。

 

另一方面， KM 赋予员工之间一种企业社交的能力 Social Networking ，这方便了企业在沟通方面打破固有的组织架构而直接进行跨部门的联系，也会激励更多创新性活动。

 

KM 允许用户自由地创建社区网站，管理员可以为不同的子门户配置权限，也可以让授权用户自己配置权限。 KM 提供了几种内置的基本用户角色，如：管理员、阅读员、修改员和协同员，可以基本满足企业的权限分配需求。

 

社区网站的功能可以为不同组织间的业务处理既保持独立，又可以根据需要相互协作。当社区网站被撤销时，我们可以选择继续保留这些信息还是直接删除。

 

社区网站还可以聚合不同组织的员工自由发表的博客、 wiki 知识和文档，并按社区网站的主题划分，就像 Fackbook 里的群组一样，感兴趣的员工可以申请加入，这样就会在企业内部形成各种“兴趣小组”，提高员工的知识获取效率。