项目中如何进行有效的沟通管理(一)

项目中如何进行有效的沟通管理(一)<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

 

沟通在项目中的重要性不言而喻,但是如何有效的进行沟通,很多人都不会重视,或即使重视了也没有好方法,这里谈一谈自己的感受。

一般来说,在一个项目中实施沟通的管理,分为如下三个不骤,如图:

 

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沟通计划的制定

沟通计划的实施

沟通计划的调整、改进

 


下面我们以一个实例来说明这个过程:

××公司准备做一个新的软件项目,freespider被任命为项目经理。在此之前,该公司

也曾多次比较成功做过多个软件件目,但在沟通上走了不少弯路,浪费了不少时间。freespider意识到,有效的沟通可以避免很多错误,提高工作的效率,减少项目的成本,于是,他决定在新的项目中尝试对沟通进行改进。

 

首先,在项目启动阶段,freespider参照了部分现有的资料,结合他本身的经验,制定了他认为基本可行的沟通计划,计划内容如下:

 

一、强调了沟通的重要性:

 

二、定义了沟通中应把握的原则:

总结为:清晰、低成本

清晰:即减少、避免沟通中由于理解不一致造成的错误;

低成本:

采用最快速、方便的方式进行沟通;

沟通中所涉及到的成员的最大化(保证所有有必要的人参加)和最少化保证没有必要的人的不要参加)。

计划后面都会以此为指导原则。

 

三、描述本项目中可采用的沟通方式:

1、正式会议:

常规的主要有两个会议:

1)、项目组领导会:

       时间:随机;

       会议长度:越短越好,能说明清楚问题为原则;

       参加人:项目组领导;

       会议内容:讨论一些具有指导性的事情和进行决策。

2)、项目组例会:

       时间:周五下午下班前2小时

       会议长度:2小时以内

       参加然:项目组所有成员

       会议内容:本周工作情况、工作中遇到的问题、工作技能或工作方法可以改进的地方。

 

为提高开会效率,每次开会必须制定开会的目的和议程,会前发给大家,会后做总结发给大家。

 

2、正式书面交流:

项目中各种必须的文档,如:需求说明书,概要说明书、进度情况等,要提供统一式样的模板,而且最好有示例。

 

3、非正式的书面交流:

周、月、季度、年计划和总结;

寻求帮助的email

 

4、口头讨论:

组内成员相互讨论问题

 

5、其它:

1)、进行不定期的各种活动,在活动中可以增进相互间的了解,有利于工作;

2)、提供员工休息室,让大家在一种很轻松的环境下任意交流,发表自己的各种看法和建议,很多好的建议往往在这里产生。

 

四、沟通平台的搭建:

1)、内部网;

所有资料放在内部网上,并设置权限控制;

2)、电子邮件系统;

电子邮件是最常用的,必须保证快速、可靠;

 

五、工具的选择:

1outlook收发邮件;

2、文档用ms word

3、表格用office

4、项目进度用project2000

 

好了,一份沟通计划基本上完成了,freespider准备按照计划进行各种前期工作的准备了(比如内部网的搭建,各种文档模板及其示例的提供,工具软件的购买)

 

呵呵,没事写点感受,欢迎大家批评!

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