PPT使用的一些技巧总结

 

2011-05-24 wcdj

 

最近在做PPT，将一些技巧总结如下，以备查阅。在PPT中如何加入对象？PPT的特点是向里面添加对象。正确地使用PPT提供的一些功能，可以极大地提高工作效率。

说明： 下面是自己在使用PPT中总结的技巧，根据自己使用的情况 用下面的符号表示 其使用频率。

+++ 非常常用

++   较常用

+     普通

 

---

 

(1) 大纲升降级 +++
Tab        用于降一级
Shift+Tab    用于升一级

(2) 文本占位符与文本框的区别 +
占位符里的内容可以在大纲里显示，而文本框显示不了。

PS: 视图->工具栏->大纲

(3) 生成摘要幻灯片 ++
首先进入幻灯片视图，然后通过Ctrl或Shift键选取需要在摘要幻灯片中显示标题的幻灯片，最后单击左侧的[摘要幻灯片]按钮。

PS: 快捷键是 Alt+Shift+S

(4) 字体格式设置 +++
问题1：中英文分别采用不同字体
选中文本占位符框，格式->字体->分别对中英文设置不同的字体

问题2：输入上标或下标
比较简单，格式字体->选择上下标

问题3：快速增大或减小字号
选中文本框
Ctrl+[ 使字体统一减小
Ctrl+] 使字体统一增大

问题4：快速替换整个演示文稿中的字体
格式->替换字体
PS: 主要用于修改别人的PPT文档。

(5) 使用图片的项目符号 ++
用静止或动画图片作项目符号
选中文本框->格式->项目符号->图片->导入下载的图片

(6) 添加图片对象 +++
使用插入图片，而不是复制图片
原因是：复制图片会导致ppt变大。

(7) 修改图片效果 +
点击图片->绘图工具栏->设置透明色等

(8) 修改PPT显示效果 ++
文件->页面设置

(9) 在PPT中画流程图 +++
文件->页面设置->纵向，然后选择空白页
添加基本图形或自选图形。
PS: 使用连接符，优点是：连接符会自动寻找终点，而且不怕移动。

使图形对齐的方法：
选中需要对齐的图形->绘图工具栏->对齐或分布->水平对齐/纵向居中

设置对象水平对齐的方法：
视图->网格和参考线 (用于辅助对比，使用完再将屏幕上的参考线取消)
如果使用多条参考线，可以用Ctrl复制。

(10) 添加Excel图表 +++
方法1：
工具栏->插入图表->修改图表
方法2：(前提：Excel表已经事先做好)
插入->对象->由文件创建->浏览查找->连接(选择No，是嵌入对象，和原图表没有关系了)
方法3：复制Excel图表
复制Excel图表->到PPT里粘贴 (这个也是嵌入对象)
方法4：复制连接Excel图表
复制Excel图表->到PPT里，编辑->选择性粘贴->粘贴链接

(11) 插入表格 ++
与插入图表类似。

(12) 创建相册 +
自娱自乐用。

(13) 插入flash对象 ++
视图->工具栏->控件工具箱->其他控件->Shockwave Flash Object
添加后，右击控件，属性->自定义

PS: 也可以在PPT中插入链接。

(14) 加入其他PPT文档的内容 +++
插入->幻灯片(从文件)->找其他的PPT
PS: 保留原格式 (No, 还使用当前PPT格式)

(15) 将Word文档转化为PPT文档 ++
文件->发送->Mirsoft Office PowerPoint
问题是：转换后要设置模版调整格式

(16) 一些图片和表示符号可以在Visio中寻找 +++

(17) 添加动画效果 +++
进入动画、退出动画、强调动画、动画路径

(18) PPT模版 +++
google下载或到office online里找

 

(19) PPT中自动缩略图效果 +++

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：

新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

 

(20) 为PPT添加LOGO +++

用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在 “幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。

 

(21) 利用画笔来做标记 +++

利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。

 

PS: 常用的快捷键

Ctrl+P 转换为绘图笔指针

Ctrl+A 转换为箭头指针

E 清除屏幕上的画图

 

(22) 从土豆网上下的视频如何在PPT上播放？++

土豆网下载的视频是flv格式，flv是flash video的简称，flv流媒体格式是一种新的视频格式。ppt不支持它。

但是ppt可以很好的支持swf格式的视频文件。swf是Macromedia公司的动画设计软件Flash的专用格式。

Ultra Flash Video FLV Converter 3.8.0924 汉化版 ，用这个软件可以把flv格式的文件很好的转换成swf格式。

 

(23) 演示PPT时常使用的快捷键 +++

F5

从第一页开始播放PPT

Shift+F5

从当前页开始播放PPT

Esc
退出PPT放映

Alt+移动对象 可以精确拖放对象

Ctrl+移动对象 可以对对象的位置进行微调

B 设置PPT黑屏，再按下会显示出来

W 白屏
右击PPT文档->显示 让PPT自动播放 (方法2： 将PPT文件的扩展名改为PPS可直接播放。)

 

 

 

参考：
怎样制作内容丰富的幻灯片 (70多分钟的视频，知识点已基本在本文中总结)
微软特约资深讲师 王宁 trainer_wang@hotmail.com
100项PPT制作技术，做出让观众倾倒的演示文档 (非常详细，有耐心的可以仔细看下)