以项目管理的理念制作高质量的标书

作者：王斌

去年，在我参与的一个对某单位进行的大型招投标工作中，投标书的制作过程中由于充分地利用了项目管理的理念作为指导，从而成功地完成了一套大型投标书的制作，其中该标书有多个子包，涉及到网络产品、安全产品、软件产品以及主机产品，总金额达几千万，我们通过完善的组织和严格的管理，在短短的15天内成功而高质量地完成了投标书的制作任务，并有多个包中标，打了一个漂亮仗。在这次项目经理培训中，我通过理论的进一步学习，回想起这次的投标过程，有很多体会。

1   投标书制作过程是否属于项目

标书的制作，是售前工作的最关键的部分，其核心工作是合理有效地而高质量地完成投标书，它是售前人员的基本功。我们投标书制作过程是指从投标单位购买标书起，以投标书的产生为结束标志。那么投标书的制作过程是否可以看成一个项目呢？根据项目的定义，“项目是指为创造独特的产品或服务而进行的一次性的努力”，我们可以看出，标书的制作过程是完全符合项目的定义的，并具有项目的属性，首先，项目应有一个明确的目标，而我们工作的最终产品是投标书的产生，具有明确的目标和可交付物，其次，项目是一次性的，而每一个标书的产生都是针对于特定的项目而制定的，具有独特性。第三，项目需要使用资源，而标书的制作过程需要使用人力资源、电脑等资源等资源的支持，第四，项目含有不确定性，在标书的制作过程中不同的组织和人员有不同的质量的产品，也可能有很多因素可以导致投标书的不成功，根据以上的分析我们可以得出一个结论，那就是投标书的制作过程可以看成是一个项目的，完全可以按照一个项目管理的思路和方法进行对投标书的制作进行管理。

2   如何在实际工作中进行项目管理

利用项目管理的知识，在标书的制作过程中可以极大地提高标书的制作质量，提高标书的完整性。我在这里介绍一下我们这次投标书的制造过程。

这次投标书的制作，从项目管理的生命周期来看，可以将制作过程分为启动、计划、制作、控制及收尾五个阶段，下面分别介绍一下各个阶段的内容：

l  在项目启动阶段包括标书的购买、标书的初审、进而产生了标书的总体描述。在拿到标书后，我们首先组成了项目评审委员会，进行标书的初审，这个标书的初审委员会是由正负总工程师、公司管理层及商务人员组成，对这个项目的技术可行性、成本可行性、进度安排的可行性、运营的可行性等进行了详尽而仔细的分析，如果一旦发现项目具有不可行性或不符合公司的发展战略，就可以尽早地、果断地终止项目，减少公司的损失，实际上，初审的结果发现我们是有足够的技术能力和实力完成这个项目的，因此决定立项，然而为了增加我们中标的机会，我们并没有选择所有的包来投，而是选择一些自己有优势的项目来投，在将初审的结果进行综合，就形成了标书的总体描述（即项目章程），它是启动阶段结束的标志，在这个描述中，对这个项目的总体负责人员，即标书项目经理的进行了任命，并明确了责、权，为进行下一个阶段的工作打下了良好地基础。

l  下一个阶段是标书的设计阶段，项目负责人召集技术骨干人员进行了研讨，将投标书的内容进行了分解，进而形成WBS表，得到了项目包，根据项目包的内容，并结合个人的特长和能力，进行人员分工，以便形成更小的项目组，其中每一个骨干人员都是一个分项目经理，负责本部分投标书的制作工作，这些分项目经理在明确了自己的工作内容以后，将自己负责的工作内容进行了进一步分解，形成了可以进行直接分配给售前技术支持人员的工作包，并由这些支持人员制定了相应的工作时间安排和进度，在分项目经理审核之后，进行汇总形成了本部分的工作进度安排，并上交到项目负责人，以便可以进行时间安排和形成整个项目的时间进度，同时由每个项目组对相应的标书进行需求分析，将客户需求不清楚的地方，认真地记录下来，并加以整理，也上交到项目负责人那里进行汇总，并统一向用户正式提交，并在和客户交流和答疑的时候提出来，消除模糊概念，这正是我们写好标书的基础。

