文档编写格式调整要点

        本文主要针对硕士研究生论文编写的格式调整，也可供其他文档编写时的参考。
        在论文编写的过程中，或者当你设计一个表格时，怎样才能做一份合格且标准的文章呢？这里不谈具体的规范，每个学校有自己的论文编写规范。这里只讲怎么保证格式符合要求，或者设计出的文档格式和标准格式看起来一样。
       论文中的格式要点有字体、段落、页面布局、编号等：
1、字体
        字体的要素有：

•  字体种类，论文一般以宋体为主，有的要求数字和英文用Times New Roman。
• 字形，就是是否加粗和倾斜。一般只对段前关键字，如术语，进行加粗。其他地方用的加粗很少，一般使用黑体。
• 字体大小，就是使用几号字。一般章标题使用小三号字，1级标题四号黑体，2、3级标题小四黑体，正文小四宋体，图表标题小四宋体。具体格式参考各学校论文标准规范。
• 效果。主要是上标和下标。
• 字符间距。有时候你会发现，明明我的字体和段落格式都和范文的一样，怎么我的文档显示出来的样子就和范文的不一样呢，比范文长一截？奥秘就在于字体间的间距不同，字体间间距有标准，紧缩，加宽3种，如果选紧缩，则比正常间距要小，加宽与之相反，通过设置字体紧缩或加宽间距值，可以调整整句的显示长度。
  

2、段落
         段落的主要要素有：
        1）缩进

• 左、右侧缩进，就是整段的方块左右页边距。设置该值后，整段会偏移。
• 特殊格式，包含首行缩进和悬挂缩进。所谓悬挂缩进是指，段落的首行文本不加改变，而除首行以外的文本缩进一定的距离。首行缩进，则是首行缩进多少宽度，而第二行及以下行不受影响。
  

        2）间距

• 段间距。段与段之间相隔的垂直距离，分段前空多少和段后空多少。论文中。章标题段前后1.5，1级标题1， 2、3级标题0.5行。
• 行间距。段中行与行相隔的垂直距离。论文中一般设置为固定值20磅。这里有各要注意的地方。如果通篇使用该格式，你会发现插入图片的时候，则显示半截，图片的上半部分被埋进文字里了，这是怎么回事呢？原来插入图片若使用嵌入式方式放置时，若行高固定，则图片高度不超过行高。如果要显示图片，需要将图片所在行（没有行敲回车）行距调整为多倍行距就可以正常显示图片了。
  

3、页面布局
        页面布局的要素有：
        1）页面距。 页边距，就是页面内容（一个方块模型）距离页（纸张大小，论文一般为A4纸）四条边的距离。各个学校的规范标准可能不一样，参照各学校标准。
        2）页眉和页脚。 页眉，就是页面顶部非正文区域，页脚则是底部非正文区域。页面和页脚距离，则是指距离上、下页边距的距离，在此距离开始页眉、页脚的内容。

4、编号
        编号比较复杂，在Word里设置论文编号不是很方便，如果有人有好的办法可以告诉我。如章节编号为汉字一（例如：第一章，第二章），而节编号为数字，则Word自动编号时总是达不到要求。
        使用手工编号，对于Word2010，可在引用-》添加文字下拉菜单设置分级，则可自动生成目录。
        在编辑的过程中，使用大纲模式，在视图，显示中，勾选导航窗格，则可以在论文右侧很清楚地看到目录结构。

5、图表目录
        对于图表目录，论文的编号规则是从每章开始编号的。在引用菜单中，插入题注。新建标签，哪章的图表，则输入哪章编号，如第一章，标签为：图1.，第二章标签为图2.，依次类推。一般章节数小于7个，所以手工编号也很快。插入题注后，会自动生成图表的编号，在后面添加文字表述即可。
        *这里要注意的是，有时候，可能右键点击图的编号，点更新域，获得实际的标号值。
        如果每次插入题注，是不是会觉得很累，没关系，有各懒办法，拷贝使用上述方式插入的题注，粘贴到图的下方或表的上方，然后按*的要求更新域值即可，最后添加或修改标题或描述。注意，图和表的题注分开，各拷贝各的，每章需新建一个图的题注，一个表的题注，然后后面的都可通过拷贝、更新域的方法实现。

6、页面编码
        页面编码要面临的一般有三种情形，首页、扉页或目录页（从摘要开始到正文头结束）、正文页（从绪论开始到文章结束）。首页不需要编码，扉页使用罗马数字（I,II,III），正文页则使用阿拉伯数字。
       首先， 在Word2010中，插入分节符，来区分三个不同的部分，方式为：页面布局-》分隔符-》分节符里选择相应的分节符。将文章分为三节。
       其次，首页不编码，在页面和页脚工具里选“首页不同” 选项。若为正反打印，则勾选“奇偶页不同”选项，在正反页打印时，页面编码时一般在页面的右下脚，所以奇偶页的页码位置要分开设置。
        接着，扉页插入页码，设置页码格式为I,II,III...，正文页设置页面格式为1,2,3...。
       
以上为论文或编辑文章表格的一点经验总结，作为遗忘时的备忘参考或其他写论文或文字材料的人的参考。