SAP 采购管理平台详细方案-供应商管理

供应商管理

规范供应商管理是做好采购业务的重要基础。从供应商管理的生命周期来看，供 应商准入管理，合格供应商的考核评估，以及在绩效评估后，对供应商改进、分级分 类以及退出等过程是企业供应商管理的重点；同时可以对供应商进行归口集中管理过 程，也可以对供应商进行多级管理。

SAP 采购平台提供了一个供应商全生命周期的管理过程，为采购业务决策提供了 有力的支持，提高了供应商管理水平。供应商数据包括潜在供应商库与正式供应商库， 供应商管理包括供应商准入、准入认证、准入审批、供应商主数据管理、合格供应商 清单管理、供应商参与电子采购过程、供应商后评估、供应商绩效改进和退出等过程 管理。

供应商发生的采购业务都能忠实的被记录到供应商数据库中，如准入信息，投标 信息，后续的送货信息，采购协议遵循度，各业务部门用户对供应商服务的评价等。 结合构建的供应商评估体系， 所有以上这些数据都能够通过采购平台动态展现出来。 采购管理者可以根据评估结果对供应商分级分类管理，乃至于将供应商退出等管理过 程。

供应商准入管理

供应商登录采购平台的门户网站可以自助方式填写供应商准入信息，包括了供应 商基本信息、供应商经营情况、供应商准入物资信息以及类别、供应商产品质量认证情况等，同时提交相应营业执照、税务登记证等资质文件复印件。如果供应商供货的 物资是集中采购物资，则供应商准入认证由集团采购部进行审核；如果供应商供货的 物资是分散采购物资，则供应商准入认证由基层单位采购管理部门负责审核；如果供 应商是参与公开招标业务的，则供应商准入认证由招标中心负责审核。同时内部采购员也可以推荐新供应商成为潜在供应商，如下图。

供应商准入注册

供应商登录采购平台门户网站进行注册，填写准入申请表，提供供应商基本信息， 包括了供应商公司名称、网站地址、联系人信息、银行信息、订单地址、企业性质、 法人代表等信息。

同时供应商需要选择可以提供物资的类别，以及每一种物资对应的联系人信息等。 同时系统会根据供应商选择的物资类别自动索引出对应的企业基层单位作为供应商选 择的供货单位。

供应商注册时候，可以选择需要供货给企业哪个基层单位，如果选择了这个基层 单位，例如下属公司，则下属公司将对新注册供应商进行准入资格审核；如果供应商 是参与公开招标的，则需要选择集团招标中心为供应单位，招标中心将对新注册供应 商进行准入资格审核，然后交给相应的基层单位或集团采购部进行准入确认。

可以通过配置定义供应商注册时候需要供应商提交哪些资质证明文件，其中哪些 文件是必须要提交的，哪些文件是可以选择性提交的。例如我们可以根据业务需求， 定义营业执照复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证等是必须提交的，定义银 行开户证明、法定代表人的身份证明及授权委托书等是可以选择性提交的。

供应商完成注册信息填写后，提交信息，系统自动产生潜在供应商的编号

供应商准入认证

根据系统配置的规则，供应商所选择的供货单位将作为供应商准入进行管理，包 括供应商准入认证与审核，可以灵活支持企业供应商管理办法：谁引入谁负责的原则。 引入单位对注册供应商提交的信息与资质文件进行认证，同时可以组织相关其他单位 对供应商进行现场考察等活动，最后把考察结果维护到潜在供应商数据中。

供应商准入审批

系统提供灵活的多级审批工作流配置，可以根据企业业务需求灵活定义审批工作 流。所属企业相关单位的领导对注册供应商进行准入资格审核工作；

通过审批的供应商进入潜在供应商库，成为一个潜在供应商。

潜在供应商转为正式供应商

SAP 采购平台提供了潜在供应商库与正式供应商库的管理过程，潜在供应商可以 转为正式供应商，两者存在关联关系。

引入潜在供应商的管理单位可以提出申请给集团采购部，把潜在供应商申请转为 正式供应商，由集团采购部统一对正式供应商信息进行确认和对正式供应商进行编码。

对正式供应商的编码，系统可以通过配置来支持自动产生号码，或者可以支持人 工进行手工分配。

供应商分级分类

系统提供在不同单位，根据不同物资类别或者物资编码对供应商进行分级分类管 理过程。系统支持企业对供应商进行集中管理过程，同时也灵活支持企业供应商多级 管理，例如战略与重点供应商由集团采购部负责，一般与临时供应商由基层单位负责。

