采购部管理方案

第1章   采购管理
本章重点讲述了工厂采购的具体实施步骤和方法，包括准备采购订单计划，整理物料清单和文件、发出采购订单、签定协议发及对合同进行跟踪等内容，还讲述了怎样对供应商进行评估和管理，并给了邮实用的表单供参考。
第一节  采购的基本内容及注意事项
1、 采购部门的职能有哪些？
采购部门的职能主要包括：
（1） 及时掌握所需要的采购信息，保持良好的内部沟通。
（2） 调查和掌握生产所用物料的供货渠道，寻找物料供应来源。
（3） 建立供应商档案，与供应商联络，以防止紧急状况时找不到替代的供应商。
（4） 参考原料市场行情，要求供应商报价。
（5） 对供应商的供应价格、材料质量、交货期等作出评估，了解公司主要物料的市场价格走势，制作采购文件，采购所需的物料。
（6） 按照采购合同协调供应商的交货期。
（7） 协助质量部门检查进厂物料的数量与质量。
（8） 协助物料控制部门对呆滞料与废料进行预防和处理。
2、 采购的质量保证协议主要有哪些作用与内容？
（1） 质量保证协议的作用：
①对供应商明确地提出质量要求，协议中规定的质量要求和检验、试验与抽样方法应得到双方认可和充分理解。
② 通过与供应商的配合来保证采购产品的质量。
（2） 质量保证协议的要求：
① 质量保证要求应得到双方认可，防止给今后的合作留下隐患。
② 质量保证协议应当明确检验的方法及要求。
③ 质量保证协议上提出的质量要求应考虑成本和风险等方面的内容。
（3） 质量保证协议中提出的质量保证要求可包括下列内容：
① 双方共同认可的产品标准。
② 由供应商实施质量管理体系，由公司第三方对供应商的质量体系进行评价。
③ 本公司的接收检验方法（包括允收水准AQL的确定）
④ 供应商提交检验、试验数据记录。
⑤ 由供应商进行全检或抽样检验与试验。
⑥ 检验或试验依据的规程/规范。
⑦ 使用的设备工具和工作条件，明确方法、设备、条件和人员技能方面的规定等。
3、 降低采购成本的途径有哪些？
降低采购成本的途径主要有：
（1） 寻求更合适的供应商。
（2） 寻找更可能代替的物料。
（3） 改善采购技术，比如增加采购数量。
（4） 改进原有设计。
（5） 改善储运方法，降低库存
（6） 实行标准化采购。
4、 采购程序包括哪些内容？
（1） 制定并实施控制采购质量的程序，以确保对供应商供应的产品的质量控制。
（2） 确保供应商准确地理解采购产品的要求。
（3） 确保向合格的供应商进行采购。应评审每一个供应商提供合格产品的能力。
（4） 应与供应商达成明确的质量保证协议，就验证方法达成明确的协议，以确保验证结果的统一。
（5） 应与供应商制定解决质量问题的方法。
（6） 应保存与接收的产品有关的质量记录和对采购进行控制的有关的质量记录，以利于及时解决和处理有关质量事宜。
5、 采购工作应如何具体实施？
采购工作由四具环节组成，而每个环节又由若干个步骤组成。
（1） 采购计划
计划的目的是根据客户需求及生产能力制订采购计划，做好综合平衡，以便保证物料及时供应，同时降低库存及成本，减少急单。
主要环节有：评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。
（2） 供应商评估
供应商评估的目的是满足采购对质量、成本、供应、服务等方面的要求。
供应商评估的主要环节有：供应商评估的准备、初选供应商、试制、批量试验、确定供应商名单。
（3） 采购订单
发送订单的目的是为生产部门提供合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。
主要环节有：订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪。
（4） 采购管理
采购管理的主要目的是正确执行企业的采购原则。
主要环节有：单据审批，包括计划、评估报告、订单合同、付款审核与批准。
6、 如何准备采购订单计划？
（1） 了解市场需求
任何一家生产型企业，要想制订较为准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，从市场需求的进一步分解中制订生产需求计划，再根据年度计划制订季度、月度计划。
（2） 了解生产需求
① 为了利于理解生产物料需求，采购计划人员须熟知生产计划工艺常识。
