运筹帷幄 掌控全盘 ——财务总监应用BI系统实录

昨天和财务部的同事们去钱柜疯狂了一次，好久没有这样庆祝过一件事情了。因为公司终于上了一套Oracle电子商务套件。对于我来说，这简直是一个划时代的大事，不亚于中了彩票大奖。

作为公司财务总监，同时也是一个双鱼座的典型代表，我最希望的莫过于及时、准确、透明、井井有条的处理好一切帐务数据。当然，还要避免所有能够避免的加班。但是在过去的四年里，那种工作状态回想起来简直就象一场梦魇。

好在，这一切终于成为了历史，因为我知道，那些焦头烂额一团糟的excel表格、通宵达旦的加班加点、措手不及的临时报表从此都将与我挥手作别了。所以早上到公司打开电脑时的心情异常畅快，有一种新生的感觉。

当然，这种感觉并不是平白无故没有来由的。双击运行Oracle 电子商务套件，随着鼠标在手上轻点，液晶显示屏在我眼前打开了一扇又一扇门，公司的财务，维护，采购，现金等各种数据，按部就班，尽收眼底。终于明白什么叫运筹帷幄，掌控全盘了。

习惯性的先收Email，邮箱里多了一封新邮件，原来是BI系统的预警通知，告诉我毛利的趋势并非让人满意。我得看看，到底是什么问题导致了预警提示的毛利下降。从电子商务套件的首页点击进入总账分析模块，总账仪表盘的首页提供了与总账相关的各种财务报表，包括损益表、资产负债，应收/应付账款，还包括了关键的财务指标，如未结账款天数，平均库存天数等，现金周期等。

选择2008财年第四季度，进入导航连接，这个时段的数据以具体的盈亏平衡分析和资产负债明细呈现在眼前。

从损益表中来看，营业额增长了2.7%，但这一增长比计划要小。因此产生了约93万元的逆差。与此同时，服务成本增长了2.1%，也低于计划，差额约为49万元，很明显这是毛利产生逆差的部分原因。

数据显示，支出增长了5.7%，比计划的要大很多，差额约为4千万元。看来支出的巨大增长直接导致了毛利的下降，所以才会引发商务智能的预警功能，使我收到了预警的邮件。

为了找出支出增长超出预算的原因，我点击支出仪表盘查看企业支出的详细信息，包括来自不同费用中心的实际支出和预算支出对比，以及不同销售渠道的盈利报表。咦？“直营部”的费用中心的逆差巨大，为各费用中心之首。而在渠道盈利中，“直营渠道”的业绩表现却一般。虽然达到了7千万元的营业额，但毛利出现了1.4%的负增长。

看来，直营部费用中心是整个公司毛利出现大幅逆差的根本原因，我得下钻到该部门的费用中心中查看具体情况才行。

在费用中心的页面中， “直销”费用中心下有两个子费用中心：“网络销售”和“电话销售”。报表显示，“网络销售”费用中心是导致“直销”费用中心费用逆差的根本原因。于是点击“网络销售”连接继续进行下钻分析。

下钻后的子页面是该费用中心的总账支出科目报表，红色警示灯标记出了实际支出高于预算的所有科目。其中，销售与市场营销科目下的逆差最大，居然超过了两百万元。再进一步点击下钻，进入了供应商支出页面，各费用中心下对各个供应商的应付帐款呈现在眼前。这里面有一笔大数额的应付帐款是要支付给上海一家研究集团的，这笔帐款数额与我正在追踪的逆差数额非常接近！我是，我并不记得自己曾经批准过这笔付款！

至此，通过这一系列的分析，Oracle商务智能在半小时内就帮我找到了毛利逆差的根源。剩下的事情，就是冲一杯咖啡，拨通营销总监老钱的电话分机，请他解释一下那家上海研究集团的帐款问题了。

 

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