加入H公司已经有多年,最近遇到一位新主管开会又臭又长,原计划2个小时的会议可以漫议近4个小时,而且还没有结束的意思,实在有点无法忍受;借这个机会把如何开一个高效的会议总结下。
公司大了难免要开会议传达信息或者达成共识,几个人或者10几个人甚至百人的一起开会,如果会议的目的没有达到,是很影响公司整体效率的;无效的会议,漫无目的的会议室浪费所有与会人的时间。开会的目的普遍有如下2个:
第一:传递信息。传达一些所有人多需要的信息;
第二:讨论决策。一些难点问题或者方案的讨论决策等;
会议前:
- 明确会议目的;
- 充分准备相关会议材料;(会议材料是否已经打开?避免开会中到处找材料)
- 引导人对会议材料提前熟悉;(提炼重点)
- 如果是决策讨论会议,关键角色进行预沟通,参与的会议人员对相关背景能够快速了解,会议中能辅助与会人快速进入角色。
会议中:
- 引导人注意引导和控制时间;
- 拒绝漫议和跑题。
- 记录要点,已经达成的共识再次复述或者写出来。
会议后:
- 整理会议纪要;
- 有遗留问题的进行跟踪闭环;
与会人:
- 准时出席会议;
- 提前做好准备;(涉及自己的相关议题,提前思考,准备相关材料)
- 拒绝跑题漫议,开小会等情况;
- 全情投入,不要提重复的问题;
会议中适当的幽默,开一两句玩笑,有助于提高会议氛围,这个就需要引导人的适时引导了。
会议时间,最好不要选在工作的中间时间进行,这样会打断前后2次的工作,尤其对于研发人员中断后需要回忆准备之前的工作。如工作时间是8:00~12:00,需要开会1小时,最好选择,8:00~9:00或者11:00~12:00.