② 物料需求计划来源于：生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件。
（3） 准备订单基本资料
    订单基本资料包括：
① 订单物料的供应商信息
② 对同时有多家供应商的物料来说，每个供应商分摊的下单比例，该比例由采购人员进行协调。
③ 订单周期，订单制订人员根据生产需求的物料项目，从信息系统中查询了解该物料的采购基本参数。
（4） 制订订单计划所需资料
订单计划所需要的资料的内容包括：
① 物料名称、需求数量、到货日期。
② 有时会附有市场需求计划、生产计划、订单基本资料等。
7、 物料清单文件是如何生成的？
（1） 物料清单是制造企业的核心文件，采购部门要根据物料清单确定采购计划，生产部门要根据物料清单安排生产，财务部门要根据物料清单计算产品成本，计划部门要根据物料清单确定物料的需求计划，其他销售、存储等部门都要用到物料清单。
（2） 物料清单包含了构成产品的所有装配件、零部件和原材料信息，为编制物料需求计划提供产品组成信息。
（3） 企业物料清单应该由专职部门统一存放、维护、更新、管理，并建有物料清单数据库，以保证物料清单的准确性、完整性和通用性，提高使用查询效率，应避免物料清单由各部门各自存放的做法，
（4） 零件清单的制定。由产品设计人员从产品设计图纸中提取数据生成该最终组成产品的所有零部件及组件清单，形成产品的零件清单。
8、 怎样准备采购订单？
（1） 熟悉需求订单操作的物料项目
订单的种类很多，订单人员首先应熟悉订单计划，花时间去了解物料项目，花时间去了解和料技术资料等：直接从国外采购可能获得较好的质量和较低的价格，但同时增加了订单环节的操作难度，手续复杂,交货期长.
  (2)比较/确认价格
采购人员有权力向供应商群体中价格最适当的供应商下达订单/合同,以维护企业的最大利益.
  (3)确认需求材料的标准及数量
9、 如何进行采购合同的跟踪？
（1） 跟踪工艺文件
① 对任何外协件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对提供给供应商的工艺文件进行跟踪。
② 如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改。
③ 要求供应商及时代货，如果不能保质、保量、准时供货，则要按照合同条款进行赔偿。
（2） 跟踪供应商的原材料
  个别供应商接到合同后就认为"大功告成"，必要时必须提醒供应商及时准备原材料，特别是对一些信誉差/合作少的供应商更要警惕。
（3） 跟踪加工过程
  对于一次性/大开支的项目采购、设备采购、 建筑采购等，为了保证货期、质量、采购人员需要对加工过程进行监控，甚至要参加其加工过程的监理工作。
（4） 跟踪总装及测试
总装及测试是产品生产的重要环节，需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经验。
（5） 跟踪包装入库
采购人员可以通过电话方式了解物料的入库信息。对重要物料，采购人员最好去供应商现场考察。
   对一些紧急物料，采购人员要进行全力跟踪；对长期持续稳定供应的供应商可以考虑免去合同跟踪环节。
10、 常用的合同条款包含什么内容？
一份正规的买卖合同主要包括以下内容：
（1） 名称
（2） 编号
（3） 签订日期
（4） 签订地点
（5） 买卖双方的名称
（6） 地址
（7） 合同序言
（8） 商品名称
（9） 质量规格
（10） 数量
（11） 包装
（12） 单价与总价
（13） 到货期限
（14） 到货地点
（15） 付款
（16） 保险
（17） 商品检验
（18） 仲裁
（19） 不可抗力
（20） 合同的份数
（21） 使用语言及其效力
（22） 附件
（23） 合同生效日期
（24） 双方的签字盖章
以下为可选择部分
（1） 保值条款
（2） 价格调整条款
（3） 误差范围条款
（4） 法律适用条款
第二节 采购实施的程序案例
1、采购控制程序示例
1 目的
使采购过程处于受控状态，确保所采购的产品适时、适质、适量、适价地满足公司及客户规定的要求。
2适用范围
适用于公司所采购的各类产品和公司内使用的办公设备及用品。
3职责
3、１各部门业务人员;负责采购计划的编制和具体实施采购工作.
