项目中如何进行有效的沟通管理（一）

项目中如何进行有效的沟通管理（一）

 

沟通在项目中的重要性不言而喻，但是如何有效的进行沟通，很多人都不会重视，或即使重视了也没有好方法，这里谈一谈自己的感受。

一般来说，在一个项目中实施沟通的管理，分为如下三个不骤，如图：

 

沟通计划的制定

沟通计划的实施

沟通计划的调整、改进

 

下面我们以一个实例来说明这个过程：

××公司准备做一个新的软件项目，freespider被任命为项目经理。在此之前，该公司

也曾多次比较成功做过多个软件件目，但在沟通上走了不少弯路，浪费了不少时间。freespider意识到，有效的沟通可以避免很多错误，提高工作的效率，减少项目的成本，于是，他决定在新的项目中尝试对沟通进行改进。

 

首先，在项目启动阶段，freespider参照了部分现有的资料，结合他本身的经验，制定了他认为基本可行的沟通计划，计划内容如下：

 

一、强调了沟通的重要性：

 

二、定义了沟通中应把握的原则：

总结为：清晰、低成本

清晰：即减少、避免沟通中由于理解不一致造成的错误；

低成本：

采用最快速、方便的方式进行沟通；

沟通中所涉及到的成员的最大化（保证所有有必要的人参加）和最少化保证没有必要的人的不要参加）。

计划后面都会以此为指导原则。

 

三、描述本项目中可采用的沟通方式：

1、正式会议：

常规的主要有两个会议：

（1）、项目组领导会：

       时间：随机；

       会议长度：越短越好，能说明清楚问题为原则；

       参加人：项目组领导；

       会议内容：讨论一些具有指导性的事情和进行决策。

（2）、项目组例会：

       时间：周五下午下班前2小时

       会议长度：2小时以内

       参加然：项目组所有成员

       会议内容：本周工作情况、工作中遇到的问题、工作技能或工作方法可以改进的地方。

 

为提高开会效率，每次开会必须制定开会的目的和议程，会前发给大家，会后做总结发给大家。

 

2、正式书面交流：

项目中各种必须的文档，如：需求说明书，概要说明书、进度情况等，要提供统一式样的模板，而且最好有示例。

 

3、非正式的书面交流：

周、月、季度、年计划和总结；

寻求帮助的email；

 

4、口头讨论：

组内成员相互讨论问题

 

5、其它：

（1）、进行不定期的各种活动，在活动中可以增进相互间的了解，有利于工作；

（2）、提供员工休息室，让大家在一种很轻松的环境下任意交流，发表自己的各种看法和建议，很多好的建议往往在这里产生。

 

四、沟通平台的搭建：

（1）、内部网；

所有资料放在内部网上，并设置权限控制；

（2）、电子邮件系统；

电子邮件是最常用的，必须保证快速、可靠；

 

五、工具的选择：

1、outlook收发邮件；

2、文档用ms word；

3、表格用office；

4、项目进度用project2000；

 

好了，一份沟通计划基本上完成了，freespider准备按照计划进行各种前期工作的准备了（比如内部网的搭建，各种文档模板及其示例的提供，工具软件的购买）

 

呵呵，没事写点感受，欢迎大家批评！