l  标书制作部分，根据标书的需要，每一个分项目经理向公司申请所需的资源，由于所有的分项目经理都是具有丰富的经验的技术人员中产生的，所以这些人不仅仅承担项目经理的组织协调工作，还是本部分标书的体系和核心架构的主要负责人和撰写人，相关的技术细节则由项目人员完成，包括产品的性能和询价、标书的制作以及将所有需要授权的产品进行汇总并交到相应部门进行统一授权等等，项目人员是完全在分项目经理的安排下工作的，他们写的各个部分交到分项目经理处进行汇总，最终分项目经理们则统一将文挡交到总项目经理处，并由总项目经理安排进行总体汇总

l  在整个项目的完成过程中，我们非常注意项目的控制，在投标书编写的过程中，会定期召开例会，每个分项目经理向项目负责人进行汇报，及时发现问题并及时解决，而对于标书的审核是两层审核机制组成的，首先由每个分项目经理对自己所负责的部分进行审核和负责，之后分项目经理将结果提交到项目负责人的，项目负责人会安排由总工程师进行审核并进行总体的把关，从而保证了标书的整体质量。

l  在标书形成后，整个项目进入了在收尾阶段，这包括对标书统一进行装订和印刷，并形成了最终的交付物---制作精良的标书，并在投标后撰写的投标总结和根据投标文件形成的文档模板。

3   实际工作中的心得体会

通过对这次投标书的制作，我有很多心得体会，主要有如下几个方面：

3.1  标书的标准化是非常重要的

在项目管理的各个环节中是非常强调团队的建设的，这就要求大家有一个向心力和合力，但同时，由于每个人都有不同的风格和特点，在文笔和用词的方面都有一定的个人习惯，但这会导致投标书体现出很强的个人色彩，这对于一个投标书是很忌讳的，因此，公司投标书应该保证风格的一致性，为了达到这个目标，应该很好地建立一个标书的规范，包括投标书的统一格式，符合国家标准的标准用词，团队中的每个人都应该严格遵从这个规范来做，才能表现出风格的一致性。

3.2   充分发挥每一个人的特长

由于团队每一个人各有特长，都有自己擅长的领域，当一个人做一个自己非常熟悉的领域的标书时，往往会做到驾轻就熟，可以做到又快又好。标书的制作是集体智慧的结晶，在充分发挥大家的团结协作的精神过程中，充分发挥每人的优势，才能起到1+1>2的效果。

3.3  注意整体规划

磨刀不误砍柴功，现在很多公司在拿到标书后，没有对招标书进行充分的分析的情况下，生怕时间不够，就急忙写标书，这样其实是一种效率极低的一种做法，其一，这样做常常会导致对用户的需求不清，等发现不妥的时候进行修改，已经做出了很多无用功，甚至整个投标书需要重写，其二，容易没有层次，整体的结构不清楚，第三，质量得不到充分保证。

3.4  合理的团队

根据标书的规模和人员情况，采取一个合适的团队架构是非常重要的，我们采取的是一个树型的架构，每一层都是下级对上级负责，项目人员并不是固定的，而是根据每个项目的进行情况进行灵活的调配的，每一次调配都是建立在项目经理对项目的准确把握和控制的基础上的。

 

 

 

 

 

 

 

 

然而在这种架构中，项目经理要特别注意对项目组人员能力和知识点应有充分的了解，在这一点上我们采取了编制《专有领域技术表》的办法，将技术人员进行了分类，分成了主机类、网络类、安全类、开发类等等技术领域，得到的分数是在对每个人在这些技术领域的技术能力进行评估，并且对该人员的文字表达能力，以及相关知识的经验进行充分地考虑，进行综合打分而得到的，每个人的特长，是我们进行工作调配的依据，另外，还有一个重要的问题是，由于项目人员在不同组中进行变动时，就可能出现对用户的理解出现偏差的情况，这就要求项目经理对本部分的内容了如指掌，可以清楚和详细地对刚刚进入项目组的人员进行指导，使该项目人员在理解上不会出偏差而影响标书的质量。

4   结束语

通过这次培训，使我在项目管理上的知识得到了进一步的深化和理论方面的加强，同时通过对已经做过的标书项目的体会，能够更加体会到利用项目管理的优越性，从而了提升整体素质和个人能力，使今后的售前工作更上一个台阶。