3、2业务部门负责人：
① 负责审核本部门的采购计划，筛选和初步确定符合本部门要求的供应商。
② 负责本部门对供应商的审核、评估工作。
3、3财务部：负责成本、利润的核算和监控工作。
3、4总经理/副总经理：批准最终合作的供应商和各部门的采购计划。
4、说明（略）
5程序要求
5、1采购产品的分类：
5、1、1办公设备及用品
5、1、2其他用品
5、2办公设备及用品采购程序
5、2、1各部门负责人根据本部门办公用品的实际需要，于每月28日前填制下月的《购物申请表》给行政部。
5．2．2 政部汇总各部门的购物申请，经行政部主任审核后，报总经理/副总经理审批。
5．2．3 政部按总经理/副总经理已批准的购物申请到合格供应商处统一采购。供应商的评估按〈供应商评估程序〉执行。
5．2．4 部门按〈购物申请表〉并根据实际需要到行政部领用，领用时填写〈办公用品领用登记表〉。
5．3 其它产品采购程序：
5．3．1 业务人员按客户要求，寻找相关供应商，并与供应高联系确认所需产品要求后，填制《购销合同》、《采购订单》给部门负责人审核。
5．3．2 部门负责人对相关供应商、《购销合同》、《采购订单》进行审核，具体按照《供应商评估程序》和《合同评估程序》有关规定执行。审核通过后报请总经理/副总经理批准。
5．3．3 《购销合同》、《采购订单》经批准后，由业务部门负责实施采购计划。
5．3．4 如客户要求提供样品时，业务人员在采购前必须要求供应商先提供样品并转交给客户确认，需要现金购买的样品，业务人员必须上报部门负责人审核，总经理/副总经理批准后方可执行。
5．3．5部门负责人把《购销合同》、《采购订单》交专管人员登记，录入《合同记录表》。
5．4 对采购产品的验收管理按《验收、搬运、防护及交会控制程序》执行。
5．5 采购记录的管理
5．5．1 《购销合同》、《采购订单》原件由各部门指定专人保存，业务人员如因工作需要可留存合同复印件。
6支持性文件
6．1 《验收、搬运、防护及交付控制程序》
6．2 《供应商评估程序》
6．3 《合同评审程序》
7 记录/表格
7．1 《购物申请表》
7．2 《购销合同》
7．3 《采购订单》
7．4 《合同记录单》
2．合同供应商评定程序示例
1 目的
对供应商进行评定考核，以确保供应商能长期稳定提供质量上乘、价格合理的原辅材料及服务。
2适用范围
本程序用于对公司提供原辅材料、服务的供应商的评定与选定。
3职责
3、1研发部进行原辅材料采购质量标准的制订。品管部负责对供应商提供的产品进行全面测试。并且出具检测报告。
3、2物控部建立供应商档案，收集、整理供应商资料，对承包方进行评定。
3、3厂长对供应商产品质量、供货能力、服务水平等因素进行评定。
4工作程序/方法
4、1制造商类供应商的评定
4、1、1供应商初选
4、1、1、1物控部根据本公司所用原辅材料情况结合市场供方信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选供应商；
4、1、1、2物控部向候选取供应商发出《供应商调查表》，并请供应商提供样品及价目表；
4、1、1、3品管部根据原辅材料采购质量标准对样品进行检测，并出具《进料检验报告》
4、1、2供应商的调查
物控部对候选供应商进行实地调查、听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果填写《供应商调查表》
4、1、3试用跟踪检测
4、1、3、1物控部联系供应商，提供少量样品作检测与生产试用，并在样品包装上做好"试用"标识；
4、1、3、2品管部对"试用"样品进行现场跟踪测试，测试结果填入《进料检验报告》，具体操作参照《进货检验和试验控制程序》、《过程检验和试验控制程序》、《质量记录控制程序》。
4、1、3、3品管部根据原辅材料采购质量禁标准对样品进行检测，并出具《进料检验报告》。
4、1、4供应商的选定
4、1、4、1厂长组织物控部依据《供应商调查表》、《进料检验报告》填写《合格供应商评定表》，确定合格供应商，并将其纳入《合格供应商名单》。