通过该平台可以支持集团采购部负责管理维护战略与重点供应商清单，基层单位 负责管理维护一般与临时供应商清单，同时可以通过工作流配置，支持把供应商清单 审批发布权限归口到集团采购部进行统一管理。

说明：企企业可以将供应商分为战略性供应商、关键性供应商和一般性供应商、临时供应商、等不同等级。战略性供应商是对企业发展至关重要的供应商，关键性供应商是能够对企业核心业务产生重要影响的供应商，一般性供应商是对企业相对重要但不是关键的供应商。

如下图，下属公司在平台中维护基于一个物资类别的供应商清单

通过权限配置，集团采购部对下属公司的供应商清单进行审批与发布。

正式供应商数据管理

SAP 采购管理平台的正式供应商数据包括了从潜在供应商库转过来的数据，还包 括了与供应商发生采购交易的所有凭证文档，以及包括了供应商绩效评估的报告等信 息。

企业采购业务中，供应商主数据维护有供应商引入的单位负责，然后由集团采购 部对供应商主数据修改的最后确认，详细流程如下图：

如下图为正式供应商主数据，其他中包括了供应商基本信息，供应该供货的物资 清单等。

同时在供应商主数据，可以查看与该供应商发生的所有业务凭证，例如框架协议、 采购订单、招投标等。如下图。

通过系统审批工作流配置，可以支持供应商引入单位提交正式供应商数据的修改， 然后由集团采购部对供应商数据修改内容进行确认

集团采购部对基层单位提交的供应商主数据修改进行确认。

供应商评估管理

SAP 采购平台的供应商评估功能支持供应商定期评估与供应商实时评估过程。首 先定义各种定性或者定量的评估项目，建立评估模型。可以根据物资类别，在供应商 的产品质量、价格水平、合同执行情况、售后服务水平等方面定义各种评估项目。

定义好的评估模型可以应用到采购业务的实时评估中，例如采购执行的收货业务 环节中进行评估，或者在质量监控环节中进行评估。同时可以应用评估模型到采购平台的定期评估工作台中，进行年度供应商评估。最后形成汇总的供应商评估报告，指 导采购交易环节的选商过程。

SAP 采购平台的供应商评估过程的主要四个步骤完成，如下图。

•  第一步定义评估方法与模型
• 第二步实时与定期评估过程
• 第三步汇总与整理评估结果
• 第四步供应商绩效改进过程

SAP 采购平台的供应商评估具有如下特点：

• 完整的评价 – 同时基于后台历史数据和在线调查结果
• 对不同的绩效参数，比如交付、质量、服务等进行归类管理，并提供追溯或 者汇总的查询功能
• 多层次的权重设置 – 产品种类、供应商等
• 报警功能 – 对绩效差的供应商进行报警

定义评估模型和体系

SAP 采购平台支持定义各种供应商评估指标，可以根据采购业务管理要求，灵活 定义。

• 基于供应商、产品、产品类别和采购组织等维度，设计供应商绩效调查问卷；如财务状况(三表)、交付能力、产品和服务的质量、价格、成本(价格合理)、 技术创新、售后服务和环保等全方位信息。
• 预定义关键绩效指标体系，并分配权重，如下图所示。

定义供应商评估体系到 SAP 采购平台中，为后续的单项采购业务执行评估或者定 期供应商评估提供了评估方法与模型，如下图：

采购执行评估过程（实时）

SAP 采购平台应用预定义好的评估模型到每一个采购执行业务过程中，进行每一 个采购业务完成后实时评估，例如采购收货、供应商发票校验、物资质量检验等业务 中。

(1)支持在物资收货环节，点击“评估”按钮弹出的评估问卷进行供应商交货环 节的评估，如下图；

(2)支持在供应商发票校验环节，点击“评估”按钮弹出的评估问卷进行供应商 提交发票过程的评估。

(3)支持在质量管理环节，系统自动根据定义好的评估模型进行供应商货物质量 的评估，如下图。

在以上各个环节的业务评估中，采购平台均支持:

