如何写好PPT

PPT

思路

明确要表达什么，把要表达的表达清楚即可；

核心永远是内容，而不是图表、或者格式，这些只是为了突出你需要表达的观点。

框架和模板中，重要的是结构，不是修饰，不要整花里胡哨的

一般步骤

• 确定内容的编排方式

  • 顺序结构：思考是什么、为什么、怎么做。比如说明资料里的6个关键点
  • 总分结构

• 分类梳理详细的表达框架，既找论点

• 为每个论点找论据

挖掘有用信息的视角

• 出发点

  • 正确：应该考虑我需要拥有哪些信息才能防止资料出现漏洞
  • 错误：如何利用现有信息来制作资料

• 他人视角

  • 需要考虑不同的岗位考虑的问题不一样

    • 营业部门

      • 这个钱是否能卖的出去

    • 生产部门

      • 是否会有质量问题

    • 财务部门

      • 是否能够挣到钱

  • 需要考虑决策者的利益战队

    • 公司领导

      • 对整个公司产生的价值

    • 部门领导

      • 能够为部门本身带来多大优势

分类及内容

演讲PPT

• 主要为了演讲好看，文字很少
• 背景以深色系为主，方便拍照
• 制作前，要了解清楚演讲时的显示设备的长宽比例，因为很多屏幕都不是标准的16:9

阅读PPT

• 主要为了讲清楚事情，文字会稍多

  • 汇报资料

    • 一般是把结果汇报给上级
    • 决策者想知道的是结果
    • 大致逻辑：计划是xxx，结果是xxx

  • 说明资料

    • 一般是将个人意见进行归纳总结

    • 决策者想知道的是解决方案

      • 常见的逻辑分为六个部分，这个是适合问题还没找到的类型。
      • 有的时候背景看起来像是问题，两者有点混淆不好分，是因为两者本身就是一个大步骤下的两个层级而已，就像公司领导和部门领导的关系
      • 如果真的问题非常明确，目标也非常明确，比如就是要写明年的重点工作计划。则只需要捎带提一下问题或者背景，不需要进行详细的问题对比、原因分析等，既将第一部分“寻找问题”的三个部分聚合成一页都可以。

    • 大致逻辑：问题是xxx，解决方案是xxx

      • 前半部分以“问题”为中心，让领导认识到，这个问题如果放任不管的话，结果会很严重。人们需要看到对未来的假设。

        • 目标共享/背景描述

          • 关键

            • 需要告知听众，为什么写这个PPT

            • 比较适合标题写"背景概述"，然后在主要信息里写“目标是xxxx”，这样比较符合我们一般的阅读习惯

            • 写作者容易产生错觉，觉得目标大家都清楚不需要提示，然后导致讨论的时候偏题；所以强调一下目标还是很重要的

            • 逻辑上可以分为两个部分

              • 背景提案：通过提案背景说明从过去到现在究竟发生了什么

                • 先讲事实：不断恶化的现状
                • 再描绘一个恐怖故事：如果置之不理，则会xxxx

              • 提出目标：通过需要达成的目标来统一方向

                • 这一点可以捎带提一下就行，不用像后面解决方案的目标那样详细，笼统说一下就行，甚至都不用写在PPT上

          • 示例

            • 公司营业额持续下降，不足3年前的80%，必须采取措施，否则明年会掉到70%。

        • 找出问题点

          • 关键

            • 此处问题的定义，是指当前状态和应有状态有差距

            • 需要告知听众，大大小小一堆为题中，哪个才是需要着眼的关键问题

            • 正文如何描述问题，形成“紧迫感”

              • 定量数据

                • 使用数值，体现整理感

              • 定性数据

                • 使用故事，体现现场感，不要只是单单描述

          • 示例

            • 营业部门没有把顾客的声音传递给设计部门，导致无法生产出符合客户需求的产品

        • 明确原因

          • 关键

            • 原因有很多，第一步可以先罗列出来，第二步再考虑真正的原因
            • 原因也是有层次的，需要反复深入思考“为什么”，直到真正的、最底层的原因出现

          • 示例

            • 部门沟通少；进一步分析：分区域办公，距离远；

      • 后半部分以“解决方案”为中心，需要讲清楚：必然能够实现的依据、实际会产生多大效果。人们喜欢看到对未来的规划。

        • 解决方案

          • 关键点

            • 先将尽可能多的解决方案写出来，再考虑怎么从中选
            • 选择解决方案的关键点是：效果和可行性

        • 目标

          • 关键点

            • 没有目标的解决方案没有任何意义
            • 目标，就是将在问题环节中的目的，用一个具体的数值表现出来
            • 目标包含两个方面：期限和目标值
            • 如果一个目标太大，可以将目标分解成多个方向的小目标

        • 计划

          • 时间
          • 预算
          • 人力

    • 触类旁通

      • 无论是原因，还是解决方案，都会有多个，进行分析比对时，可以用MECE法对各个选项的各个维度进行评判比较，来确定最关键的是哪个

        • 选择比较维度时，原则是无遗漏、无重复
        • 多项进行对比时，如果有明确的评判选项，则可以采用矩阵图

      • 对比正常问题的逻辑

        • 讲话时的逻辑应该是：A问：论点（这里是问题，而不是观点）。B答：结论->理由（不超过3条）。

          • "会怎样"的问题

            • 阐述的是结论的论证过程

              • 归纳法

                • 列举多个并行的划分，来归纳出结果