档案电子化中的点滴经验

 

 

现在都要求，在纸质档案形成后，要将其扫描转化成电子档案。那么就有两种方法：一是按件扫描并保存为PDF文件；二是按卷扫描先形成整卷的PDF文件，再将该PDF文件按件拆分分别保存。

 

下面先介绍扫描和保存文件用到的设备和软件，再比较上面方法的优劣。扫描用到的设备为PC机和立式的能连续自动扫描（出纸）、双面一并扫描的扫描仪（主要针对A4幅面的档案资料，其他幅面的另行处理）。扫描用的软件为adobi的acrobat。了解了扫描并保存的工作方式就不难判断两种方法的优劣了。

 

方法一简单，扫描--保存一次性完成，但机器自动化地快速运行过程经常被人工中断，机器设备的使用率低，投入的人工也很多，且是按件的，非常繁琐，容易出错。这一方法就直接被淘汰了。

 

方法二能快速地将全部案卷的纸质档案逐一地转化为PDF文件。后面的工作是要将按卷的PDF文件拆分成按件的PDF文件。类似的，可以人工，也可以设法让计算机自动完成。人工效率低，自不用说，我们不会选择！只能寻求自动化拆分一条路。

 

我们试用了acrobat、foxitor等工具，都只能一一地操作！不能实现自动化。功夫不负有心人，我们搜索到了这样一个软件--pdftk，虽然他的图形界面版本是受限使用，但他的命令行的用法是不受任何限制的全功能的！

 

对于单独案卷的PDF文件，我们只需要建立一个批处理文件，在批处理文件中指定每一件文件的名称、起止页码（注：要加上卷内目录的页数）等等。运行这个批处理文件，拆分就完成了（且它是可重复的，对于查错改错极方便）。建立这个批处理文件有现成的牢固的基础，即卷内目录。我们采用excel或foxpro两种工具都可将卷内目录稍加加工输出为批处理文件（怎么加工不用赘述）。

 

单独案卷的PDF会拆分了，其他的就依葫芦画瓢了！

 

这就是我们在档案电子化过程中的经验，非常实用！所以分享出来！

 

总结下----办法总比困难多，只要我们用心做事，没有克服不了的难题！