4、2对供销方/市场经销商类供应商的评定。
4、2、1通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况并索取授权证明文件。
4、2、2填写《供应商调查表》
4、2、3在购买地点进行时货检验。必要时经过试用与检验由品管部填写《进料检验报告》并注明"样品试用"。
4、2、4经过两次试用没有质量问题时根据〈供应商调查表〉、〈进料检验报告〉填写〈供应商评定表〉，与上述材料一并交厂长审批，合格后纳入〈合格供应商名单〉。
4、2、5由物控部进行质量跟踪，出现质量问题时，以书面方式进行反馈并联络退换，对经过三次反馈仍没有改进的供应商，取消其合格供应商资格。
4、3服务供应商评定
4、3、1服务类供应商包括校准、运输、外部文件更新及检验和试验供应商。
4、3、2对于服务类供应商首先应调查下述内容，并将调查结果填写供应商调查评定表；
A、 服务范围，资格及其资质证明文件；
B、 服务价格；
C、 准时提供服务的能力；
D、 服务设施
E、 对待客户的态度等；
4、3、3对于服务类供应商的服务，经过一次试用后，由采购部门填写〈供应商调查/评定表〉经厂长审批后，确定为合格供应商，并纳入〈合格供应商名单〉。
4、4合格供应商档案的建立
物控部保留供应商历次供货/提供服务的验证记录，并填入〈历次供应质量记录表〉中。对每一选定的分承包档案资料按照〈质量记录〉进行管理。
4、5合格供应商的复评
4、5、1每年对供应商历次供货情况进行评定，评定内容包括质量适应性（材料质量状况）、适价（价格合理性）、适量（交货数量的准确性）、适时（交货的及时性）的评定考核。
4、5、2调阅〈供应商档案〉，统计供应商在考核期内总交货金额、质量优劣、退货金额、交货比率、发生延误时间的比率、发生数量差错的比率进行评定考核，其评定准则为〈合格供应商评价标准〉。
4、5、3评定后填写〈供应商复评表〉报厂长审批。
4、5、4不符合标准的列为观察供应商，限期改进以观后效或取消其供应商资格。
4、5、5根据复评结果修订〈合格供应商名单〉。
4、6对体系运行前已稳定供货达一年以上的供应商的评审。
4、6、首先根据述方法分类调查，并填写〈一年以上供应商资格确认表〉由物控部主管复核，厂长审批以确认其资格。
5相关/支持性文件
5、1〈采购控制程序〉
5、2〈进货检验和试验控制程序〉
5、3〈过程检验和试验控制程序〉
5、4〈原辅材料采购质量标准〉
5、5〈合格供应商名单〉
5、6〈质量记录控制程序〉
5、7〈供应商档案〉
5、8〈合格供应商评价标准〉
6质量记录
6、1〈进料检验报告〉
6、2〈供应商调查表〉
6、3〈供应商评定表〉
6、4服务类供应商调查/评定表〉
6、5〈一年以上供应商资格确认表〉
6、6〈历次供应质量记录表〉
6、7〈供应商复评表〉
3、供应商调查表
供应商名称  地址
服务类别  职工总人数  技术人员
固定资产  流动资金  体制
序号 调查
项目 情况记录 备注
1 检验设备  
2 技术要求  
（续表）
序号 调查
项目 情况记录
备注
3 人员配备能力  
4 质量保证能力 质量管理  
5  质量记录  
6 质量保证能力 服务现场  
审查意见：

签名：
     年  月   日

制表：                                                                日期：
生产日期：

 

 

　　(二)审批的控制企业的各个部门都应该力求使采购申请业务制度化，即明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。对于采购申请、采购订单、外协加工订单等，必须经过某一个人的审核才能接着处理下一流程。对于不同的部门可能会指定不同的审核人。不正确的业务更正与删除，待解报单的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。另外，制定相应的上机守则与操作规程，是操作控制制度化的具体体现。比如固定资产的审核归口到设备管理部门;计算机等IT设备的采购归口到IT主管部门;预算审核归口到财务主管部门;不同级别的人员又分别有不同金额的限制，超过之后必须由更高级别的人审核。

