使用Project进行项目管理

1. Project可以做哪些？

1.1. 功能清单

项目、任务、资源、成本、查看分析、外观、进度跟踪、解决冲突

1.2. 本文将会涉及到的内容

• 基本的工作表设置：自动任务、时间格式、任务的列
• 日历设置：项目开始时间、节假日、加班
• 任务填写：FS、SS、SF、FF、任务不得晚于…完成
• 资源分配：多人任务、50%人力、固定工期任务、固定工时任务、资源多度分配
• 视图：资源使用情况、工作组规划器

2. 常见操作

2.1. 设置：自动任务

2.2. 设置：任务的时间格式

在一般情况下，我们可能不会关注到小时，此时可以设置只展示到日期。

设置办法：

文件 | 选项 |常规 | Project视图 | 日期格式

2.3. 日历设置：项目开始时间

新建的空白文档，时间都是从2009年开始，如果要调整时间，需要先点击“今日”，再进行选择具体时间比较麻烦。

解决办法：

• 菜单上，项目 | 项目信息 | 开始时间，在此处修改到合适的时间，这样默认的时间就会从此时间开始。

  

2.4. 日历设置：节假日和加班

2.4.1. 节假日

放假的时间不能安排在任务里，否则…

如何操作呢？

通过上面的操作可以看到，2020.5.25已经是非工作日了，安排的任务会自动跳过这一天。

2.4.2. 加班

如果周六全部要安排加班，并且持续一段时间，要怎么操作呢？

一通操作之后，可以看到，从2020-05-23到2022-02-26之间的所有周六，都已经认定为工作日了，见下图（自然，安排任务的时候会算上周六这一天）

通过排定节假日和加班，可以让项目的计划更加准确。

2.5. 任务填写：内容填写（略）

任务、工期、前置任务、开始时间的编写（体力活）

把excel的搬过来，需要点时间，其实也是可以直接粘贴过来的。

2.6. 任务填写：前置任务

这是重点概念，在项目管理里面，有这样的规范性描述：

FS、SS、SF、FF

F含义是Finish，S含义是Start。顾名思义，FS，就是前面一个工作Finish，后面一个工作才可以Start。其他同理类推。

这里在Project也可以这么写，比如在任务2概要设计的前置任务是1，其实准确是1FS，FS会被默认省略掉。此时Project安排任务2时会在任务1的完成时间之后开始安排任务2。

• 有一种场景，需要在前面一个任务完成前2天开始下面一个任务，怎么操作？

  

2.7. 任务填写：不得晚于…完成

设置任务不得晚于…完成

所产生的约束效果是：任务11的左边会有提示，然后在设置工期的时候，如果超过了2020年10月5日，会有提示出来。

可以看到，设定到60d的时候，由于有限制不能晚于10月5日完成，所以任务11的开始时间变成到了7月28日，并且会有弹窗提示：

• 如果选择取消，那么修改到60d的操作会被回退。
• 如果点击继续，那么会按照所示时间设定，但是有任务10和任务11的安排冲突，需要自行解决

2.8. 资源：资源清单

视图切换到“资源工作表”，主要填写：

• 资源名称：人员姓名
• 资源：可以是工时、材料、成本，一般软件行业，都选工时，即人员工作时间为单位。

填写好的“资源工作表”呈现如下：

2.9. 资源：资源分配

2.9.1. 一项任务，由多人共同完成

在“甘特图”视图中的“资源”列，下拉选择多人即可。

含义：由选定的多人共同完成此任务。

注意：如果此任务工期是10d，选择了2人来完成此任务，那么次任务实际消耗的人天是20人天。

2.9.2. 一项任务，投入一半精力来完成

会遇到这样的情况，一项工作，由于紧急重要程度所限，只能分配一个人，每天投入半天也就是50%精力来做。

设置方法：

• step1: 先让琪琪和孙悟空来完成任务2，5d完成

  

• step2: 将琪琪投入精力设置为50%

  双击任务2，在弹框中，选择资源，单位调整为50%

  

  

  可见，琪琪已经调整为50%投入。

  但是！工期却从原来的5d变成了10d，这个不是我们期望的！如何将任务设置为固定工时呢？继续设置。

2.9.3. 固定工期，再多人干也要那么多时间

固定工时的含义，就是投入再多的人，任务还是需要那么多时间才能完成。

举个栗子，生孩子，时间是无法缩短的，即时再多的人协助。

设置方法：

双击任务 | 高级 | 任务类型选择固定工期 | 调整工期

举个栗子：

• step1：项目发布上线后，项目支持，固定要支持30个工作日，此时，要设置任务11项目支持为固定工期，工期为30，如下

• step2：此时，分配资源“饺子”给任务11，其工期是30d

• step3：再分配“克林”给任务11，其工期30d不变

2.9.4. 固定工时，总时间是定的

固定工时，就是总时间是固定的。比如一个任务固定工时2d，1个人做需要2d，2个人做就只需要1d就可以完成。

设置方法：

• step1：双击任务 | 高级 | 任务类型选择固定工时

• step2：将“工时”这一列调出来（这一步很重要！！！）

• step3：设置工时数值为16h（注意此时任务10的工期不会变，还是“1？”）

• step4：分配1个资源给任务10，那么，此时工期应该会自动调整为2d

• step5：再分配一个资源给任务10，那么此时工期应该会自动调整为1d

总结来看，如果要设置固定工时，那么就是要先调出“工时”，填上工时数值，不要去设置工期值，工期会根据资源的多少自动调整

2.9.5. 资源冲突，一个人干了太多事儿

如果有资源冲突，会在甘特图任务列表左侧有红色人形标志，右击 | 修复任务检查器，可以打开“2”处的提示，发现是“特南克斯”这个资源过渡分配了。

经过检查，特南克斯在任务3也工作了，并且任务4和任务3有重合。

常见修复方案：

• 换人
• 任务调整先后顺序
• 安排部分精力投入

此时，不合理的安排计划会这么呈现：

如果把任务4的“3SS”改为“3”，那么就不存在冲突了，如下图

2.10. 视图：资源使用情况

“资源使用情况”视图，可以看到项目中各个资源的工时统计情况，可以更加合理的倾斜任务分配

2.11. 视图：工作组规划器

工作组规划器上的任务是可拖拽的，也能从整体查看任务的分配、时间安排情况