用友软件日常操作方法

 

1.  账套备份

账套备份是对整个账套数据的备份，包括以前年度数据和今年数据。举例：某月账套备份数据，则不只是备份该月份的数据，还包括以往的所有数据,它是整个账套的所有年份的数据！备份时，不应将备份数据存放在C盘下；而且，除备份在本机外，应定期将数据备份在其他存储媒介上，如：移动硬盘、U盘等；有条件的每年应将数据刻录成光盘数据，以便长期保存。建议最好将数据保存在三种方式以上：电脑、U盘、移动硬盘、光盘等，且所有数据不要存放在一个地点。

备份的操作方法：例：华能食品公司2008年账套，账套号为001，备份计划为每月凭证处理完毕结账后,按月备份到电脑的“E：\华能食品公司001账套备份\”，按年刻录成光盘数据。

（1）       建立备份文件夹。“E：\华能食品公司001账套备份\”

（2） 备份：系统管理→系统（注册）→用户名：“admin”（密码为空）→确定→账套（备份）→账套号[001]华能食品公司(不要选择删除当前备份账套，否则备份完成后将删除[001]华能食品公司账套！！！)→确认（稍等片刻）→选择备份目标：“E：\华能食品公司001账套备份\” （一定要双击文件夹图标）→确认

2． 日常操作

日常操作流程图：填制凭证→出纳签字（可省略）→审核凭证（可省略）→记账→月末转账（生成结转本年利润的凭证，将此凭证审核后再记账）→计算查看报表数据→月末结账（如启用其他模块，其他系统必须先结账，才能对总账进行结账处理）

2．1  填制凭证

（1）制单员打开软件。“用友通→注册[控制台]（用户名、密码、账套、会计年度、操作日期）→确定→总账系统”

（2）填制凭证。“填制凭证→增加→录入摘要、科目名称、借方金额、贷方金额、流量、附单据数等→保存”

快捷键和技巧：

a. 增加一张新凭证: 用鼠标单击〖增加〗按钮或按[F5]键

b. 输入凭证类别字: 用鼠标单击放大镜或按[F2]键

c. 科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。输入科目时可在科目区中用鼠标单击放大镜或按[F2]键参照录入。

D．金额：金额借贷方向转换，按空格键调整金额方向；红字金额以负数形式输入；按下快捷键[Ctrl+L]可显示/隐藏数据位线（除千分线外）；在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。

e. 录入金额小数问题：在英文或中文半角状态下直接录入金额小数点；但在中文全角状态下录入不了小数点，应将中文全角状态转换为中文半角或切换到英文状态下方可录入小数点，但也可以用左右箭头（←、→）来移动位数，从而录入小数点数据。

f．损益类科目的操作，必须保持跟该科目的默认余额方向一致，否则利润表不能获取相应的数据！例如：财务费用—利息，由于财务费用默认余额方向为借方（支出），利息收入也应该录入在借方，用红字表示！

g. 当凭证全部录入完毕后，按〖保存〗按钮或[F6]键保存这张凭证，按〖放弃〗按钮放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击〖增加〗则可继续填制下一张凭证。

h．若想放弃当前未完成的分录的输入，可按〖删行〗按钮或[Ctrl+D]键删除当前分录即可。

i. 当一批凭证填完后， 用鼠标单击〖退出〗或通过菜单【文件】下的【退出】制单功能。

2．2  出纳签字（可省略）

（1）更换出纳员登录软件，打开总账系统，点“总账→凭证→出纳签字”。

（2）出纳签字：选择月份→确定→出纳签字（确定）→出纳（成批出纳签字或成批取消签字）→结果表（确定）→退出

2．3  审核凭证（可省略）

（1）更换审核员登录软件，打开总账系统，点“审核凭证”。

（2）凭证审核：选择月份→确认→凭证审核（确定）→审核（成批审核凭证或成批取消审核）→结果表（确定）→退出

2．4  记账

（1）更换记账员登录软件，打开总账系统，点“记账”

（2）记账：全选→下一步→下一步（注意凭证张数）→记账→“记账完毕”确定

2．5  月末转账（即结转损益类科目入本年利润，结转后损益类科目应无余额）

（1）具有权限的操作员登录软件，打开总账系统，点“月末转账”。

（2）转账定义：总账→期末→转账定义→期间损益→期间损益结转设置（选择凭证类别、输入本年利润科目编码（3131））→确定

（3）转账生成：总账→月末转账→转账生成（选期间损益结转）→全选→确定→周步结转(可根据情况选择结账方式)→转账生成凭证（点保存，可见“已生成”红字）→退出（关闭）

2．6  计算查看报表数据

（1）具有权限的操作员登录软件，打开财务报表。

（2）报表计算和查看：文件→打开→选择相应报表（如利润表）→左下角为数据状态→编辑、追加、表页→确定→选择刚追加的表页→数据、关键字、录入→录入年、月、日→确认→是否重算第×页，点“是”，完成计算，此时可查看数据→打印报表→退出（关闭）

其他报表如：资产负责表、所有者权益变动表与此操作相同。

2．7  月末结账

报表数据正确，并且所有相关税务报表已向税务机关申报结束，确定本月无调整内容时，方可进行月末结账。我们不建议客户频繁采用反结账和反记账的功能,来更改发现的错误。

（1）       具有权限的操作员登录软件，打开总账系统，点“月末结账”。

（2）       结账：选择待结账月份→下一步→对账→（对账完毕）下一步→查看工作报告（共6项内容，请认真阅读此报告，要示所有其他系统均已结账）→下一步→完成（退出）（至此，恭喜你已完成一个月份的所有操作过程，等待处理下一月份的会计业务了）

3.  生成和调用常用凭证

例：从银行提取现金，借：现金

                         贷：银行存款

（1）以制单员登录软件，打开总账系统，点“总账→凭证→常用凭证”。

（2）录制常用凭证：（常用凭证制作窗口）增加→录入编码（TX）→录入说明（提取现金）→选择凭证类别（记 记账凭证）→附单据张数不用填（按实际发生时的原始单据数量录入）→详细→增加→录入摘要（提取现金）→科目编码（1001 现金）→借贷方金额不用填（按实际发生金额录入）→增加→录入摘要（提取现金）→科目编码（1002 银行存款）→借贷方金额不用填（按实际发生金额录入）→退出（常用凭证设置完毕）

（3）调用常用凭证：填制凭证→（填制凭证窗口）制单→调用常用凭证→（调用常用凭证窗口）录入常用凭证代号（TX）（如记不清常用凭证代号，点放大镜浏览所有常用凭证，选中要调用的常用凭证，点击选入即可）→录入凭证金额、附单据张数等，点击保存，凭证录入完毕