三)业务执行控制
　　1.到货数量控制。控制到货的数量是否允许超过订单数量。对采购数量进行控制，采购部门首先应当对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否在采购单上签字同意。对于大宗采购必须做各种采购数量对成本影响的分析。内部会计控制制度必须对这些成本分析做出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。将各种请购项目进行有效的分类，然后利用经济批量法测算出成本;对于请购数量不大或者零星请购的物品，采购批量的成本分析控制可参照资金预算来执行。采购量越多，价格相对越低，但并不是采购越多越好，资金周转率、仓库储存的成本等都会直接影响采购成本，应根据资金周转率、储存成本物料需求计划等综合计算出最经济的采购量。因此必须事先确定好采购量。使存货总成本最低的订购量被称为经济订购量。
　　2.到货成本控制。控制到货成本是否允许超过订单或合同成本。比如，设置了某一货物的采购入库成本不能超过订单的10%，系统就不允许录入成本超过订单10%的采购入库。从成本的角度来说，采购原材料或待售商品的价格和采购行为本身的成本构成了产品成本中相当大的一部分，因此，采购作业对企业盈利能力和财务流动性有着显著影响。采购作业和存货管理有着密切的关系，可以说，企业采购作业的成本在很大程度上取决于存货管理的质量。科学的、精确的存货管理会在保证正常生产的基础上，最大程度地降低采购作业的成本。
　　3.储存成本。当企业有存货时就会有保管费用的发生，这一费用包括占用在存货中的资金不能再投资的机会成本及场地租金、保险费等与储存有关的费用。因此，为了节约储存成本，企业应尽量减少库存量。对于这类成本，理想的状况是降低到零，这就是及时采购的主要思想。可以通过以下措施来解决这一问题：①减少供应商数目，这样就减少了谈判的时间;②调用供应商档案，选择信誉好的供应商，以降低检验和质量成本。
　　(四)付款控制
　　付款控制应该属于应付账款系统，但是实际引发的原因在采购系统。控制付款可以通过以下办法来进行控制：
　　(1)财务部门在办理付款业务时，应当对购货发票、供应商发票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等资料的真实性、完整性、一致性、合法性进行严格审核。对于未经核准的款项不能支付，对于上述资料不全的款项，应要求补齐资料后，才能支付。
　　(2)会计人员要及时核销已经完成了付款程序的采购业务，并对应付账款、预付账款等重要账户进行严格管理。
　　(3)更改供应商设置，控制对该供应商的应付账款。
　　(4)企业也可在系统内设置预警。公司设立请款控制，由财务人员对部门预算和付款要求核实后给予批准;出纳依据ERP中的供应商信息，银行转账付款或签发票据。这里供应商账号信息的维护是企业需要关注的重点。会计人员依据付款单制单，为了确保业务的准确，建立企业与银行间、企业与供应商间的对账机制也是很有必要的。
　　四、小结
　　ERP系统具有实时控制的思想，对各业务中的关键控制点的控制方法使企业从传统的发现问题、事后补救，发展成为现在的事前预防和事中控制。严格的内控制度必然会改变会计机构和人员的分工，优化会计组织结构，有助于防止违法行为的发生，提高会计工作效率和质量，促进会计工作职能的转变，推动会计理论和会计技术的进步，提高会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，严格的内部控制制度是计算机环境下会计信息真实可靠的保证。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，防止欺诈和舞弊行为，保证会计信息系统正常、有效运行。

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