• 在采购流程执行中自动计算关键数据；
• 采用弹性的方式使用 Adobe 互动表单上载评估数据；
• 整合调研数据以及自动计算的指标。

定期评估管理过程（定期）

SAP 采购平台定义评估工作台可以灵活支持企业多级供应商考核评估管理。例如 战略与重点供应商考核评估管理，集团物资采购部组织各使用单位、采购单位等对供 应商进行评估打分。然后汇总各所属企业的考评结果，生成供应商年度评估报告。报 告经过集团物资采购部审批后，可以发布给相应供应商。例如一般与临时供应商考核 评估管理，由基层单位组织各使用单位对供应商进行评估打分。

(1)在采购平台创建年度评估调查包

根据年度评估业务需求，可以在采购平台中创建多个调查包，实现年度评估的管 理过程。在每一个调查包中，可以设置评估类型为年度考评，评估范围为战略与重点 供应商，评估参与单位为各个所属企业，例如矿业公司等，如下图。

(2)为每一个所属企业创建调查过程

如下图，为战略供应商评估创建一个调查过程，内容包括了引用供应商评估模型， 设置评估期间，定义评估结束日期，分配具体被评估的供应商，同时分配相关用户对 供应商进行评估

(3)所属企业单位用户进行年度评估过程

采购平台支持通过定期评估，定义调查过程应用评估体系进行定期的考核评估， 如下图，用户被邀请参加定期评估过程。

(4)分配调查过程到年度调查包中，形成供应商年度评估管理

分配多个调查过程到一个调查包中，形成供应商年度评估管理过程。同时可以监 控整个评估过程的状态，例如用户已提交的调查表数量，收到答案数量，至有效截止 日期的天数，已查答案数量所占百分比等。

(5)调查结果汇总形成考核评估报告

可以基于这个调查包汇总各所属企业的评估结果，形成供应商年度考核评估报告。

评估分析管理

SAP 采购平台的定期年度评估报告，以及采购执行评估结果可以一起汇总形成供应商总体的考核评估分析报告。可以根据供应商、物资类别、采购组织、采购业务期 间段等多个维度进行查询统计分析，生成分析报表。如下图所示，把每一个供应商的 年度评估与采购执行、货物质量等评估结果汇总起来。

考核评分优秀的供应商，具体分数标注为绿色；考核评分合格的供应商，具体分 数标注为黄色；考核评分不合格的供应商，具体分数标注为红色。

同时可以查看每一个供应商的明细考核评估情况。

SAP 采购平台提供了不少标准的供应商评估决策分析。如下图，展现了多个重要 供应商的总体评估分析比较，同时展现了这些供应商的年度采购额，可以帮忙采购员 做出更好的采购决策提供了有力支持，发掘需要重点改善的供应商群，具有很大的改 善和节约空间。

供应商状态管理

SAP 采购平台支持供应商整个生命周期的各种状态管理过程。

• 供应商信息维护更新：系统支持供应商自主维护部分信息，重要信息需经变 更审批流程批准后方可修改. 
• 系统可根据供应商状态对供应商做相应标记，如：对于已结束交易的供应商 或不允许再交易的供应商，可被设为禁止准入状态；对于有必要财务冻结的 供应商，再暂时设为冻结状态。此两种状态均可解除返回“通过”状态；
•  供应商审批过程中，系统能记录相应的状态（已注册/处理中/通过/未通过/ 认证）；也提供其他状态（冻结、禁止准入）；

供应商绩效改进管理

供应商绩效改进以供应商评估结果及对供应商投诉为依据，形成供应商绩效改进 的闭环管理，促进供应商团队表现水平的持续提高。

SAP 采购平台支持采购员根据考核评估结果生成供应商绩效改进需求，并通过协 同工作台发布给供应商，供应商登录协同工作台查询评估结果，提交绩效改进计划。

供应商绩效支持选用过程

SAP 采购平台支持引用供应商绩效评估信息到寻源业务的选商过程中，在准备招 投标采购方案时候，系统可以根据供应商分类等信息自动推荐供应商，同时支持采购 员可以查询系统推荐的这些供应商的绩效评估情况作为参考依据。