与你一起学习MS Project——理论篇:项目管理与Project

Hi,你好!我是大黄蜂,非常高兴借此机会与你一起学习微软Project的相关知识和技能。这一次的分享主要是结合本人在实际使用Project 2013过程中的一些方法技巧,其中有一些材料则来源于互联网,期待通过我的梳理成篇后能够给你带来Project 2013的入门指导。

在正式讲Project 2013有关知识与操作、技巧之前,我们有必要先来简要了解一下项目管理的相关知识、Project的相关基础知识及项目管理与Project的一些关系。

1.1. 项目和项目管理的定义
首先,我们要先来认识几个概念。什么是项目?什么是项目管理?项目管理又是做什么的?那么,什么是项目呢?项目,英文单词叫Project,是为了完成一个具体的目的而设计的一系列行动步骤。项目管理,英文单词叫Project Management,是指为了完成一个特定的目标,应用一定的规范或规章制度对项目的资源进行全面的规划、组织,协调,控制并使之系统化的过程。

1.2. 项目三角形
在项目管理领域中,有三个要素非常重要,分别是预算、时间、范围。而我们称之为项目三角形,因为这里对三角形的任何一边进行调整,都将影响其他两边。那么,在这个三角形里边,为了满足项目预算要求,结果可能是延长了日程和缩小范围;而为了按计划的完成日期完成,最终结果则可能是增加了成本和缩小了范围;同时,如果扩大范围,则我们的项目可能以资源(如工作人员)的形式花费更多的时间和资金。
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1.3. 项目管理的五个阶段
项目管理总体上包括五个阶段,分别是启动阶段、计划阶段、执行阶段、监控阶段和收尾阶段,这是项目管理的五个过程组。这五个过程组贯穿于项目的整个生命周期,对于项目的启动过程,特别要注意组织环境及项目干系人的分析;而在后面的过程中,项目经理要抓好项目的控制,控制的理想结果就是在要求的时间、成本及质量限度内完成双方都满意的项目范围。
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启动阶段是一个新的项目识别与开始的过程,这主要是确定一个项目可以开始并着手实施。启动涉及项目范围的知识领域,其输出结果有项目章程、任命项目经理、确定约束条件与假设条件等。
项目的计划过程是项目实施过程中非常重要的一个过程,对项目任务进行计划并确保实现项目目标。通过对项目的范围、任务分解、资源分析等制定一个科学的计划,能使项目团队的工作有序的开展。
在执行阶段,通过协调人力物力等资源,执行计划。项目执行阶段,我们通常也理解为项目的实施,一般指项目的主体内容执行过程,但实施包括项目的前期工作,因此不光要在具体实施过程中注意范围变更、记录项目信息,鼓励项目组成员努力完成项目,还要在开头与收尾过程中,强调实施的重点内容,如正式验收项目范围等。在项目实施中,重要的内容就是项目信息的沟通,即及时提交项目进展信息,以项目报告的方式定期通过项目进度,有利开展项目控制,对质量保证提供了手段。
项目管理的过程控制,是保证项目朝目标方向前进的重要过程,就是要及时发现偏差并采取纠正措施,使项目进展朝向目标方向。
一个项目通过一个正式而有效的收尾过程,不仅是对当前项目产生完整文档,对项目干系人的交待,更是以后项目工作的重要财富。在经历的很多项目中,更多重视项目的开始与过程,忽视了项目收尾工作,所以项目管理水平一直未能得到提高。

1.4. 项目生命周期内Project的工作
那么,上述提及的项目管理过程在Project中又是如何落地实现的呢?在谈在Project软件中如何实现项目管理之前,我们先来了解一下有关Project的版本进化历史。
Microsoft Project (或 MSP)是一个国际上享有盛誉的通用的项目管理工具软件,凝集了许多成熟的项目管理现代理论和方法,可以帮助项目管理者实现时间、资源、成本的计划、控制。
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第一个版本的Microsoft Project于1984由一家与微软合作的公司开发给DOS使用。微软于1985年买了这个软件并发布第二版本的Project。第三版本的Project于1986年发布。第四版本的Project也于1986年发布,这是最后一个DOS版本的Project。
1990年,微软推出了世界上第一个基于WINDOWS环境下的Project 1.0 for Windows版本,开创了一个新篇章。此后,大约每两年就有一个新版本,功能逐版增强,操作越来越简化容易。
1992年4月,Project 3.0 for Windows问世,当年在美国PC Magazine杂志组织的评比内容多达280余项的8个项目管理软件评比中,被编辑部推荐为最佳软件。
1994年4月,微软推出Project 4.0 for Windows,世界上很多大公司(如波音公司)争先选用它做项目管理。
在Windows 95问世后,适应这个操作系统的Project 4.1于1995年7月进入项目管理领域,该版本增强了在计算机网络通讯方面的功能,为大型工程的现代化管理奠定了基础。
1997年10月,微软推出了Project 98英文版,当年12月又推出了中文版。
2000年4月3日,微软公司宣布,Project 2000及其配套软件——基于WEB的Microsoft Project Central的零售开始。2000年7月19日,微软(中国)有限公司正式发布了面向项目管理的软件Project 2000中文版。
2002年9月6日,Project 2002中文版正式上市。Project 2002包括了Microsoft Project Standard 2002、Microsoft ProjectProfessional 2002以及Microsoft Project Server 2002三个版本。
2003年10月21日,微软公司宣布Microsoft Office System大规模投放市场。简体中文版于2003年11月13日在北京正式发布。
2006年11月30日,微软公司发布Office2007 RTM版。2007年1月30日,Office 2007正式版的零售发布。Office Project 2007家族包括Office Project Standard 2007以及Enterprise ProjectManagement (EPM) Solution。
2012年10月11日,Project2013正式发布,新版本包括标准版、专业版和server版以及Project Pro for Office 365。

回到我们在前面讨论的项目管理过程在Project中又是如何落地实现的问题,我们以Microsoft Project 2013为例,在项目启动阶段,可以通过Project 软件确定项目目标并收集准备资料;在项目计划阶段,可以通过Project 2013制定项目计划,并保存为比较基准;在执行阶段,按照项目计划实施项目,并及时记录项目的实际进展;在项目控制阶段,通过跟踪项目,将项目实际状态与比较基准进行比较,找出问题;而在项目收尾阶段,则整理并保存项目资料并进行总结。
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对于Project 2013而言,其主要功能包括但不限于实现项目进度管理、项目资源管理、项目成本管理、项目跟踪管理和项目报表视图等。
项目范围管理:利用Project 的项目分解功能,可以方便的对项目进行分解,并可以在任何层次上进行信息的汇总。
项目进度管理:Project 2013提供了多种进度计划管理的方法,如甘特图、日历图、网络图等,利用这些方法,可以方便地在分解的工作任务之间建立相关性,使用关键路径法计算任务和项目的开始、完成时间,自动生成关键路径,从而对项目进行更有效的管理。
项目资源管理:在资源费用管理中,Project 采用了自下而上的估算技术。在人力资源管理中,Project 2013提供了“资源平衡”、“责任矩阵”、“资源需求直方图”等技术,力求对资源进行更合理的分配。
信息沟通管理:Project 使用丰富的视图、报表,为项目中不同类别的人员提供了所需的信息。
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微软的Project软件是Office办公软件的组件之一,是一个通用的项目管理工具软件。 根据美国项目管理协会的定义,项目的管理过程被划分成5个阶段(过程组) 1、建议阶段 • 确立项目需求和目标 • 定义项目的基本信息,包括工期和预算 • 预约人力资源和材料资源 • 检查项目的全景,获得干系人的批准 2、启动和计划阶段 • 确定项目的里程碑、可交付物、任务、范围 • 开发和调整项目进度计划 • 确定技能、设备、材料的需求 3、实施阶段 • 将资源分配到项目的各项任务中 • 保存比较基准,跟踪任务的进度 • 调整计划以适应工期和预算的变更 4、控制阶段 • 分析项目信息 • 沟通和报告 • 生成报告,展示项目进展、成本和资源的利用状况 5、收尾阶段 • 总结经验教训 • 创建项目模板 • 整理归档项目文件 总之,在项目实施阶段,Project能够跟踪和分析项目进度,分析、预测和控制项目成本,以保证项目如期顺利完成,资源得到有效利用,提高经济效益。 Project产品可以分为以下几个不同的版本 Project Standard标准版,只能用于桌面端,适用于独立进行项目管理的PM。 Project Professional专业版,可以和后台的服务器相连接,将项目信息发布到服务器上,供企业中的负责人和项目组相关成员查看和协作。 Project Server服务器版,安装在企业中的项目管理后台服务器上,存储项目管理信息,实现用户账户和权限的管理,是微软企业项目管理解决方案的基础和核心组件,需要Windows SharePoint Service和SQL Server做底层支持。 Project Web AccessWeb的方式访问项目站点,了解任务分配情况,分享项目相关文档,在线更新进度状态,提出问题和风险,实现沟通和协作,适用于广大的项目组成员,以及企业中的项目发起人、资源经理和IT部门员工。 其中,Project Professional、Project Server、Project Web Access结合在一起,就组成了微软企业项目管理解决方案(EPM)。

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